Aikuiskoulutuksen eurooppalainen foorumi (EPALE)

Tietosuojailmoitus

Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA) on sitoutunut kunnioittamaan yksityisyydensuojaasi. Kaikkia henkilötietoja käsitellään luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annetun asetuksen (EU) 2018/1725 ("yleinen tietosuoja-asetus")^[1] mukaisesti.

Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan toimintatavoista, joita EACEA noudattaa kerätessään, hallitessaan ja käyttäessään rekisteröityjen henkilötietoja Aikuiskoulutuksen eurooppalaisessa foorumissa (EPALE). EPALE on aikuiskouluttajien, ohjaus- ja tukihenkilöstön, tutkijoiden, korkeakouluopettajien ja -opiskelijoiden, päättäjien ja muiden aikuiskoulutuksen ammattilaisten monikielinen ja avoin eurooppalainen yhteisö. Se toimii EPALEn rekisteröityneiden käyttäjien viestintä- ja yhteistyöalustana.

1. Kuka vastaa henkilötietojesi käsittelystä (rekisterinpitäjä)?

Rekisterinpitäjä on Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanovirasto, BE-1049 Bryssel.

Käsittelytoiminnasta vastaa A.6 Alustat, tutkimukset ja analyysi -yksikön johtaja.

Sähköpostiosoite: EACEA-EPLUS-EPALE@ec.europa.eu

2. Mitä henkilötietoja käsitellään?

Pakolliset tiedot

• Etu- ja sukunimi
• Asuinmaa 
• Sähköpostiosoite

Käyttäjäprofiilin valinnaiset tiedot

• Teemaan liittyvät kiinnostuksen kohteet 
• Kiinnostavat ominaisuudet sivustolla (esim. kumppaninhaku)
• Sivujen käyttö 
• Valokuva
• Sukupuoli
• Puhelinnumero
• Postitoimipaikka
• Lyhyt esittely
• Tehtävänimike
• Organisaatio
• Ammatti/rooli 
• Profiilit sosiaalisessa mediassa
• Asiointikieli/kielet

Käyttäjän Tee yhteistyötä -välilehdellä ja blogikirjoituksissa (esim. Blogi, Uutiset jne.) vapaaehtoisesti antamat muut henkilötiedot

• Keskustelujen kommentointi
• Materiaalipankissa julkaistut kommentit tai oppimateriaalit 
• Kansallisen tukipalvelun suljetussa ryhmässä (vain kansallisille tukipalveluille ja keskustukipalvelulle) ja muissa suljetuissa ja julkisissa ryhmissä julkaistut kommentit tai oppimateriaalit
• Tiedostot, kuvat, videot ja blogikirjoitukset
• Kumppaninhakutoiminnon kautta välitetyt viestit

Verkkotapahtumissa vapaaehtoisesti annetut muut henkilötiedot

• Keskusteluissa vapaaehtoisesti mikrofoninsa ja kameransa päälle kytkevien osallistujien ääni ja kuvat

   

3. Mihin tarkoitukseen tietojasi käsitellään?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on EPALE-alustan ja mobiilisovelluksen hallinta sekä niihin liittyvien palveluiden tarjoaminen.

Henkilötietoja käsitellään keskustukipalvelun toimintojen mahdollistamiseksi. Niihin sisältyvät

