EPALE - Elektronisk plattform för vuxnas lärande i Europa

                                                            Elektronisk plattform för vuxnas lärande i Europa (EPALE) 

                                                                           Meddelande om dataskydd

Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur (EACEA) är engagerade i att bevara din integritet. Alla personuppgifter hanteras i enlighet med förordning (EU) nummer 2018/1725 angående skyddet av personuppgifter av EU:s institutioner, organ, kontor och byråer^[1] ("dataskyddsförordningen").

Det följande meddelandet om dataskydd sammanfattar de policyer som enligt EACEA samlar in, hanterar och använder personuppgifter tillhörande berörda individer inom Elektronisk plattform för vuxnas lärande i Europa (EPALE). EPALE är en europeisk, flerspråkig och öppen medlemscommunity för yrkespersoner inom vuxenutbildning, däribland lärare inom vuxenutbildning och instruktörer, väglednings- och stödpersonal, forskare och akademiker samt politiker. Den tillhandahåller en plattform där personer som registrerar sig på EPALE kan kommunicera och samarbeta. 

1. Vem ansvarar för att hantera dina personuppgifter (personuppgiftsansvarig)?

Det är Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur, BE-1049 Bryssel, som ansvarar för personuppgifterna. 

Den tillsatta personen som ansvarar för hantering är chefen för Unit A.6 Platforms, Studies and Analysis. 

Email: EACEA-EPLUS-EPALE@ec.europa.eu

2. Vilka personuppgifter hanteras?

Obligatoriska uppgifter

• Förnamn och efternamn
• Landet man är baserad i 
• E-postadress

Valfria uppgifter på användarprofilnivå

• Relaterade tematiska intresseområden
• Intresseområden på webbplatsen (exempelvissöka efter samarbetspartner)
• Onlineaktivitet
• Foto
• Kön
• Telefonnummer
• Ort
• Kort biografi
• Yrkestitel
• Organisation
• Sysselsättning / roll
• Profiler på sociala medier
• Språk som används

Valfria personuppgifter som användare själva skickar in i sektionen för samarbete och i inlägg (exempelvis bloggar, nyheter med mera):Kommentarer i diskussioner 

• Kommentarer eller utbildningsmaterial som publiceras i resurscentret 
• Kommentarer eller utbildningsmaterial som publiceras i den stängda gruppen National Support Services (NSS) ( åtkomlig endast för NSS och Central Support Service) och andra privata och offentliga grupper
• Filer, bilder, videor och blogginlägg     
• Meddelanden i partnersöksverktyget 

Valfria personuppgifter som skickas in frivilligt under onlineevenemang 

• Röster från och bilder av deltagare som frivilligt väljer att aktivera sina mikrofoner och kameror för att kunna delta i diskussionerna. 

   

3. I vilket syfte hanterar ni data?

Syftet med att hantera dina personuppgifter är att driva EPALE:s plattform och mobila appar samt för att tillhandahålla relaterade tjänster .

Personuppgifterna hanteras för implementering av de åtgärder som Central Support Service (CSS) genomför, däribland att: 

• Konfigurera och hantera användarkonton på både EPALE:s plattform och mobila applikationer. 
• Skydda webbplatsen mot skadliga aktiviteter.
• Säkerställa onlineinnehållets kvalitet (exempelvis genom att övervaka och validera publiceringar på EPALE-plattformen) 
• Organisera och hantera onlineevenemang (bland annat livestreaming och/eller inspelning, vid behov) och/eller fysiska evenemang .
• Informera användare om EPALE-aktiviteter via nyhetsbrev (när användare registrerar sig för EPALE kan de också skriva upp sig för att få EPALE:s nyhetsbrev).
• Dela användaruppgifter med National Support Services (NSS) för att användare ska kunna bli kontaktade angående EPALE-aktiviteter (exempelvis nationella nyhetsbrev, kursdeltagande, seminarier, workshoppar, konferenser) (Under registreringen måste användare samtycka att bli kontaktad av National Support Service via e-post för distribution av materia för informations- och marknadsföringssyfte på EPALE).
• Tillåta interaktion och nätverkande bland EPALES:s communitymedlemmar genom det interna meddelandesystemet som inte tillåter delning av känsliga uppgifter .
• Identifiera användarbehov och förbättra kvaliteten/funktionerna på EPALE-plattformen.

• Utföra statistiska analyser. 

