ok. 6 minut czytania - polub, linkuj, komentuj!

Autorka: Magdalena Pęcak

Czy facylitacja online to po prostu przeniesienie aktywności do świata wirtualnego? Wystarczy znaleźć w nim odpowiedniki flipchartów, post-itów i kółek facylitacyjnych i po kłopocie? Na początku pandemii wydawało się, że to jedno z podstawowych wyzwań. Drugim był brak fizycznego kontaktu z uczestnikami i pomiędzy nimi, będący źródłem obaw o efektywność facylitacji. Dwa lata odsłoniły dla wielu z nas nowe oblicze facylitacji, która w dużej mierze odbywała się w środowisku online. Widzimy korzyści i realne trudności, jesteśmy bogatsi o dwa lata doświadczeń i bardziej świadomi zarówno swojej kompetencji jak również niekompetencji, w niektórych obszarach. Czego się nauczyliśmy, a co jeszcze pozostaje w sferze eksperymentalnej?

Nastawienie do facylitacji online

Na pierwszy plan wysuwa się postawa, a dokładniej rzecz ujmując, nastawienie do facylitacji przez samego facylitatora, czy facylitatorkę. Wiele głosów z początku pandemii skupiało się wokół stwierdzenia „skoro nie możemy stacjonarnie, to zróbmy online, wiemy, że to nie to samo, ale nie mamy wyjścia”. Sama włożyłam dużo wysiłku w to, by zacząć traktować facylitację online jako rozwiązanie dobre samo w sobie, bez tego balastu, że to „produkt zastępczy”. Oczywiście dla osób szczególnie relacyjnych, które w wyjątkowy sposób czerpią energię z grupy, bazują na intuicji i „czuciu” ludzi, brak bezpośredniego kontaktu jest realnym utrudnieniem. Sama jednak zauważyłam, że nastawienie i przygotowanie na inny rodzaj uczestnictwa są kluczowe, by w przestrzeni wirtualnej móc swobodnie i efektywnie pracować. To, co dostrzegam, jako różnicę pomiędzy marcem 2020 a marcem 2022, to autentyczne przekonanie wielu osób, że skuteczność facylitacji online jest tak samo wysoka jak facylitacji stacjonarnej. Co więcej, niektórzy nawet twierdzą, że wyższa.

Technologia wspierająca facylitację

W kwestiach technicznych uporządkowane zostało, jak obserwuję, myślenie o narzędziach. Pokusa jak największej liczby fajerwerków, w postaci różnych narzędzi i aplikacji online została już pogrzebana i ustąpiła miejsca atrakcyjnej prostocie. Kluczowe z pewnością są dwie kwestie – platforma do spotkań, umożliwiająca pracę w breakout roms (w wielu przypadkach przydatną funkcją jest samodzielne dołączanie do wybranych pokoi przez uczestników sesji) oraz wirtualna tablica do wspólnej pracy. Do tego przydaje się aplikacja pozwalająca na szybkie, anonimowe zebranie krótkich informacji od uczestników czy zrobienie szybkiej ankiety. Z powodzeniem w tym celu może być również wykorzystywany czat, zastępujący szybką rundkę czy wymianę skojarzeń, nieco bardziej uciążliwą w wersji online.

To, co może zaskakiwać w kontekście upływu kilkunastu miesięcy pracy w dużej mierze w środowisku online to fakt, że wiele z wspomnianych platform, wirtualnych tablic czy innych narzędzi, wciąż nie jest znanych części uczestników. Również kultura pracy online w różnych firmach kształtuje się w odmienny sposób. Dobrą praktyką jest więc zawieranie kontraktu technicznego (obok facylitacyjnego, znanego nam z pracy na sali), jak również wprowadzenie narzędzi, z których będziemy korzystać, np. poprzez rozgrzewkę z użyciem tego narzędzia czy aplikacji. Gdy pracujemy online, w większym wymiarze zapraszamy uczestników do pracy w mniejszych grupach, a wówczas trudniej wyłapać trudności związane z obsługą platformy. Każde wejście do pokoju, w którym pracuje mała grupa jest dużo silniejszą interwencją, niż delikatne spojrzenie rzucone na sali pozwalające rozeznać się w sytuacji. Ponadto zaglądnięcie do każdej grupy, by udzielić dodatkowych informacji jest niezwykle czasochłonne. Stąd jeszcze większego znaczenia nabiera uważność na przejrzystą strukturę pracy, udzielanie jasnych instrukcji, tworzenie czytelnego i intuicyjnego środowiska do pracy, w tym miejsca do sporządzania notatek. Kolejną dobrą praktyką jest wcześniejsze informowanie uczestników jak będzie przebiegała pracy, z jakich narzędzi będziemy korzystać, szczególnie w dobie ograniczeń systemowych stosowanych w poszczególnych firmach.

Dynamika pracy online

Jak już jednak wiemy, techniczne aspekty, to tylko jedna strona medalu pracy online. Z drugiej mamy wszystkie zagadnienia związane z dynamiką takiej pracy. Wiele już zostało powiedziane na ten temat i wiele pewnie jeszcze słów padnie, bo to wciąż obszar eksploracji i realnie nasza przyszłość. Istotne jest jednak zwrócenie uwagi na chociaż kilka wątków z tym związanych.

