Plateforme électronique pour l'éducation et la formation des adultes en Europe (« EPALE »)

Avis de protection des données

L'Agence exécutive européenne pour l'éducation et la culture (« EACEA ») s'engage à préserver votre vie privée. Toutes les données à caractère personnel sont traitées conformément au règlement (UE) n° 2018/1725 relatif à la protection des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union  ^[1](« le règlement général sur la protection des données »).

L'avis de protection des données suivant décrit les politiques selon lesquelles l'EACEA collecte, gère et utilise les données à caractère personnel des personnes concernées au sein de la Plateforme électronique pour l'éducation et la formation des adultes en Europe (« EPALE »). EPALE est une communauté européenne multilingue à adhésion ouverte destinée aux professionnels de l'éducation, notamment aux éducateurs et formateurs d’adultes, au personnel d'orientation et d’encadrement, aux chercheurs et universitaires, ainsi qu’aux décideurs politiques. Cette plateforme permet aux adhérents de communiquer et de collaborer.

1. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel (responsable de traitement)?

Le responsable de traitement est l'Agence exécutive européenne pour l'éducation et la culture, BE-1049 Bruxelles.

La personne désignée comme responsable de traitement est le chef de l'unité A.6 Plateformes, études et analyses.

E-mail : EACEA-EPLUS-EPALE@ec.europa.eu

2. Quelles données à caractère personnel sont traitées?

Données obligatoires

• Nom et prénom
• Pays 
• Adresse électronique

Données facultatives au niveau du profil de l'utilisateur

• Domaines d'intérêt thématiques connexes 
• Fonctionnalités d'intérêt sur le site (par exemple, recherche de partenaires)
• Activité en ligne 
• Photo
• Sexe
• Numéro de téléphone
• Ville
• Courte biographie
• Intitulé du poste
• Organisation
• Profession/rôle 
• Profils sur les réseaux sociaux
• Langue(s) utilisée(s)

Données à caractère personnel facultatives soumises volontairement par les utilisateurs eux-mêmes dans les sections et les messages collaboratifs (par exemple, les articles de blog, les actualités, etc.) :

• Commentaires dans les discussions 
• Commentaires ou supports pédagogiques publiés dans le centre de ressources 
• Commentaires ou supports pédagogiques publiés dans le groupe fermé des Services de soutien nationaux (NSS) (accessible uniquement aux NSS et au Service de soutien central) et dans d'autres groupes privés et publics
• Fichiers, images, vidéos et articles de blog
• Messages dans l'outil de recherche de partenaires

Données à caractère personnel facultatives soumises volontairement lors d'événements en ligne

• Voix et images des participants qui choisissent volontairement d'activer leur microphone et leur webcam pour participer aux discussions

3. Dans quel but traitons-nous vos données?

Le traitement de vos données à caractère personnel vise à faire fonctionner la plateforme et l'application mobile EPALE et à fournir des services connexes.

Les données à caractère personnel sont traitées afin de mener à bien les activités du Service de soutien central (CSS), à savoir :

• Configurer et gérer les comptes des utilisateurs sur la plateforme EPALE et l'application mobile.
• Protéger le site Internet contre les activités malveillantes.
• Assurer la qualité du contenu en ligne (par exemple, contrôle et validation des publications sur la plateforme EPALE).
• Organiser et gérer des événements en ligne (notamment la diffusion en direct et/ou l'enregistrement, si nécessaire) et/ou des événements physiques.
• Informer les utilisateurs des activités d'EPALE par le biais d'une newsletter (lorsque les utilisateurs s'inscrivent à EPALE, ils peuvent également s'inscrire à la newsletter d'EPALE).
• Partager les données des utilisateurs avec les Services de soutien nationaux (NSS) afin de permettre aux utilisateurs d'être contactés pour les activités nationales d'EPALE (par exemple, newsletters nationales, participation à des cours, des séminaires, des ateliers, des conférences). Les utilisateurs doivent donner leur accord lors de l'inscription et choisir d'autoriser leur Service de soutien national à les contacter par courrier électronique pour la diffusion de documents informatifs et promotionnels sur EPALE.
• Favoriser l'interaction et la mise en réseau des membres de la communauté EPALE par l'intermédiaire du système de messagerie interne ne permettant pas le partage de données sensibles.
• Identifier les nouveaux besoins des utilisateurs et améliorer la qualité et le fonctionnement de la plateforme EPALE.
• Effectuer des analyses statistiques. 

4. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles divulguées?

L'accès à vos données à caractère personnel peut être accordé aux destinataires suivants, sur la base du principe du « besoin d'en connaître » :

• Le personnel autorisé de l'EACEA et de la Commission européenne, Direction générale de l'éducation, de la jeunesse, des sports et de la culture (DG EAC) et Direction générale de l'emploi, des affaires sociales et de l'inclusion (DG EMPL). 
• Le personnel autorisé de Tremend Software Consulting Srl et de Lai-Momo Società Cooperative Sociale (les deux entités agissent en tant que responsables du traitement des données de l'EACEA). 
• Les Services de soutien nationaux (NSS) d'EPALE, chargés de promouvoir EPALE auprès des acteurs locaux et nationaux et de rester en contact avec eux. Chaque NSS reçoit les données à caractère personnel des utilisateurs de son pays respectif, si ces derniers y consentent lors de leur inscription. 
• Les utilisateurs inscrits : les informations rendues publiques par les utilisateurs enregistrés appartenant à des groupes fermés, contribuant à des articles de blog, etc., sont visibles par les autres participants à ces groupes.
• Le grand public pour les enregistrements et/ou la diffusion en direct d'événements sur la plateforme EPALE.

Par ailleurs, les données peuvent être divulguées aux autorités publiques et traitées par ces autorités dans le respect des règles de protection des données en vigueur selon la finalité du traitement, y compris, entre autres :

• La Cour de justice de l'Union européenne ou un juge national ainsi que les avocats et les agents des parties dans le cadre d'une procédure judiciaire ;
• L'autorité investie du pouvoir de nomination compétente en cas de demande ou de réclamation introduite au titre de l'article 90 du règlement du personnel ;
• L'OLAF en cas d'enquête menée en application du règlement (CE) n° 1073/1999 ;
• Le service d'audit interne de la Commission dans le cadre des tâches confiées par l'article 118 du règlement financier et par l'article 49 du règlement (CE) n° 1653/2004 ;
• L'IDOC conformément à la décision de la Commission C(2019)4231 du 12 juin 2019 portant dispositions générales d'exécution relatives à la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires et à la décision (UE) 2019/165 de la Commission du 1^er février 2019 établissant des règles internes relatives à l'information des personnes concernées et à la limitation de certains de leurs droits en matière de protection des données dans le cadre des enquêtes administratives, des procédures prédisciplinaires, disciplinaires et de suspension ;
• La Cour des comptes dans le cadre des missions qui lui sont confiées par l'article 287 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne et l'article 20, paragraphe 5, alinéa a) du règlement (CE) n° 58/2003 ;
• Le Médiateur européen dans le cadre des missions qui lui sont confiées par l'article 228 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne ; 
• Le Parquet européen dans le cadre de l'article 4 du règlement (UE) 2017/1939 du Conseil du 12 octobre 2017 mettant en œuvre une coopération renforcée sur la création du Parquet européen.

Les données à caractère personnel des utilisateurs inscrits sont partagées avec certains NSS, qui sont basés en dehors de l'UE/EEE dans les pays tiers suivants : Albanie, Bosnie-Herzégovine, Monténégro, Macédoine du Nord, Serbie et Turquie, si l'utilisateur a donné son consentement explicite, lors de son inscription, au partage de ses données avec le NSS local, conformément à l'article 50, paragraphe 1, alinéa a), du règlement.

Veuillez noter que pour ces pays, l'UE n'a pas adopté de décision d'adéquation conformément à l'article 47 du règlement (UE) 2018/1725, certifiant que vos données à caractère personnel, une fois transférées, bénéficieront d'un niveau de protection adéquat dans le pays tiers de destination. Par conséquent, le niveau de protection de vos données à caractère personnel transférées dépendra du droit ou des pratiques de ce pays tiers et, en ce sens, vos droits en matière de protection des données pourraient différer de ceux qui existent dans un pays de l'UE/EEE ou dans un pays faisant l'objet d'une décision d'adéquation. 

Le NSS est soumis à des clauses de protection des données, notamment en ce qui concerne la licéité du traitement et les obligations en matière de sécurité technique et organisationnelle, dans le cadre d'une convention de subvention signée avec l'Agence. Les utilisateurs peuvent demander à obtenir une copie de ces clauses auprès du responsable du traitement désigné à la section 1. ci-dessus.

La liste complète et actualisée de ces pays, ainsi que de tous les NSS, est accessible sur la page dédiée (https://ec.europa.eu/epale/en/nss).