   

4. Vem har åtkomst till dina personuppgifter och vilka ser dem?

Åtkomst till dina personuppgifter kan tillhandahållas på en behovsenlig behörighetsbasis till följande mottagare:

• Auktoriserad personal hos EACEA och EU-kommissionen, Generaldirektoratet för utbildning, ungdom, idrott och kultur (DG EAC) och Generaldirektoratet för sysselsättning, socialpolitik och inkludering (DG EMPL). 
• Auktoriserad personal hos Tremend Software Consulting Srl och Lai-Momo Società Cooperative Sociale (båda entiteter agerar som personuppgiftsbiträde för EACEA). 
• EPALE National Support Services (NSS), som ansvarar för att marknadsföra EPALE till lokala och nationella intressenter samt för att hålla kontakt med dem. Varje NSS-byrå får personuppgifter om användare i respektive land, förutsatt att användarna godkänner detta vid registreringen . 
• Registrerade användare: uppgifter som offentliggörs genom att den registrerade användaren som deltar i stängda grupper, bloggar med mera blir synlig för andra deltagare i dessa grupper.
• Allmänheten för inspelningar och/eller livestreaming av evenemang på EPALE-plattformen.

Dessutom kan uppgifter delges offentliga myndigheter och hanteras av dessa myndigheter i enlighet med tillämpliga dataskyddsförordningar utefter syftet av hanteringen, däribland följande:

• EU-domstolen eller en nationell domare såväl som parternas advokater och ombud i händelse av ett rättsligt förfarande;
• Den kvalificerade tillsättningsmyndigheten i händelse av en begäran eller ett klagomål anfört i enlighet med artikel 90 i tjänsteförordningarna;
• Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) i händelse av en utredning utfört i tillämpning av förordning (EC) nummer 1073/1999;
• Kommittén för revisionsuppföljning inom ramen av de anförtrodda uppgifterna enligt artikel 118 i budgetförordningen och enligt artikel 49 i förordning (EC) nummer 1653/2004;
• IDOC i enlighet med kommissionsbeslut C(2019)4231 av 12 juni 2019 där det generella tillhandahållandet av implementering för uppförandet av administrativa frågor och disciplinära förhandlingar införlivas, samt kommissionsbeslut (EU) 2019/165 av 1 februari 2019 där interna föreskrifter för tillhandahållandet av information till de registrerade och begränsningar av vissa av deras dataskyddsrättigheter i sammanhanget av administrativa frågor, förfaranden av förberedande, disciplinär och avstängande natur införlivas;
• Revisionsrätten inom dess anförtrodda uppgifter enligt artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt och artikel 20, paragraf 5 i förordning (EC) nummer 58/2003;
• Europeiska ombudsmannen inom ramen av hens anförtrodda uppgifter enligt artikel 228 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt; 
• Europeiska åklagarmyndigheten inom ramen av artikel 4 i rådsförordning (EU) 2017/1939 av 12 oktober 2017 där förbättrat samarbete på upprättandet av europeiska åklagarmyndigheten implementeras.

Personuppgifterna tillhörande de registrerade användarna delas med vissa NSS-kontor, vilka är baserade utanför EU/EES i följande länder: Albanien, Bosnien och Hercegovina, Montenegro, Nordmakedonien, Serbien och Turkiet, om användaren gav sitt explicita samtycke vid registreringen för att dela hens uppgifter med det lokala NSS-kontoret enligt artikel 50(1)(a) i förordningen.

Observera att EU inte har antagit ett adekvat beslut i enlighet med artikel 47 i förordning (EU) 2018/1725 för dessa länder, som bestyrker att dina personuppgifter, efter överföring, drar nytta av adekvat nivå av skydd i destinationens tredje land. Därför beror nivån av skydd för dina överförda personuppgifter på det tredje landets förordningar eller praxis och, som ett resultat, kanske dina rättigheter gällande uppgiftsskydd inte är jämförbara med de i ett land i EU/EES eller ett land med ett adekvat beslut. 

NSS är bundet av dataskyddsklausuler, särskilt i relation till lagenlig hantering samt tekniska och organisatoriska säkerhetsskyldigheter, enligt ett bidragsavtal signerat av byrån. Användaren kan begära att få en kopia på dessa klausuler genom att kontakta personuppgiftsansvarige som nämns i sektion 1 ovan.

Den kompletta listan över de länderna, såväl som alla tillgängliga NSS-kontor, finns på den dedikerade sidan (https://ec.europa.eu/epale/en/nss).