• Käyttäjätilien perustaminen ja hallinnointi EPALE-alustalla ja mobiilisovelluksessa.
• Sivuston suojaaminen haitalliselta toiminnalta.
• Verkkosisällön laadunvarmistus (esim. EPALE-alustalla julkaistun materiaalin valvonta ja validointi).
• Verkko- ja/tai fyysisten tapahtuminen järjestäminen ja hallinnointi (mukaan lukien suoratoisto ja/tai nauhoitus tarvittaessa).
• Käyttäjien tiedottaminen EPALEn toiminnasta uutiskirjeillä (EPALEn käyttäjät voivat myös tilata EPALEn uutiskirjeen rekisteröitymisen yhteydessä).
• Käyttäjien tietojen jakaminen kansallisten tukipalvelujen kanssa, jotta käyttäjiin voidaan pitää yhteyttä ja heitä voidaan tiedottaa EPALEn kansallisesta toiminnasta (esim. kansalliset uutiskirjeet, osallistuminen kursseille, seminaareihin, työpajoihin ja konferensseihin). Käyttäjien on rekisteröitymisen yhteydessä annettava suostumuksensa siihen, että kyseisen maan kansallinen tukipalvelu voi ottaa heihin yhteyttä sähköpostitse levittääkseen EPALEa koskevaa tiedotus- ja markkinointimateriaalia.
• EPALE-yhteisön jäsenten välisen vuorovaikutuksen ja verkostoitumisen mahdollistaminen sisäisellä viestinvälitysjärjestelmällä, joka ei salli arkaluonteisten tietojen jakamista.
• Käyttäjien uusien tarpeiden tunnistaminen ja EPALE-alustan laadun/toiminnallisuuden parantaminen.

• Tilastolliset analyysit. 

   

4. Kenellä on pääsy henkilötietoihisi ja kenelle niitä luovutetaan?

Seuraaville vastaanottajille voidaan tarvittaessa antaa pääsy henkilötietoihisi:

• EACEA:n ja Euroopan komission, Koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston (DG EAC) sekä työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosaston (DG EMPL) valtuutettu henkilöstö. 
• Tremend Software Consulting Srl:n ja Lai-Momo Società Cooperative Socialen valtuutettu henkilöstö (molemmat organisaatiot toimivat EACEA:n tietojenkäsittelijöinä). 
• EPALEn kansalliset tukipalvelut, jotka vastaavat EPALEn markkinoinnista paikallisille ja kansallisille sidosryhmille ja yhteydenpidosta näihin. Kukin kansallinen tukipalvelu saa oman maansa käyttäjien henkilötiedot, jos käyttäjät hyväksyvät tämän rekisteröinnin yhteydessä. 
• Rekisteröidyt käyttäjät: suljettuihin ryhmiin osallistuvien rekisteröityneiden käyttäjien julkaisemat tiedot, blogikirjoitukset jne. näkyvät kyseisten ryhmien muille osallistujille.
• Yleisö pääsee seuraamaan tapahtumia EPALE-alustan kautta tallenteina ja/tai suoratoistona.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jotka käsittelyn tarkoituksesta riippuen voivat käsitellä niitä sovellettavien tietosuojasääntöjen mukaisesti, mukaan lukien muun muassa seuraavat:

• Euroopan yhteisöjen tuomioistuin tai kansallinen tuomari sekä asianosaisten asianajajat ja asiamiehet oikeudenkäyntimenettelyssä
• Toimivaltainen nimittävä viranomainen, kun kyseessä on henkilöstösääntöjen 90 artiklan mukainen vaatimus tai valitus;
• OLAF, kun kyseessä on asetuksen (EY) N:o 1073/1999 mukainen tutkimus;
• komission sisäinen tarkastaja varainhoitoasetuksen 118 artiklassa ja asetuksen (EY) N:o 1653/2004 49 artiklassa annettujen tehtäviensä puitteissa;
• Tutkinta- ja kurinpitotoimisto hallinnollisia tutkintoja ja kurinpitomenettelyjä koskevista yleisistä täytäntöönpanosäännöksistä 12 päivänä kesäkuuta 2019 annetun komission päätöksen C(2019)4231 sekä rekisteröityjen tiedottamista ja heidän tiettyjen tietosuojaoikeuksiensa rajoittamista hallinnollisten tutkintojen sekä kurinpitoa edeltävien, kurinpito- ja virantoimituksesta pidättämistä koskevien menettelyjen yhteydessä koskevista sisäisistä säännöistä 1 päivänä helmikuuta 2019 annetun komission päätöksen (EU) 2019/165 mukaisesti;
• tilintarkastustuomioistuin Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 287 artiklassa ja asetuksen (EY) N:o 58/2003 20 artiklan 5 kohdassa määrättyjen tehtäviensä puitteissa;
• Euroopan oikeusasiamies Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 228 artiklassa määrättyjen tehtäviensä puitteissa; 
• Euroopan syyttäjänvirasto tiiviimmän yhteistyön toteuttamisesta Euroopan syyttäjänviraston perustamisessa 12 päivänä lokakuuta 2017 annetun neuvoston asetuksen (EU) 2017/1939 4 artiklan soveltamisalalla.

