ok. 5 minut czytania – polub, linkuj, komentuj!

Transformacja cyfrowa trwa. Coraz więcej pracowników bierze udział w szkoleniach, stacjonarnie i online, na których uczą się jako korzystać z nowego narzędzia. Aplikacje jest coraz więcej i dają coraz więcej możliwości. 

Szkolenia systemowe to zwykle spory wysiłek – przygotowanie materiałów, założenie kont testowych, czas trenera prowadzącego i uczestników. 

Niestety na wielu projektach często słyszę od pracowników „Szkolenie było, ale to jest dla mnie zbyt skomplikowane”, „Nic nie pamiętam, gdzie trzeba było kliknąć”, „Na szkoleniu tego nie było…”. 

Wysiłek był spory, a efekt… niestety znacznie poniżej oczekiwań. Kończy to się frustracją pracowników, wieloma błędami w obsłudze systemu, a nawet czasem koniecznością powtórzenia szkoleń. A przecież dobrze poprowadzone szkolenie systemowe, to najlepszy możliwy sposób na przekonanie pracowników do zmian.

Poniżej 5 najczęstszych błędów, których warto unikać, aby mieć pewność, że szkolenia systemowe rzeczywiście przygotowują nowych użytkowników do korzystania z systemu, a nie zniechęcą ich jeszcze bardziej. 

Szkolenie wg menu lub funkcjonalności, a nie wg procesu

Uczestnicy szkoleń potrzebują praktycznych przykładów, jak korzystać z systemu w codziennej pracy. W trakcie szkoleń często obserwuję, że program zakłada poznawanie systemu wg dostępnych modułów, czy funkcjonalności. Natomiast użytkownicy w codziennej pracy korzystają jedynie z wybranych opcji. Dlatego w trakcie szkoleń systemowych lepiej sprawdza się, jeśli zorganizujesz treść wg procesów, które będą najczęściej realizowane, a nie wg kolejności menu. 

Stwórz scenariusz, czy też przypadki użycia i pokazuj system z ich perspektywy. 

Np. nowy system CRM, zamiast omawiać poszczególne moduły, zaplanuj wg działań, które będą w nim prowadzone, np. "wizyta u klienta", "przygotowanie i wysyłka oferty", "planowanie tygodnia pracy".  

Za dużo szczegółów / opcji / możliwości na raz

Prowadząc szkolenie, często chcemy pokazać, że system daje uczestnikom wiele możliwości, aby przekonać ich do jego używania. Jednak przekazywanie zbyt wielu szczegółów na raz może przytłoczyć uczestników i prowadzić do dezorientacji. Zamiast tego skup się na kluczowych procesach i opcjach. Tylko, jeśli jest to niezbędne do prawidłowej obsługi systemu, stopniowo wprowadzaj bardziej zaawansowane możliwości.

Uczestnicy i tak nie zapamiętają tych wszystkich opcji i możliwości. 

Po zaawansowane opcje, możesz ich odesłać do instrukcji lub innych dostępnych materiałów. Uczestnik może do nich sięgnąć wtedy, kiedy będzie tego potrzebował. 

A do używania systemu przekonuj uczestników pokazując, jak ułatwi i przyspieszy im pracę. Bez zbędnych utrudnień. 

^{fot. archiwum autora} 

Brak ćwiczeń praktycznych lub zbytnie oddzielenie „praktyki od teorii”

Teoretyczna wiedza nie zawsze przekłada się na praktyczne umiejętności. Prezentacja pokazująca tzw. „print screeny” z aplikacji to bardzo dobry pomysł. Jednak w każdym module powinien być:

• etap omawiania przydatnych pojęć oraz teorii, które pomagają uczestnikom zrozumieć i zapamiętać logikę systemu, czy zasady kodowania w nim informacji;
• etap praktycznego przejścia przez omawiany proces. 

Wiem, że czasem znaczne utrudnienie stanowi konieczność założenia dodatkowych kont wielu uczestnikom w tzw. systemie UAT (czyli tym testowym), a szkolenie na systemie produkcyjnym generuje śmieci w systemie. Jednak mimo niedogodności zawsze rekomenduję, aby szukać rozwiązań tych trudności i znaleźć sposób, aby każdy uczestnik samodzielnie mógł wykonać akcje w systemie. Na własnym komputerze lub innym urządzeniu, z którego docelowo będzie używał. 

