Elektronska platforma za izobraževanje odraslih v Evropi ("EPALE")

Obvestilo o varstvu podatkov

Izvajalska agencija za izobraževanje in kulturo ("EACEA") je zavezana k varovanju vaše zasebnosti. Vsi osebni podatki se obravnavajo v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 o varstvu osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije^[1] ("uredba o varstvu podatkov").

V naslednjem obvestilu o varstvu podatkov so opisane politike, po katerih EACEA zbira, upravlja in uporablja osebne podatke zadevnih posameznikov v okviru elektronske platforme za izobraževanje odraslih v Evropi ("EPALE"). EPALE je evropska, večjezična, odprta članska skupnost strokovnjakov s področja izobraževanja odraslih, vključno z izobraževalci in trenerji odraslih, svetovalnim in podpornim osebjem, raziskovalci in akademiki ter oblikovalci politik. Zagotavlja platformo, na kateri lahko registrirani člani EPALE komunicirajo in sodelujejo.

1. Kdo je odgovoren za obdelavo vaših osebnih podatkov (upravljavec podatkov)?

Upravljavec je Izvajalska agencija za izobraževanje in kulturo, BE-1049 Bruselj.

Oseba, ki je odgovorna za postopek obdelave, je vodja enote A.6 Platforme, študije in analize.

Elektronska pošta: EACEA-EPLUS-EPALE@ec.europa.eu

2. Kateri osebni podatki se obdelujejo?

Obvezni podatki

• Ime in priimek
• Država s sedežem v 
• E-poštni naslov

Neobvezni podatki na ravni uporabniškega profila

• Sorodna tematska področja zanimanja 
• Zanimive funkcije na spletnem mestu (npr. iskanje partnerjev)
• Spletna dejavnost 
• Fotografija
• Spol
• Telefonska številka
• Mesto
• Kratka biografija
• Naziv delovnega mesta
• Organizacija
• Poklic/vloga 
• Profili v družabnih medijih
• Uporabljeni jeziki

Neobvezni osebni podatki, ki jih prostovoljno posredujejo uporabniki sami v rubrikah in objavah za sodelovanje (npr. blogi, novice itd.):

• Komentarji v razpravah 
• Komentarji ali izobraževalno gradivo, objavljeno v središču za vire 
• Komentarji ali izobraževalno gradivo, objavljeno v zaprti skupini nacionalnih podpornih služb (dostopna samo nacionalnim podpornim službam in centralni podporni službi) ter v drugih zasebnih in javnih skupinah.
• Datoteke, slike, videoposnetki in objave na blogu
• Sporočila v orodju za iskanje partnerjev

Neobvezni osebni podatki, ki jih prostovoljno posredujete med spletnimi dogodki.

• glas in slike udeležencev, ki se prostovoljno odločijo vključiti mikrofon in kamero, da bi sodelovali v razpravah

   

3. Za kakšen namen obdelujemo vaše podatke?

Namen obdelave vaših osebnih podatkov je upravljanje platforme EPALE in mobilne aplikacije ter zagotavljanje povezanih storitev.

Osebni podatki se obdelujejo za izvajanje dejavnosti osrednje podporne službe (CSS), vključno z:

• Nastavitev in upravljanje uporabniških računov na platformi EPALE in v mobilni aplikaciji.
• Zaščita spletnega mesta pred zlonamernimi dejavnostmi.
• zagotavljanje kakovosti spletnih vsebin (npr. spremljanje in potrjevanje objav na platformi EPALE).
• Organiziranje in vodenje spletnih dogodkov (po potrebi vključno s prenosom v živo in/ali snemanjem) in/ali fizičnih dogodkov.
• obveščanje uporabnikov o dejavnostih EPALE prek glasila (ko se uporabniki registrirajo v EPALE, se lahko prijavijo tudi na glasilo EPALE).
• deljenje podatkov o uporabnikih z nacionalnimi podpornimi službami (NSS), da se omogoči kontaktiranje uporabnikov v zvezi z nacionalnimi dejavnostmi EPALE (npr. nacionalna glasila, udeležba na tečajih, seminarjih, delavnicah, konferencah). Uporabniki morajo ob registraciji dati soglasje tako, da izberejo, da dovolijo svoji nacionalni podporni službi, da jih kontaktira po elektronski pošti za razširjanje informativnega in promocijskega gradiva o EPALE.
• Omogočanje interakcije in mreženja med člani skupnosti EPALE prek notranjega sistema za sporočanje, ki ne omogoča izmenjave občutljivih podatkov.
• Ugotavljanje novih potreb uporabnikov in izboljšanje kakovosti/funkcionalnosti platforme EPALE.

• Izvajanje statističnih analiz. 