Som redan nämnts ovan kan uppgifter som har gjorts offentliga av registrerade användare ses av andra användare, vissa av dem kan eventuellt vara baserade utanför EU/EES.

5. Hur länge behåller vi dina personuppgifter?

• Trafikuppgifter, dataloggar och serverdata behålls i tre år från och med 31 oktober 2019.
• Kontaktuppgifter: två år efter användarens sista inloggning kan hens profil inaktiveras. En månad innan den här deadlinen skickas en avisering ut till användaren för att informera hen om den kommande inaktiveringen av profilen. Användaren kan begära att hålla kontot aktivt. Om inte inaktiveras hens profil permanent. Alla uppgifter blir då anonyma.. 
• Offentliga och privata grupper: efter två år av inaktivitet kan en offentlig och/eller privat grupp inaktiveras. En månad innan den här deadlinen skickas en avisering ut till gruppadministratören för att informera hen om den kommande inaktiveringen. Gruppadministratören kan begära att hålla gruppen aktiv, annars inaktiveras den permanent. Efter inaktiveringen syns inte några av respektive grupps uppgifter på EPALE.
• I händelse av att användare begär att deras profil ska inaktiveras, eller om profilen inaktiveras automatiskt, syns inte några uppgifter för andra EPALE-användare. Uppgifter sparas endast i en anonym form som inte möjliggör personlig identifiering. Om användare med en inaktiverad profil vill fortsätta att använda plattformen måste de registrera sig igen. Uppgifterna sparas endast i undersöknings- och övervakningssyften till förfogande för EACEA, EU-kommissionen, NSS-kontor och forskare med specifikt tillstånd från personuppgiftsansvarig..
• Uppgifter relaterade till registreringsprocessen för onlineevenemang sparas i sex månader efter evenemangets slut. Uppgifter som identifierar de registrerade kan sparas en längre period i historiska, statistiska eller vetenskapliga syften med lämpliga skyddsåtgärder på plats. Inspelningar från onlineworkshoppar sparas online i två år innan de tas bort.
• Personuppgifter om talare, däribland inspelningar från fullständiga sessioner som streamats online sparas online i fyra år innan de tas bort. På så sätt kan allmänheten och intresserade individer fritt få åtkomst till och/eller titta igen på det relevanta innehållet.
• Blogginlägg och utbildningsmaterial som publiceras i resurscentret samt filer, bilder och videor som skickas in via utövande community sparas i max fem år på EPALE-plattformen .  
• Meddelanden och kommentarer från användare, vid sidan av filer, bilder, videor och blogginlägg som skickas in via utrymmena för samarbete och stängda grupper sparas i max fem år på EPALE-plattformen. Detta inkluderar även meddelande och personuppgifter i verktyget för att söka efter partner

• Nyheter och evenemang som publiceras på webbplatsen sparas i max två år på EPALE-plattformen. 

   

6. Vilka är dina rättigheter angående dina personuppgifter och hur kan du utöva dem?

Enligt bestämmelserna i dataskyddsförordningen har du rätt att:

• begära åtkomst till personuppgifter som EACEA sparar om dig ;
• begära en rättelse av dina personuppgifter vid behov 
• begära att dina personuppgifter raderas;
• begära att hanteringen av dina personuppgifter begränsas;
• begära att få eller att dina personuppgifter överförs till en annan organisation i vanligen använda, maskinläsliga standardformat (dataportabilitet).

Observera att du har rätt att invända mot hanteringen av dina personuppgifter på grunder som relaterar till din specifika situation enligt bestämmelserna i artikel 23 i dataskyddsförordningen, eftersom hanteringen av en del av dina personuppgifter är baserad på artikel 5(1)(a) i dataskyddsförordningen.

Observera dessutom att du när som helst kan dra tillbaka ditt godkännande, vilket gäller från ögonblicket av tillbakadragandet, eftersom hanteringen av dina personuppgifter är baserat på ditt samtycke enligt artikel 5(1)(d) och artikel 50 i dataskyddsförordningen. Hanteringen som är baserat på ditt samtycke före det dras tillbaka fortsätter att vara lagenligt.

Observera också att artikel 25 i förordning (EU) 2018/1725 möjliggör att, i frågor som relaterar till EU-institutioners och EU-organs verksamhet, kan den senare begränsa vissa individers rättigheter i extraordinära omständigheter och med säkerhetsåtgärderna som införlivas i den förordningen. Sådana restriktioner stipuleras i interna förordningar som togs i bruk av EACEA och publicerades i Europeiska unionens officiella tidning (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29).