Jeszcze dwie uwagi do tego:

1. Unikaj oddzielania: najpierw cała teoria potem praktyka. Lepiej przeplatać te części. Dzięki temu uczestnicy więcej zapamiętają i lepiej zrozumieją działanie systemu. 
2. Staraj się, aby uczestnicy pracowali na docelowych urządzaniach. Jeśli szkolisz z aplikacji mobilnej, niech od razu „klikają” w telefonach, a nie wersji desktop w komputerze. Te z naszej perspektywy drobne różnice, potem często stanowią źródło frustracji i problemów użytkowników. 

^{fot. archiwum autorki}

Brak materiałów, do których można wrócić

Wiele razy spotykałam się z sytuacją, że uczestnicy po szkoleniu otrzymują prezentację oraz link do pełnej instrukcji do systemu. Co w tym złego? W praktyce, często w prezentacji nie ma kluczowych dla uczestnika informacji. Są nazwy bez definicji, „print screeny” bez opisu gdzie, co wpisać, definicje, bez powiązania z konkretnymi procesami. Słowem materiał jest dostosowany do pokazania w trakcie szkolenia, a nie samodzielnego odebrania treści. Z kolei instrukcja jest bardzo szczegółowa i zorganizowana funkcjonalnie, a nie procesowo. 

Bardzo dobrą praktyką, która mocno ułatwia uczestnikom rozpoczęcie korzystania z nowego systemu jest stworzenie tzw. „checklist”, czy „one-pagerów”, czy bardziej po polsku „ściągawek”. Polega to na tym, że kluczowe procesy, które użytkownik wykonuje w systemie są rozpisane konkretnie krok po kroku wg schematu: „kliknij tutaj – wpisz to - kliknij zapisz” itd. Najlepiej w punktach, aby osoba podejmująca pierwsze próby mogła położyć taką kartkę przed sobą i spokojnie, samodzielnie wykonać proces. 

^{fot. archiwum autorki}

Pokazywanie zbyt wielu slajdów, za mało ćwiczeń w systemie

Na koniec błąd, który być może już wybrzmiał wyżej, ale jest warty podkreślenia. Tak, slajdy są ważne. Aby pomóc uczestnikom zrozumieć zasady czy logikę działania systemu. Szkolenia polegające tylko na „klikaniu” po systemie także często są mało efektywne. Dorośli lepiej zapamiętują informacje, jeśli są one dla nich logiczne i zrozumiałe. 

Jednak unikajmy zbyt wielu szczegółowych informacji. Zadbaj, aby na slajdach były przede wszystkich: 

• Informacje, jak do systemu wejść
• Podsumowania kluczowych procesów
• Definicje kluczowych pojęć
• Zasady kodowania informacji 
• Rozwiązania najczęstszych problemów, których możemy się spodziewać
• Odwołanie do pełnej instrukcji systemu, czy innych materiałów pomocniczych
• Kontakt do osoby lub zespołu wsparcia w przypadku problemów
• Inne kluczowe informacje z perspektywy projektu, jak kiedy system startuje, do kiedy działa stary, jak przebiegnie proces przeniesienia danych pomiędzy nimi, itp. 

Po każdym module zaplanuj ćwiczenia praktyczne w systemie, które pozwalają na spokojnie przejść prezentowane informacje i procesy. Zadbaj, aby ćwiczenie praktyczne koncentrowało się na nauce dokładnie tego, o czym jest moduł, bez włączania zbyt wielu wątków pobocznych. Szczególnie na początku. Zadbaj też, aby kluczowe procesy, które użytkownicy będą realizowane, znalazły się nie tylko w trakcie kolejnych modułów, ale także w podsumowaniu całego szkolenia. Tak, aby każdy uczestnik każdy kluczowy proces co najmniej raz przeszedł od początku, co końca.

^{fot. archiwum autorki}

Dajcie proszę znać w komentarzu, jakie macie sposoby na to, aby Wasze szkolenia systemowe były skuteczne!

Urszula Rudzka-Stankiewicz - pomagam ludziom w organizacjach zmieniać swoje zachowania. Łączę działania szkoleniowe z realnym wdrożeniem nowych umiejętności w codzienną praktykę. Jestem ekspertem ekonomii behawioralnej, praktykiem grywalizacji i facylitatorem. Projektuję scenariusze szkoleniowe z wykorzystaniem m.in. mikrolearningu i social-learningu. Ambasadorka EPALE.

Zobacz także:

Kryzys zaangażowania w zespołach? Jest na to sposób! Cz.1

Kultura feedbacku - tak chcę, ale… nie daję

Jak ogłaszać zmiany? Praktyczny 4mat

Z teorii w praktykę. Część 1. Mastermind

Z teorii w praktykę. Część 2. Mikrolearning

Z teorii w praktykę. Część 3. Trening celowy

Z teorii w praktykę. Część 4. Introwizja (peer-to-peer coaching)