Die Ermittlung und Analyse des Trainingsbedarfs kann eine separate Fachberatungsdienstleistung darstellen. Die Aufgabe des Trainers besteht dann darin, eine Analyse durchzuführen und später einen Bericht zu formulieren. Er muss nicht der Ausführer der später geplanten Entwicklungsarbeiten sein. Seine Dienstleistung endet mit der Diagnose. Das stellt er in Rechnung.
   
In einigen Fällen führen wir jedoch als Trainer eine so genannte „Small Need Analysis” durch. Wir sprechen hier von einer Situation, in der der Kunde nicht bereit ist, zusätzliche Kosten für diagnostische Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Inerfahrungbringen der Teilnehmerbedürfnisse zu zahlen bzw. in der sich damit eine interne HR-Abteilung befasst. Der Trainer wird beauftragt, ein konkretes Training oder eine Reihe von Trainingskursen in einem vorgegebenen Umfang vorzubereiten. In einer solchen Situation führen wir nur die notwendigen Maßnahmen durch, die es uns ermöglichen, den Auftrag zuverlässig auszuführen und uns gut auf den Unterricht vorzubereiten.

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In der so genannten „kleinen“ Analyse des Trainingsbedarfs werden am häufigsten mehrere Methoden eingesetzt, dazu gehören:

INTERVIEWS
Das Interview ist eine der am häufigsten verwendeten Methoden, um Daten über den Entwicklungsbedarf und die Erwartungen der Projektteilnehmer zu erheben. Im Prozess der „kleinen“ Bedarfsanalyse, der keine separate Dienstleistung darstellt, sondern für die Bedürfnisse kleinerer Trainingsprojekte durchgeführt wird, stellt das Interview neben der Umfrage das einzige Diagnoseinstrument dar.
Meistens führen wir Interviews mit Teilnehmern eines Trainingsprojektes (einigen wenigen Ausgewählten), deren direkten Vorgesetzten und Mitarbeitern der Personalabteilung. In der Regel stehen zwei Formen zur Auswahl: direkte Treffen oder Telefon, bzw. Skype-Gespräche. Die Wahl hängt oft von der geografischen Verteilung der Personen ab, mit denen wir sprechen sollen, und der Anzahl der geplanten Interviews.
   
UMFRAGE VOR DEM TRAINING    
Die Umfrage betreffend den Trainingsbedarf gehört zu den am häufigsten verwendeten Methoden der Datenerhebung über die Entwicklungsbedürfnisse und die Erwartungen der Projektteilnehmer. Die Popularität der Umfrage resultiert hauptsächlich aus organisatorischen und wirtschaftlichen Gründen. Sie ermöglicht die Untersuchung einer großen Gruppe in kurzer Zeit und die Ergebnisse eignen sich leicht für eine statistische Analyse. Heute verzichtet man immer häufiger auf Papierfragebögen und nutzt elektronische Versionen, die per E-Mail versandt werden, oder auf Computerprogramme, die das Ausfüllen des Fragebogens im Internet ermöglichen. Umfragen werden für den Bedarf eines konkreten Trainingsprozesses durchgeführt.
   
ANALYSE DER UNTERNEHMENSUNTERLAGEN    
Der Trainer, der sich auf die Kurse vorbereitet, kann sich an die Personalabteilung mit der Bitte um Zurverfügungstellung aller möglichen Bearbeitungen und Unterlagen bitten, die es ihm ermöglichen, die Besonderheiten der Arbeit der Teilnehmer und ihren Trainingsbedarf besser zu verstehen. Es kann sich dabei um Kompetenzprofile, Ergebnisse regelmäßiger Evaluierungen, Berichte aus früheren Schulungen, Indikatoren zur Beurteilung der Arbeit der Projektteilnehmer, Ergebnisse von DC-Verfahren usw. handeln. Die Analyse solcher Dokumente unterliegt natürlich der absoluten Vertraulichkeit, die voraussetzt, dass der Trainer die erworbenen Informationen ausschließlich für die Vorbereitung eines angemessenen Trainingsdienstes verwenden darf.
   
ARBEITSPLATZBEOBACHTUNG
Die Beobachtung als Methode der Bedarfsdiagnose besteht in der Anwesenheit eines Trainers bei der Arbeit der untersuchten Person und der Durchführung von Beobachtungen zur Diagnose von Kompetenzlücken, aber auch zum Erlernen der Arbeitsspezifik, Atmosphäre, Unternehmenssprache, Vorbereitung geeigneter Werkzeuge (z. B. Szenen, Fallstudien in der Nähe der Realität der täglichen Arbeit der Gruppe). Man muss bedenken, dass die Beobachtung am Arbeitsplatz nicht immer die Möglichkeit bietet, genau das Verhalten wahrzunehmen, welches wir erwarten. Stellen wir uns vor, wir wollen sehen, wie die jeweilige Person mit „schwierigen Kunden“ zurechtkommt. Es kann nämlich vorkommen, dass es während einer ganztägigen Beobachtung keine Situation gibt, in der sich diese bewähren kann.
Es gibt Situationen, in denen wir von der Beobachtung nicht profitieren können. Stellen Sie sich vor, wir würden gerne die Arbeit von Bankberatern bei den Verhandlungen über den Verkauf von Produkten für einen Firmenkunden beobachten. Die Ernsthaftigkeit der Gespräche und die Vertraulichkeit der Informationen machen es schwierig, einen Trainer bei diesen Treffen beiwohnen zu lassen.

Rafał Żak – Trainer, Coach, Autor, Redner. Er beschäftigt sich mit der Entwicklung von Menschen und Organisationen. Er fördert die evidenzgestützte Entwicklung. Autor der Bücher „Rozwój osobisty. Instrukcja obsługi” und „Nie myśl, że NLP zniknie”. EPALE-Botschafter.