ok. 4 minuty czytania - polub, linkuj, komentuj!

Ten artykuł ma wersję audio: https://youtu.be/rdo5Jj7dXow

Kilka dni temu wpisałam do wyszukiwarki wiodącego portalu z ogłoszeniami o pracę słowo „wielozadaniowość”. Blisko 500 ogłoszeń zawierało to hasło!

„Multitasking” czy „wielozadaniowość” ewidentnie wciąż jeszcze kojarzą się pracodawcom z wydajnością, efektywnością.

Tymczasem badania[1] pokazują, że nie potrafimy wykonywać dobrze dwóch czynności wymagających naszej uwagi. Wydaje nam się, że wykonujemy kilka czynności jednocześnie, podczas gdy przełączamy się z zadania na zadanie, ze stratą energii, jakości pracy i skuteczności działania.

^{fot. Shutterstock}

Natomiast trendy i raporty dotyczące przyszłości pracy wskazują, że umiejętnością szczególnie pożądaną i wciąż zyskującą na ważności nie jest wcale wielozadaniowość, a jej przeciwieństwo: umiejętność koncentracji uwagi, niezbędna do wykonania „pracy głębokiej”[2].

Dla osób, których praca polega na tworzeniu, rozwiązywaniu złożonych problemów, badaniach, analizach i innej pracy umysłowej, kluczowe jest nauczenie się skupiania uwagi na jednym zadaniu i kończeniu go.

Jeśli nie wypracujemy tej umiejętności to nasz dzień może wyglądać tak, jak to humorystycznie opisał Mariusz Szczygieł[3]:

„Nigdy nie zwierzałem się, że jestem człowiekiem z męczącą przypadłością. Zaczynam układać płyty. Przy piątej przypomina mi się, że miałem wstawić pranie. Przerywam układanie, idę do pralki. Po drodze znajduję kartkę w przedpokoju, że sąsiadka prosi o telefon. Dzwonię od razu, bo kartka leży już 3 dni. Słyszę, że mam zajrzeć do piwnicy, bo jest tam coś, co chyba zostawiłem. Mam zaraz zejść, ale uświadamiam sobie, że sąsiadce z 1 piętra obiecałem książkę – dam jej przy okazji. A skoro biorę tę książkę, to od razu wybiorę te 10, które chcę położyć na półpiętrze dla sąsiadów. Układam książki do rozdania na półpiętrze, ale dzwoni mama, że chleba im zabrakło. Wracam po pieniądze i torbę na chleb. W domu dzwonią z radia, czy mogę wypowiedzieć się za pięć minut o jednolitej cenie książek. Mogę… Po wypowiedzi przypomina mi się, że miałem wlać lekarstwo do akwarium. Szukam lekarstwa i czuję: muszę zjeść. Idę do kuchni. Jak zjem, muszę się położyć i zdrzemnąć. Za dwie godziny budzi mnie mama telefonem, gdzie ten chleb? Po niej sąsiadka: czy w piwnicy to moje rzeczy? Uświadamiam sobie, że ze wszystkich czynności dokończyłem JEDNĄ: ustawiłem książki nad kaloryferem dla sąsiadów. No i zjadłem pierogi na obiad. Tak mam każdego dnia.”

Jestem przekonana, że pisarz potrafi skupić się na pisaniu, czego dowodem są jego książki i reportaże, jednak czytając powyższy opis, domyślam się ile wysiłku wkłada w walkę z codziennymi rozproszeniami.

Dlaczego warto kończyć jedno zadanie, zanim zajmiemy się kolejnym?

Ponieważ redukujemy w ten sposób niekorzystny wpływ tzw. residiuum uwagi, co wykazały badania prof. Sophie Leroy[4].

Podzieliła ona badanych pracowników na dwie grupy:

• Grupa A otrzymała zadanie rozwiązywania łamigłówek językowych, które zostało przerwane innym złożonym, wymagającym koncentracji zadaniem.
• Uczestnikom badania z grupy B pozwolono na dokończenie łamigłówek  i dopiero wówczas zlecono następną pracę.

Pomiędzy jednym i drugim zadaniem obie grupy wykonywały test, który pozwalał określić wielkość reszty uwagi (residiuum) pozostałej przy pierwszym działaniu.

Podczas eksperymentu osoby z grupy A osiągnęły gorsze wyniki w drugim zadaniu  niż uczestnicy z grupy B.

Z badania można wnioskować, że kiedy przechodzimy od zadania X do zadania Y, to nie koncentrujemy całości uwagi na nowym wyzwaniu. Reszta uwagi pozostaje przy poprzednim zadaniu, obniżając naszą efektywność i koncentrację.

Wniosek praktyczny? Pracując przez dłuższy czas nad jednym zadaniem i nie przerzucając się na inne, minimalizujemy negatywny wpływ residiuum uwagi. Dzięki temu efektywność pracy jest większa.

Również na poziomie neurobiologicznym ma to uzasadnienie: koncentrując się  intensywnie na konkretnej czynności pobudzamy tworzenie osłonek mielinowych wokół neuronów, co pozwala komórkom nerwowym szybciej i bez zakłóceń przewodzić sygnały.

Jak wykorzystać te wnioski w praktyce, w pracy biurowej?

Sytuacja 1

Ktoś wchodzi do biura, podczas gdy piszesz mail.

Co zrobić? Poproś o chwilę na zapisanie myśli, zanotuj w punktach kluczowe zdania, frazy, pomysły i dopiero wówczas daj pełną uwagę swojemu rozmówcy.

Sytuacja 2

Pracujesz nad złożonym problemem, a jako kolejne zadanie w kalendarzu masz zaplanowane spotkanie.

Co zrobić? Zakończ swoją pracę 10-15 minut przed zebraniem, zapisz na czym kończysz, co chcesz kontynuować po powrocie. Jesteś gotowy uczestniczyć w zebraniu.

Sytuacja 3

Pracujesz nad zadaniem wymagającym skupienia, masz jednak otwartą skrzynkę mailową.  Sprawdzanie skrzynki mailowej co kilka minut podczas pracy sprawia, że nasza uwaga jest rozproszona: masz wiadomość, ale nie możesz odpisać, bo chcesz wrócić do zadania, które przerwałeś. Ponieważ nie odpisujesz, powstałe residiuum uwagi obniża wydajność pracy.

Co zrobić? Na czas zadania wymagającego koncentracji wyłącz powiadomienia, zamknij skrzynkę, komunikatory.

Ciekawa jestem Twoich sposobów na koncentrację uwagi w pracy. Podzielisz się?

Barbara Habrych – pedagożka, ekspertka HR, trenerka biznesu i edukacji. Specjalizuje się w tematyce rekrutacji i rynku pracy, procesów HR, uczenia się dorosłych, tutoringu  i rozwijania kompetencji przyszłości. Ambasadorka EPALE.