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L'identification et l'analyse des besoins en formation peuvent constituer un service de conseil spécialisé distinct. Ensuite, le formateur a pour tâche d’analyser puis de formuler un rapport. Il n’est pas nécessaire que ce soit un contractant d’activités de développement planifiées ultérieurement, son service se termine par un diagnostic (et avec les factures correspondantes).

Dans certains cas, cependant, en tant que formateur, nous effectuons une "petite analyse des besoins". Nous parlons ici d'une situation dans laquelle le client n'est pas disposé à payer un supplément pour les activités de diagnostic liées à la satisfaction des besoins des participants ou bien cette action est effectuée par le service des ressources humaines interne. Le formateur reçoit un ordre pour préparer une formation spécifique ou une série de formations dans un champ prédéterminé. Dans cette situation, nous n'exécutons que les activités nécessaires qui nous permettent d'exécuter l'ordre avec diligence et de bien préparer les cours.

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Dans la soi-disant « petite analyse » des besoins en formation, plusieurs méthodes sont couramment utilisées :

INTERVIEWS

L'entrevue est l'une des méthodes de collecte de données la plus couramment utilisée sur les besoins et les attentes des participants au projet en matière de développement. Dans le "petit" processus d'analyse des besoins, qui n'est pas un service séparé et qui est conçu pour répondre aux besoins de petits projets de formation, l'entretien est souvent le seul outil de diagnostic utilisé après l'enquête.

Le plus souvent, nous discutons avec les participants au projet de formation (quelques-uns choisis parmi les membres du groupe), leurs supérieurs hiérarchiques directs et les employés des ressources humaines. Vous avez généralement le choix entre deux formulaires : réunion directe et appel téléphonique (ou skype). Le choix dépend souvent de la localisation géographique des personnes intéressées et du nombre d'interviews planifiées.

QUESTIONNAIRE DE TRAVAIL PRÉCEDANT LA FORMATION

L’enquête sur les besoins en formation est aussi l’une des méthodes de collecte de données couramment utilisée sur les besoins et les attentes des participants au projet en matière de développement. La popularité de l'enquête est principalement due à des raisons organisationnelles et économiques. Elle vous permet d’étudier un grand groupe en peu de temps et les résultats sont faciles à analyser statistiquement. Aujourd'hui, les questionnaires en version papier sont désuets, des versions informatisées existent et sont envoyées par courrier électronique ou à partir de programmes informatiques permettant de répondre au sondage en ligne. Les enquêtes sont créées pour répondre aux besoins d’un processus de formation spécifique.

ANALYSE DE LA DOCUMENTATION DE LA FIRME

Un formateur préparant les cours peut demander au service des ressources humaines des études et documents éventuels lui permettant de mieux comprendre les spécificités du travail des participants et de leurs besoins en formation. Il peut s’agir de profils de compétences, de résultats d’évaluations périodiques, de comptes rendus de formations précédentes, d’indicateurs permettant d’évaluer la qualité du travail des participants aux projets, de résultats de procédures de DC, etc. L’analyse de ces documents est évidemment assujettie à une clause totale de confidentialité qui prévoit que le formateur puisse utiliser ces informations uniquement pour les besoins de préparation d’un service de formation adéquat.

OBSERVATION EN MILIEU DE TRAVAIL

L’observation en tant que méthode de diagnostic des besoins consiste en la présence d’un formateur pendant l’exécution d’un travail par la personne examinée et effectue ainsi des observations pour le diagnostic des lacunes de compétences, mais aussi pour connaître les spécificités du travail, l’atmosphère, l’argot de la société, la préparation d’outils adéquats (scènes, études de cas proches des réalités du travail quotidien du groupe). Il faut se rappeler que l'observation sur le lieu de travail ne donne pas toujours la possibilité de remarquer exactement les comportements attendus. Imaginons que nous voulions examiner les compétences d’une personne donnée pour traiter avec des "clients difficiles", il se peut même que, au cours d’une observation d’une journée, l’opportunité de montrer une telle situation puisse parfaitement ne pas se produire.

Il y a des situations dans lesquelles on ne peut pas utiliser l'observation. Il suffit d’imaginer que nous aimerions observer le travail des conseillers bancaires qui négocient la vente de produits à une clientèle multinationale. La gravité des conversations et la confidentialité des informations entraînent des réserves pour introduire une tierce personne – le formateur - en guise d’entité supplémentaire.

Rafał Żak – formateur / coach / auteur / orateur. Il s'occupe du développement des personnes et des organisations. Il favorise le développement fondé sur des preuves. Est Auteur des livres "Développement personnel. Instructions d'utilisation "et" Ne pensez pas que la NLP va disparaître ". Ambassadeur d'EPALE.