Rekisteröityjen käyttäjien henkilötietoja jaetaan seuraavissa EU:n/ETA:n ulkopuolisissa maissa sijaitsevien kansallisten tukipalveluiden kanssa: Albania, Bosnia ja Hertsegovina, Montenegro, Pohjois-Makedonia, Serbia ja Turkki, jos käyttäjä on rekisteröityessään antanut nimenomaisen suostumuksensa tietojensa jakamiseen paikallisten tukipalveluiden kanssa asetuksen 50 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.

Huomaathan, että EU ei ole tehnyt näiden maiden osalta asetuksen (EU) 2018/1725 47 artiklan mukaista päätöstä tietosuojan riittävyydestä, jolla varmistetaan, että siirrettyjen henkilötietojesi suojataso siirron kohteena olevassa kolmannessa maassa on riittävä. Siirrettyjen henkilötietojen suojan taso riippuu näin ollen kyseisen kolmannen maan lainsäädännöstä tai käytännöstä, minkä vuoksi sinulla ei välttämättä ole samoja tietosuojaan liittyviä oikeuksia kuin EU/ETA-maassa tai maassa, jossa tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös on tehty. 

Viraston kanssa allekirjoitetun avustussopimuksen nojalla kansallista tukikeskusta sitovat tietosuojalausekkeet, jotka liittyvät erityisesti käsittelyn lainmukaisuuteen, sekä tekniset ja organisatoriset tietoturvavelvoitteet. Käyttäjät voivat ottaa yhteyttä edellä kohdassa 1 mainittuun rekisterinpitäjään ja pyytää jäljennöksen näistä lausekkeista.

Täydellinen ja päivitetty luettelo kyseisistä maista sekä kaikista kansallisista tukikeskuksista löytyy osoitteesta https://ec.europa.eu/epale/en/nss.

Kuten edellä mainittiin, rekisteröityneiden käyttäjien julkaisemat tiedot näkyvät muille käyttäjille, joista osa voi toimia EU:n/ETA:n ulkopuolella.

5. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

• Liikenne-, loki- ja palvelintietoja säilytetään 3 vuotta 31.10.2019 alkaen.
• Yhteystiedot: Käyttäjän profiili voidaan poistaa kaksi vuotta sen jälkeen, kun hän on viimeksi kirjautunut alustalle. Kuukautta ennen määräajan umpeutumista kyseiselle käyttäjälle lähetetään ilmoitus siitä, että hänen profiilinsa poistetaan pian käytöstä. Käyttäjä voi pyytää, että hänen tilinsä pidetään aktiivisena. Muussa tapauksessa hänen profiilinsa poistetaan pysyvästi. Tämän jälkeen kaikki sen tiedot muuttuvat anonyymeiksi. 
• Suljetut ja yksityiset ryhmät: julkinen ja/tai suljettu ryhmä voidaan poistaa, jos sitä ei ole käytetty kahteen vuoteen. Kuukautta ennen määräajan umpeutumista ryhmän hallinnoijalle lähetetään ilmoitus siitä, että ryhmä poistetaan pian käytöstä. Ryhmän hallinnoija voi pyytää, että ryhmä pidetään aktiivisena, muutoin se poistetaan pysyvästi. Poiston jälkeen kyseisen ryhmän tiedot eivät näy EPALE-alustalla.
• Jos käyttäjät pyytävät profiilinsa poistamista tai profiili poistetaan automaattisesti, muut EPALEn käyttäjät eivät enää näe tietoja. Tiedot säilytetään ainoastaan anonyymissa muodossa, jossa henkilöiden tunnistaminen ei ole mahdollista. Jos käyttäjä, jonka profiili on poistettu, haluaa jatkaa alustan käyttöä, hänen on rekisteröidyttävä uudelleen. Tiedot jäävät ainoastaan EACEA:n, Euroopan komission, kansallisten tukikeskusten ja rekisterinpitäjän nimenomaisesti sallimien tutkijoiden käyttöön tutkimusta ja valvontatoimia varten.
• Verkkotapahtumien ilmoittautumisprosessiin liittyviä tietoja säilytetään kuuden kuukauden ajan ilmoittautumisen päättymisestä. Rekisteröityjen tunnistetietoja voidaan säilyttää pidempään tieteellistä tai historiallisia tutkimusta varten tai tilastollisiin tarkoituksiin, jos asianmukaiset suojatoimet ovat käytössä. Verkkotyöpajojen tallenteet säilytetään verkossa kaksi vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan.
• Puhujien henkilötiedot, mukaan lukien suoratoistona seurattavien täysistuntojen nauhoitukset, säilytetään verkossa neljä vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan. Tämän ansiosta yleisö ja asiasta kiinnostuneet henkilöt voivat vapaasti tutustua relevanttiin sisältöön ja/tai katsella sitä uudelleen.
• Blogikirjoitukset, materiaalipankissa julkaistut oppimateriaalit sekä käytäntöyhteisöihin lähetetyt tiedostot, kuvat ja videot säilytetään EPALE-alustalla enintään viiden vuoden ajan.  
• Käyttäjien viestit ja kommentit sekä yhteistoimintoihin ja suljettuihin ryhmiin ladatut tiedostot, kuvat, videot ja blogikirjoitukset säilytetään EPALE-alustalla enintään viiden vuoden ajan. Tämä koskee myös kumppaninhakutoiminnon viestejä ja henkilötietoja.

• Sivustolla julkaistuja uutisia ja tapahtumia säilytetään EPALE-alustalla enintään kaksi vuotta.

   

6. Mitä henkilötietoihisi liittyviä oikeuksia sinulla on ja miten voit käyttää niitä?

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on oikeus:

• Pyytää päästä näkemään EACEA:n hallussa olevat henkilötietosi;
• Pyytää tarvittaessa henkilötietojesi oikaisemista;
• Pyytää henkilötietojesi poistamista;
• Pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista;
• Saada tai siirtää toiseen organisaatioon tietosi yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa ja yhteentoimivassa muodossa (tietojen siirrettävyys).

Koska henkilötietojesi käsittely perustuu osittain yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan a alakohtaan, huomaathan että sinulla on yleisen tietosuoja-asetuksen 23 artiklan säännösten nojalla oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Koska henkilötietojesi käsittely perustuu osittain yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan d alakohdan ja 50 artiklan mukaiseen suostumukseesi, huomaathan, että voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen astuu voimaan peruutushetkellä. Tämä ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Huomaathan myös, että asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan mukaan unionin toimielimet ja elimet voivat toimintaansa liittyvissä asioissa poikkeusoloissa ja asetuksessa säädettyjä suojatoimenpiteitä käyttäen rajoittaa tiettyjä yksilöiden oikeuksia. Näistä rajoituksista määrätään EACEA:n sisäisissä säännöissä, jotka on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29).

Näiden rajoitusten voimassaoloaika on rajoitettu, ne ovat oikeasuhteisia, ja niissä noudatetaan keskeisiltä osin edellä mainittuja oikeuksia. Rajoitukset poistetaan heti, kun niiden perusteena olevat olosuhteet lakkaavat vaikuttamasta. Rajoitusten voimassaolon päätyttyä sinulle lähetetään yksityiskohtainen tietosuojailmoitus.

Yleensä sinulle ilmoitetaan rajoituksen pääasialliset syyt, paitsi jos tämä tieto poistaisi rajoituksen vaikutuksen.

Sinulla on oikeus tehdä Euroopan tietosuojavaltuutetulle kantelu rajoituksen soveltamisalasta.