   

4. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu so razkriti?

Dostop do vaših osebnih podatkov je lahko na podlagi potrebe po seznanitvi omogočen naslednjim prejemnikom:

• Pooblaščeno osebje agencije EACEA in Evropske komisije, Generalnega direktorata za izobraževanje, mladino, šport in kulturo (GD EAC) ter Generalnega direktorata za zaposlovanje, socialne zadeve in vključevanje (GD EMPL). 
• Pooblaščeno osebje družb Tremend Software Consulting Srl in Lai-Momo Società Cooperative Sociale (obe družbi delujeta kot obdelovalca podatkov agencije EACEA). 
• Nacionalne podporne službe EPALE (NSS), ki so odgovorne za promocijo projekta EPALE med lokalnimi in nacionalnimi zainteresiranimi stranmi ter za vzdrževanje stikov z njimi. Vsaka NSS prejme osebne podatke uporabnikov iz svoje države, če se uporabniki s tem strinjajo ob registraciji. 
• Registrirani uporabniki: informacije, ki jih objavijo registrirani uporabniki, ki sodelujejo v zaprtih skupinah, blogih itd., so vidne drugim udeležencem teh skupin.
• širši javnosti za snemanje in/ali prenos dogodkov v živo na platformi EPALE.

Poleg tega se lahko podatki razkrijejo javnim organom, ki jih obdelujejo v skladu z veljavnimi pravili o varstvu podatkov glede na namen obdelave, kar med drugim vključuje:

• Evropsko sodišče ali nacionalni sodnik ter odvetniki in zastopniki strank v primeru sodnega postopka;
• pristojni organ za imenovanja v primeru zahteve ali pritožbe, vložene v skladu s členom 90 Kadrovskih predpisov;
• OLAF v primeru preiskave, ki se izvaja na podlagi Uredbe (ES) št. 1073/1999;
• Služba za notranjo revizijo Komisije v okviru nalog, zaupanih s členom 118 finančne uredbe in členom 49 Uredbe (ES) št. 1653/2004;
• IDOC v skladu s Sklepom Komisije C(2019) 4231 z dne 12. junija 2019 o določitvi splošnih izvedbenih določb o vodenju upravnih preiskav in disciplinskih postopkov ter Sklepom Komisije (EU) 2019/165 z dne 1. februarja 2019 o določitvi notranjih pravil glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejitve nekaterih njihovih pravic do varstva podatkov v okviru upravnih preiskav, preddisciplinarnih, disciplinskih in suspenzijskih postopkov;
• Računsko sodišče v okviru nalog, ki so mu zaupane s členom 287 Pogodbe o delovanju Evropske unije in odstavkom 5 člena 20 Uredbe (ES) št. 58/2003;
• Evropski varuh človekovih pravic v okviru nalog, ki so mu zaupane s členom 228 Pogodbe o delovanju Evropske unije; 
• Evropsko javno tožilstvo v okviru člena 4 Uredbe Sveta (EU) 2017/1939 z dne 12. oktobra 2017 o izvajanju okrepljenega sodelovanja pri ustanovitvi Evropskega javnega tožilstva.

Osebni podatki registriranih uporabnikov se delijo z nekaterimi nacionalnimi varnostnimi službami, ki imajo sedež zunaj EU/EGP v naslednjih tretjih državah: Če je uporabnik ob registraciji izrecno privolil v izmenjavo svojih podatkov z lokalnim NSS v skladu s členom 50(1)(a) Uredbe, je to storil v Albaniji, Bosni in Hercegovini, Črni gori, Severni Makedoniji, Srbiji in Turčiji.

Upoštevajte, da EU za te države ni sprejela sklepa o ustreznosti v skladu s členom 47 Uredbe (EU) 2018/1725, ki bi potrjeval, da bodo vaši osebni podatki po prenosu deležni ustrezne ravni varstva v ciljni tretji državi. Zato bo raven varstva prenesenih osebnih podatkov odvisna od zakonodaje ali prakse te tretje države, zato vaše pravice glede varstva podatkov morda ne bodo enakovredne tistim v državi EU/EGP ali državi z odločitvijo o ustreznosti. 

NSS je v skladu s sporazumom o dodelitvi sredstev, podpisanim z Agencijo, zavezan k uporabi klavzul o varstvu podatkov, zlasti v zvezi z zakonitostjo obdelave ter obveznostmi glede tehnične in organizacijske varnosti. Uporabniki lahko zahtevajo pridobitev kopije teh klavzul tako, da se obrnejo na upravljavca, navedenega v oddelku 1. zgoraj.

Celoten in posodobljen seznam teh držav ter vseh nacionalnih sistemov obveščanja je na voljo na posebni strani (https://ec.europa.eu/epale/en/nss).