Alla sådana restriktioner är begränsade i tid, proportion och respekt för kontentan i ovan nämnda rättigheter. Restriktionerna lyfts så snart som omständigheterna rättfärdigar att restriktionerna inte längre är tillämpliga. Du får en specifikare avisering om dataskydd när den här perioden är slut. 

I allmänhet informeras du om de huvudsakliga skälen till en restriktion såvida inte den här informationen upphäver restriktionens effekt som sådan.

Du har rätt att framföra klagomål till europeiska datatillsynsmannen angående restriktionens omfattning.

7. Du har rätt till resurser i händelse av konflikt gällande personuppgifter

I händelse att problem/frågor gällande någon aspekt av dataskyddsförordningen kan du ta upp det med personuppgiftsansvarig via ovan nämnda adress och funktionsbrevlåda.

Du kan också kontakta EACEA:s personuppgiftsombud via följande e-postadress:: eacea-data-protection@ec.europa.eu. 

Du kan när som helst framföra klagomål till europeiska datatillsynsmannen: http://www.edps.europa.eu.

8. På vilka rättsliga grunder hanterar vi dina personuppgifter?

Hanteringen baseras på följande paragrafer i artikel 5(1) i dataskyddsförordningen:

(a) Hantering är nödvändigt för att kunna utföra en uppgift å det allmänna intressets vägnar eller för en officiell myndighets utövande som är lagstadgat i unionens institution eller organ (införlivat i unionsrätten): 

• Förordning (EU) 2021/817 i Europaparlamentet och rådet av 20 maj 2021 som etablerade Erasmus+: programmet för utbildning, praktik, ungdomsutbyten och idrottsprojekt, förordning (EU) nummer 1288/2013 (OJ L 189, 28.5.2021, p. 1–33);
• Kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/173 av 12 februari 2021 som etablerade Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur; 
• Kommissionens beslut C(2021)951 och dess bilagor där kraft delegeras till EACEA för hantering av program i den fleråriga budgetramen (MFF)2021–2027, tjänstekontrakt nummer 2019-1985 signerat tillsammans med Tremend Software Consulting Srl och Lai-Momo Cooperativa Sociale; 
• Serviceavtal för verktygsprogram för tjänster (CMS) signerat mellan EACEA och DIGIT (ref: DIGIT – SLA NO. DIGIT-039-00); 
• Bidragsavtal signerat under de begränsade samtalen för förslag EPALE National Support Services EACEA N° 02/2016, EACEA 02/2018 och ERASMUS-EDU-2022-EPALE-IBA.

(d) Den registrerade har samtyckt till hantering av sina personuppgifter för följande specifika syften :

• Vid registreringen kan de registrerade samtycka att bli kontaktade av sitt NSS-kontor via e-post för distribution av material på EPALE i informations- och marknadsföringssyften (NSS utanför EU/EES, vilket baseras på explicit samtycke enligt artikel 50(1)(a) i förordningen). På så sätt kan de kontaktas för EPALE-aktiviteter (exempelvis nationella nyhetsbrev, kursdeltagande, seminarier, workshoppar och konferenser). 
• Livestreaming och/eller inspelning av onlineevenemang .
• Användare kan tillhandahålla eller uppdatera personuppgifter i sina profiler .

När explicit samtycke inte gäller är följande tillämpligt: 

Överföring av personuppgifter utanför EU/EES är nödvändigt av viktiga skäl för allmänhetens intresse och baseras på artikel 50(1)(d) i förordningen som erkänns i följande unionslagstiftning:

• Artikel 14 i EU-stadgan om de grundläggande rättigheterna 
• Artikel 26 i den allmänna förklaringen om de mänskliga rättigheterna  
• Artikel 11 i fördraget om Europeiska unionen 
• Artikel 15 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt 

Erasmusprogrammet finansierar den här processen, vilket uppmuntrar deltagandet av unga i Europas demokratiska liv, bland annat genom att stötta aktiviteter som bidrar till samhällskunskap och deltagande för unga att engagera sig och lära sig att delta i civilsamhället. På så sätt ökar medvetenheten om gemensamma europeiska värderingar (se recit n° 28 i Erasmusstadgan (förordning (EU) 2021/817.