7. Oikeussuojakeinosi henkilötietoihin liittyvissä kiistoissa

Jos sinulla on henkilötietojen suojaan liittyviä ongelmia/kysymyksiä, voit osoittaa ne rekisterinpitäjän yllä mainittuun osoitteeseen ja jaettuun postilaatikkoon.

Voit myös ottaa yhteyttä EACEA:n tietosuojavastaavaan osoitteessa: eacea-data-protection@ec.europa.eu. 

Voit milloin tahansa tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle osoitteeseen: http://www.edps.europa.eu.

8. Millä oikeusperustalla henkilötietojesi käsitellään?

Käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohtaan:

(a) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (käsittelyn perustasta on säädettävä unionin oikeudessa):

• Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 2021/817, annettu 20 päivänä toukokuuta 2021, unionin koulutus-, nuoriso- ja urheiluohjelman Erasmus+ perustamisesta ja asetuksen (EU) N:o 1288/2013 kumoamisesta (EUVL L 189, 28.5.2021, s. 1–33);
• Komission täytäntöönpanopäätös (EU) 2021/173, annettu 12 päivänä helmikuuta 2021, Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanoviraston perustamisesta; 
• Komission päätös C(2021)951 ja sen liitteet, joilla EACEA:lle siirretään toimivalta hallinnoida monivuotisen rahoituskehyksen 2021–2027 ohjelmia; Tremend Software Consulting Srl:n ja Lai-Momo Cooperativa Socialen kanssa allekirjoitettu palvelusopimus nro 2019-1985; 
• EACEAn ja DIGITin allekirjoittama sisällönhallintapalvelujen palvelutasosopimus (viite: DIGIT – SLA NO. DIGIT-039-00); 
• Rajoitetuissa ehdotuspyynnöissä esitetyn mukaisesti allekirjoitetut avustussopimukset EPALEn kansalliset tukipalvelut EACEA n:o 02/2016, EACEA 02/2018 ja ERASMUS-EDU-2022-EPALE-IBA.

(d) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa seuraavista erityisistä tarkoituksista varten:

• Rekisteröintivaiheessa rekisteröidyt voivat antaa suostumuksensa siihen, että heidän kansallinen tukipalvelunsa ottaa heihin yhteyttä sähköpostitse levittääkseen EPALEa koskevaa tiedotus- ja markkinointimateriaalia (muiden kuin EU- tai ETA-maiden kansallisten tukipalvelujen osalta tämä perustuu asetuksen 50 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaiseen nimenomaiseen suostumukseen). Jos rekisteröidyt antavat suostumuksensa, heitä tiedotetaan EPALEn kansallisista toiminnoista (esim. kansalliset uutiskirjeet, osallistuminen kursseille, seminaareihin, työpajoihin ja konferensseihin). 
• Verkkotapahtumien suoratoisto ja/tai tallennus.
• Käyttäjät voivat lisätä valinnaisia henkilötietoja profiilitietoihinsa tai päivittää tietoja.

Tapauksiin, joissa nimenomainen suostumus ei päde, sovelletaan seuraavaa: 

Henkilötietojen siirtäminen EU:n/ETA:n ulkopuolelle on tarpeen tärkeistä yleistä etua koskevista syistä ja perustuu asetuksen 50 artiklan 1 kohdan d alakohtaan sellaisena kuin se on tunnustettu seuraavissa EU-lainsäädännön kohdissa:

• Euroopan unionin perusoikeuskirjan 14 artikla,   
• Ihmisoikeuksien yleismaailmallisen julistuksen 26 artikla,  
• Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 11 artikla   
• Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 15 artikla  

Prosessia rahoittava Erasmus-ohjelma kannustaa nuoria osallistumaan Euroopan yhteiskunnalliseen toimintaan muun muassa tukemalla kansalaiskasvatus- ja osallistumishankkeita edistäviä toimia, joiden kautta nuoret pääsevät osallisiksi ja oppivat osallistumaan kansalaisyhteiskuntaan, mikä lisää heidän tietoisuuttaan yhteisistä eurooppalaisista arvoista (ks. Erasmus-asetuksen (asetus (EU) 2021/817 johdanto-osan 28 kappale).