Kot je navedeno zgoraj, lahko informacije, ki jih objavijo registrirani uporabniki, vidijo tudi drugi uporabniki, med katerimi so lahko nekateri zunaj EU/EGP.

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?

• Podatki o prometu, dnevniki podatkov in podatki o strežniku se hranijo 3 leta od 31. oktobra 2019.
• Kontaktni podatki: 2 leti po zadnji prijavi se lahko uporabniški profil deaktivira. En mesec pred tem rokom se uporabniku pošlje obvestilo, ki ga obvešča o prihajajoči deaktivaciji profila. Uporabnik lahko zahteva, da njegov račun ostane aktiven. V nasprotnem primeru bo njegov profil trajno deaktiviran. Vse informacije so nato anonimne. 
• Javne in zasebne skupine: po dveh letih neaktivnosti se lahko javna in/ali zasebna skupina deaktivira. En mesec pred tem rokom se upravitelju skupine pošlje obvestilo o prihajajoči deaktivaciji. Skrbnik skupine lahko zahteva, da skupina ostane aktivna, sicer bo trajno deaktivirana. Po deaktivaciji podatki zadevne skupine v sistemu EPALE niso vidni.
• Če uporabnik zaprosi za deaktivacijo svojega profila ali če se profil samodejno deaktivira, drugi uporabniki EPALE ne bodo videli nobenih podatkov. Podatki bodo shranjeni le v anonimni obliki, ki ne omogoča osebne identifikacije. Če bodo uporabniki z deaktiviranim profilom želeli še naprej uporabljati platformo, se bodo morali ponovno registrirati. Podatki ostanejo izključno za namene raziskav in spremljanja, ki so na voljo agenciji EACEA, Evropski komisiji, nacionalnim varnostnim sistemom in raziskovalcem, ki jim to posebej dovoli upravljavec podatkov.
• Podatki, ki se nanašajo na postopek registracije spletnih dogodkov, se hranijo 6 mesecev po njihovem zaključku. Podatki, ki identificirajo posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, se lahko hranijo dlje časa za zgodovinske, statistične ali znanstvene namene z ustreznimi zaščitnimi ukrepi. Posnetki spletnih delavnic se bodo na spletu hranili 2 leti, preden bodo izbrisani.
• Osebni podatki govornikov, vključno s posnetki spletnih plenarnih zasedanj, se bodo na spletu hranili štiri leta, nato pa bodo izbrisani. To bo širši javnosti in vsem zainteresiranim posameznikom omogočilo prost dostop do ustreznih vsebin in/ali njihov ponovni ogled.
• Blogi, izobraževalno gradivo, objavljeno v centru virov, ter datoteke, slike in videoposnetki, predloženi v skupnostih praks, bodo na platformi EPALE shranjeni največ 5 let.  
• Sporočila in komentarji uporabnikov ter datoteke, slike, videoposnetki in prispevki na blogih, ki so bili predloženi v sodelovalnih prostorih in zaprtih skupinah, se na platformi EPALE hranijo največ pet let. Sem spadajo tudi sporočila in osebni podatki v orodju za iskanje partnerstev

• Novice in dogodki, objavljeni na spletnem mestu, se na platformi EPALE hranijo največ dve leti.

   

6. Katere so vaše pravice v zvezi z osebnimi podatki in kako jih lahko uveljavljate?

V skladu z določbami uredbe o varstvu podatkov imate pravico do:

• zahtevek za dostop do osebnih podatkov, ki jih ima agencija EACEA o vas;
• po potrebi zahtevati popravek svojih osebnih podatkov;
• zahtevati izbris svojih osebnih podatkov;
• zahtevati omejitev obdelave vaših osebnih podatkov;
• zahteva, da svoje podatke prejmete ali jih prenesete v drugo organizacijo v splošno uporabljeni strojno berljivi standardni obliki (prenosljivost podatkov).

Ker obdelava dela vaših osebnih podatkov temelji na členu 5(1)(a) uredbe o varstvu podatkov, upoštevajte, da imate v skladu z določbami člena 23 uredbe o varstvu podatkov pravico ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem.

Ker obdelava dela vaših osebnih podatkov temelji na vaši privolitvi v skladu s členom 5(1)(d) in členom 50 uredbe o varstvu podatkov, upoštevajte, da jo lahko kadar koli prekličete, kar bo veljalo od trenutka vašega preklica. Obdelava na podlagi vašega soglasja pred njegovim preklicem bo ostala zakonita.