Przede wszystkim, jak wspomniałam, online zapewnia inny rodzaj uczestnictwa, w którym mam wrażenie, jeszcze większego znaczenia nabiera dialog. Kiedy sięgam pamięcią do początków pandemii, to mam przed oczami obrazy niezwykle zaangażowanych grup uczestników podczas różnego rodzaju sesji facylitacyjnych. Czy to był wyłącznie efekt mobilizacji, wspólnej walki z wrogiem? A może zmieniliśmy akcenty – nie mogąc być w kontakcie fizycznym zaczęliśmy większą uwagę przykładać do wzajemnego słuchania się, troszczenia o przestrzeń do wypowiedzi dla każdej osoby uczestniczącej w spotkaniu, strukturę spotkania, angażowanie ludzi? Trudno o jednoznaczną odpowiedź. Ostatnio jednak znajomy facylitator podzielił się ze mną takim spostrzeżeniem, że przez online zapraszamy ludzi do swoich domów, do przestrzeni w których żyjemy, wyglądamy razem z nimi przez okno ich mieszkań i że to czyni nas jeszcze bliższymi sobie.

I tu też dochodzimy do jednego z kluczowych wątków spotkań online – nieszczęsnych kamerek, wokół których wciąż toczy się wiele dyskusji. Z jednej strony trudno zaprzeczyć, że bycie w kontakcie, chociaż wzrokowym, z uczestnikami pomaga w prowadzeniu spotkania, że jest też ważne dla samych członków grupy, którzy widząc swoje reakcje czują się bardziej bezpiecznie, a w konsekwencji są w stanie bardziej się zaangażować. Z drugiej strony mamy zbadany, opisany i nazwany syndrom „zoom fatigue”, mówiący między innymi o zmęczeniu nieustannym byciem w kontakcie z własnym wizerunkiem czy skupieniem na odczytywaniu sygnałów, które docierając do nas z opóźnieniem utrudniają komunikację, obniżając poczucie zaufania i bezpieczeństwa. I jak tu złapać złoty środek? W przypadku szkoleń coraz częściej decyduję się na wariant łączony – zaznaczając kiedy włączone kamery rzeczywiście będą znaczącym elementem naszej pracy, a kiedy uczestnicy mogą od nich odpocząć, jeśli tylko czują taką potrzebę. W przypadku sesji facylitowanych trudno znaleźć mi takie momenty, kiedy z pełną odpowiedzialnością mogę zaproponować, żebyśmy patrzyli w czarne okienka. Podejście mogłoby być więc takie, żeby wszędzie tam gdzie włączone kamery nie są niezbędne, dać możliwość ich wyłączania po to, by zwiększyć gotowość do ich włączenia podczas sesji facylitacyjnych. To wymaga całościowego spojrzenia na to, w jakich warunkach i okolicznościach pracują ludzie, jak również przygotowania zaproszonych na spotkanie osób do uczestnictwa w sesji.

Co jednak ważniejsze, biorąc pod uwagę obciążenia wynikające z pracy w środowisku online, rośnie znaczenie szczególnego przygotowania facylitatora, jego namysłu nad tym, w jaki sposób, w tych warunkach zadbać o komfort uczestników i ich poczucie bezpieczeństwa, jak świadomie budować środowisko sprzyjające komunikacji i wspólnej pracy. Już na etapie projektowania sesji facylitacyjnej warto zastanowić się, czym i w jaki sposób zastąpić wszystkie nieformalne i spontaniczne rozmowy, które podczas spotkań stacjonarnych mają miejsce w trakcie przerw kawowych czy wspólnych posiłków. Wydaje się również, że śledzenie dynamiki grupy podczas sesji facylitacyjnej online wymaga od facylitatora większej uwagi i częstszego, niż w spotkaniach bezpośrednich, otwartego pytania ludzi o to jak się mają z celem i sposobem pracy. A zatem pogłębianie świadomości potrzeb grupy i procesów, jakie zachodzą w grupie oraz rozwijanie umiejętności adekwatnego reagowania, po to by stwarzać przestrzeń do ich zaspokojenia staje się jeszcze bardziej kluczowe, niż było do tej pory.

Lepiej stacjonarnie, czy online?

Na koniec chcę się podzielić myślą Orli Cronin, facylitatorki, którą poznałam kilka lat temu podczas Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji organizowanego przez Wszechnicę UJ. W jednym ze swoich artykułów Orla podkreśla wagę celu, dla którego się spotykamy. Zaznacza, że organizacja sesji facylitacyjnej jest związana z potrzebą zebrania ludzi po to, by osiągnęli jakiś cel. To w jakich warunkach się spotykamy – online, stacjonarnie czy hybrydowo, jest wyłącznie formą, którą do tego wykorzystujemy. Myślę, że warto o tym pamiętać, bo to przekierowuje uwagę na konstruktywne wykorzystanie narzędzi, jako sposobu do osiągnięcia tego, co najważniejsze tu i teraz dla danej grupy.

Zobacz także:

Jak rozmawiać w firmie o przyszłości? Porządkowanie złożoności / Angażowanie ludzi / Wariantowe planowanie

Jak przekonać Zarząd do wykorzystania facylitacji w firmie? Czyli o rezultatach facylitacji

Stacja facylitacja - zbiór materiałów