Comme mentionné ci-dessus, les informations rendues publiques par les utilisateurs inscrits sont accessibles à d'autres utilisateurs, dont certains peuvent être basés en dehors de l'UE ou de l'EEE.

5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?

• Les données de trafic, les journaux de données et les données de serveur seront conservés pendant trois ans à compter du 31 octobre 2019.
• Coordonnées : deux ans après la dernière connexion de l'utilisateur, son profil peut être désactivé. Un mois avant cette échéance, une notification est envoyée à l'utilisateur pour l'informer de la désactivation imminente de son profil. L'utilisateur peut demander à ce que son compte reste actif. Dans le cas contraire, son profil sera définitivement désactivé. Toutes les informations sont alors rendues anonymes. 
• Groupes publics et privés : après deux ans d'inactivité, un groupe public et/ou privé peut être désactivé. Un mois avant cette échéance, une notification est envoyée à l'administrateur du groupe pour l'informer de la désactivation imminente. L'administrateur du groupe peut demander à ce que le groupe reste actif. Dans le cas contraire, le groupe sera désactivé de manière permanente. Après la désactivation, aucune donnée du groupe concerné ne sera accessible sur EPALE.
• Si les utilisateurs demandent la désactivation de leur profil ou si le profil est automatiquement désactivé, aucune donnée ne sera accessible aux autres utilisateurs d'EPALE. Les données seront conservées uniquement de manière anonyme, ne permettant pas l'identification personnelle. Si les utilisateurs dont le profil a été désactivé souhaitent continuer à utiliser la plateforme, ils devront s'inscrire à nouveau. Les données sont conservées uniquement à des fins de recherche et de suivi à la disposition de l'EACEA, de la Commission européenne, des NSS et des chercheurs spécifiquement autorisés par le responsable du traitement des données.
• Les données relatives au processus d'inscription aux événements en ligne seront conservées pendant six mois après sa clôture. Les données d'identification des personnes concernées peuvent être conservées plus longtemps à des fins historiques, statistiques ou scientifiques, sous réserve de la mise en œuvre des garanties appropriées. Les enregistrements des ateliers en ligne seront conservés en ligne pendant deux ans avant d'être supprimés.
• Les données à caractère personnel des intervenants, y compris les enregistrements des sessions plénières diffusées sur Internet, seront conservées en ligne pendant quatre ans avant d'être supprimées. Cela permettra au grand public et à toute personne intéressée d'accéder librement au contenu recherché et/ou de le visionner à nouveau.
• Les articles de blog, les documents pédagogiques publiés dans le centre de ressources et les fichiers, images et vidéos présentés au sein des communautés de pratique seront conservés pendant cinq ans au maximum sur la plateforme EPALE.  
• Les messages et commentaires des utilisateurs, ainsi que les fichiers, images, vidéos et articles de blog déposés dans les espaces collaboratifs et les groupes fermés, seront conservés pendant cinq ans au maximum sur la plateforme EPALE. Cela comprend également les messages et les données à caractère personnel dans l'outil de recherche du Partenariat.
• Les actualités et événements publiés sur le site Internet seront conservés pour une durée maximale de deux ans sur la plateforme EPALE.

6. Quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel et comment pouvez-vous les exercer?

En vertu des dispositions du règlement général sur la protection des données, vous avez le droit de :

• Demander à accéder aux données à caractère personnel que l'EACEA détient vous concernant ;
• Demander la rectification de vos données à caractère personnel si nécessaire ;
• Demander la suppression de vos données à caractère personnel ;
• Demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
• Demander à recevoir ou à faire transférer vos données à une autre organisation dans un format standard couramment utilisé et lisible par machine (portabilité des données).

Le traitement d'une partie de vos données à caractère personnel étant fondé sur l'article 5, paragraphe 1, alinéa a), du règlement relatif à la protection des données, veuillez noter que vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière en vertu des dispositions de l'article 23 du règlement relatif à la protection des données.

Par ailleurs, le traitement d'une partie de vos données à caractère personnel étant fondé sur votre consentement conformément à l'article 5, paragraphe 1, point d), et à l'article 50 du règlement relatif à la protection des données, veuillez noter que vous pouvez le retirer à tout moment, avec effet à compter de votre rétractation. Le traitement fondé sur votre consentement avant son retrait restera licite.