Upoštevajte tudi, da člen 25 Uredbe (EU) 2018/1725 določa, da lahko institucije in organi EU v zadevah v zvezi z delovanjem omejijo nekatere pravice posameznikov v izjemnih okoliščinah in z zaščitnimi ukrepi, določenimi v navedeni uredbi. Takšne omejitve so določene v notranjih pravilih, ki jih je sprejela agencija EACEA in so objavljena v Uradnem listu Evropske unije (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29).

Vsaka taka omejitev bo časovno omejena, sorazmerna in bo upoštevala bistvo zgoraj navedenih pravic. Odpravljena bo takoj, ko okoliščine, ki upravičujejo omejitev, ne bodo več veljale. Po preteku tega obdobja boste prejeli podrobnejše obvestilo o varstvu podatkov.

Praviloma boste obveščeni o glavnih razlogih za omejitev, razen če bi te informacije izničile učinek omejitve kot take.

Pri ENVP imate pravico vložiti pritožbo glede obsega omejitve.

7. Vaša pravica do pravnega sredstva v primeru spora o katerem koli vprašanju v zvezi z osebnimi podatki.

V primeru težav/prašanj v zvezi s katerim koli vidikom varstva osebnih podatkov se lahko obrnete na upravljavca na zgoraj navedenem naslovu in v funkcionalnem poštnem predalu.

S pooblaščeno osebo za varstvo podatkov agencije EACEA se lahko obrnete tudi na naslednji e-poštni naslov: eacea-data-protection@ec.europa.eu. 

Kadar koli lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov: http://www.edps.europa.eu.

8. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke?

Obdelava temelji na naslednjih odstavkih člena 5(1) Uredbe o varstvu podatkov:

(a) obdelava je potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije (določi se v pravu Unije):

• Uredba (EU) 2021/817 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. maja 2021 o vzpostavitvi programa Erasmus+: program Unije za izobraževanje in usposabljanje, mlade in šport ter razveljavitvi Uredbe (EU) št. 1288/2013 (UL L 189, 28.5.2021, str. 1-33);
• Izvedbeni sklep Komisije (EU) 2021/173 z dne 12. februarja 2021 o ustanovitvi Izvajalske agencije za izobraževanje in kulturo; 
• Sklep Komisije C(2021)951 in njegove priloge o prenosu pooblastil na agencijo EACEA za upravljanje programov v večletnem finančnem okviru za obdobje 2021-2027; pogodba o storitvah št. 2019-1985, podpisana s podjetjema Tremend Software Consulting Srl in Lai-Momo Cooperativa Sociale; 
• Sporazum o ravni storitev za storitve upravljanja vsebin (CMS), podpisan med agencijo EACEA in podjetjem DIGIT (sklic: DIGIT - SLA NO. DIGIT-039-00); 
• Sporazumi o nepovratnih sredstvih, podpisani v okviru omejenih razpisov za zbiranje predlogov EPALE National Support Services EACEA št. 02/2016, EACEA 02/2018 in ERASMUS-EDU-2022-EPALE-IBA.

(d) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov za naslednje posebne namene:

• V fazi registracije lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, privolijo, da jih njihov nacionalni varnostni organ kontaktira po elektronski pošti za razširjanje informativnega in promocijskega gradiva o EPALE (za nacionalne varnostne organe, ki niso iz EU ali EGP, to temelji na izrecni privolitvi v skladu s členom 50(1)(a) Uredbe). S tem bodo kontaktirani za nacionalne dejavnosti EPALE (npr. nacionalna glasila, udeležba na tečajih, seminarjih, delavnicah in konferencah). 
• Prenos in/ali snemanje spletnih dogodkov v živo.
• Uporabniki lahko zagotovijo ali posodobijo neobvezne osebne podatke v podrobnostih svojega profila.

Kadar izrecna privolitev ne velja, velja naslednje: 

Prenos osebnih podatkov zunaj EU/EGP je potreben zaradi pomembnih razlogov javnega interesa in temelji na členu 50(1)(d) Uredbe, kot je priznan v naslednji zakonodaji Unije:

• Člen 14 Listine Evropske unije o temeljnih pravicah,   
• Člen 26 Splošne deklaracije človekovih pravic,  
• Člen 11 Pogodbe o Evropski uniji   
• Člen 15 Pogodbe o delovanju EU  

Program Erasmus, ki financira ta proces, spodbuja sodelovanje mladih v demokratičnem življenju Evrope, med drugim s podpiranjem dejavnosti, ki prispevajo k državljanski vzgoji in projektom sodelovanja, s katerimi se mladi vključujejo in učijo sodelovanja v civilni družbi ter s tem ozaveščajo o skupnih evropskih vrednotah ( glej uvodno izjavo št. 28 uredbe Erasmus (Uredba (EU) 2021/817