Veuillez également noter que l'article 25 du règlement (UE) 2018/1725 prévoit la possibilité, pour les questions relatives au fonctionnement des institutions et organes de l'UE, de limiter les droits des personnes physiques dans des circonstances exceptionnelles et avec les garanties prévues par ce règlement. Ces restrictions sont définies dans des règles internes adoptées par l'EACEA et publiées au Journal officiel de l'Union européenne (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29).

Toute restriction de ce type sera limitée dans le temps, proportionnée et conforme à l'essence des droits susmentionnés. Elle sera levée dès que les circonstances justifiant la restriction ne seront plus applicables. Vous recevrez un avis de protection des données plus spécifique lorsque cette période sera écoulée.

En règle générale, vous serez informé des principales raisons d'une restriction, à moins que la diffusion de cette information n'annule l'effet de la restriction en tant que telle.

Vous avez le droit de déposer une réclamation auprès du CEPD concernant la portée de la restriction.

7. Votre droit de recours en cas de litige sur toute question relative aux données à caractère personnel 

En cas de problèmes/questions portant sur la protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser au responsable du traitement à l'adresse et sur la messagerie fonctionnelle susmentionnées.

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données de l'EACEA à l'adresse électronique suivante : eacea-data-protection@ec.europa.eu. 

Vous pouvez à tout moment déposer une plainte auprès du Contrôleur européen de la protection des données :http://www.edps.europa.eu.

8. Sur quelle base juridique traitons-nous vos données à caractère personnel?

Le traitement est fondé sur les points suivants de l'article 5, paragraphe 1, du règlement général sur la protection des données :

(a) le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi l'institution ou l'organe de l'Union (à définir dans le droit de l'Union) :

• Règlement (UE) 2021/817 du Parlement européen et du Conseil du 20 mai 2021 établissant Erasmus+, le programme de l’Union pour l’éducation et la formation, la jeunesse et le sport, et abrogeant le règlement (UE) n° 1288/2013 (JO L 189, 28.5.2021, p. 1–33) ;
• Décision d'exécution (UE) 2021/173 de la Commission du 12 février 2021 instituant l’Agence exécutive européenne pour l’éducation et la culture ; 
• Décision de la Commission C(2021)951 et ses annexes portant délégation à l'EACEA pour la gestion de programmes dans le cadre du CFP 2021-2027 ; Accord de service n° 2019-1985 signé avec Tremend Software Consulting Srl et Lai-Momo Cooperativa Sociale ; 
• Accord de service pour les services de gestion de contenu (SGC) signé entre l'EACEA et DIGIT (réf. : DIGIT - SLA NO. DIGIT-039-00) ; 
• Contrats de subvention signés dans le cadre des appels à propositions restreints EPALE National Support Services EACEA N° 02/2016, EACEA 02/2018 et ERASMUS-EDU-2022-EPALE-IBA.

(d) la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs des finalités spécifiques suivantes :

• Au stade de l'inscription, les personnes concernées peuvent consentir à être contactées par leur NSS par courrier électronique pour la diffusion de documents informatifs et promotionnels sur EPALE (pour les NSS non membres de l'UE ou de l'EEE, ce consentement est explicite, conformément à l'article 50, paragraphe 1, alinéa a), du règlement). Ce faisant, elles seront contactées dans le cadre des activités nationales d'EPALE (par exemple, newsletters nationales, participation à des cours, séminaires, ateliers et conférences). 
• La diffusion en direct et/ou l’enregistrement d'événements en ligne.
• Les utilisateurs peuvent fournir ou mettre à jour des données à caractère personnel facultatives dans les détails de leur profil.

En l'absence de consentement explicite, les dispositions suivantes s'appliquent : 

Le transfert de données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE est nécessaire pour des motifs importants d'intérêt public et se fonde sur l'article 50, paragraphe 1, alinéa d), du règlement, tel que reconnu dans les articles de droit de l'Union suivants :

• Article 14 de la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne,   
• Article 26 de la Déclaration universelle des droits de l'homme,  
• Article 11 du traité sur l'Union européenne,   
• Article 15 du traité sur le fonctionnement de l'UE  

Le programme Erasmus qui finance ce processus encourage la participation des jeunes à la vie démocratique de l'Europe, notamment en soutenant des activités qui contribuent à l'éducation à la citoyenneté, ainsi que des projets de participation pour que les jeunes s'engagent et apprennent à participer à la société civique, les sensibilisant aux valeurs européennes communes (voir le Considérant n° 28 du règlement Erasmus (règlement (UE) n° 2021/817)