ok. 5 minut czytania – polub, linkuj, komentuj!

Prosty język (ang. plain language) jest jednym ze stylów efektywnej komunikacji. Efektywnej, to znaczy takiej, w której raz czytany tekst:

• jest lepiej rozumiany, 
• jest łatwiej zapamiętywany, 
• szybciej przyswajany.

Prosty język charakteryzuje się klarownością, zrozumiałością i prostotą w przekazywaniu informacji. Teksty napisane w prostym języku są łatwe do zrozumienia dla różnorodnych odbiorców, niezależnie od ich poziomu wykształcenia czy znajomości tematu. W plain language unika się skomplikowanych terminów, długich zdań czy zbędnych ozdobników, co pozwala na szybsze przyswajanie treści i lepsze zrozumienie przekazu. Jest to szczególnie istotne w przypadku tekstów o charakterze informacyjnym, prawnych, edukacyjnych czy publicystycznych, gdzie klarowność i zrozumiałość są kluczowe dla efektywnej komunikacji.

Tymczasem niewielu z edukatorów posługuje się prostym językiem. Dlaczego? Przez lata edukacji, zwłaszcza na poziomie wyższym, uzyskaliśmy kompetencje tworzenia złożonych zdań i używania trudnych wyrazów. Uczono nas, by stosować synonimy zamiast powtarzania tak samo brzmiących wyrazów. Przekonywano nas, że terminy naukowe są tym, co czyni nasz tekst bardziej wartościowym.

Dziś wielu z nas posługuje się językiem zrozumiałym dla mniejszości ludzi: wysoko wykształconych, z naszej branży, z naszej półki edukacyjno-zawodowej. Jednocześnie na salach szkoleniowych czy w webinarowych pokojach on-line spotykamy się z szerokim przekrojem społecznym, często ludzi spoza naszej bańki. Dlatego warto poznać 5 kroków upraszczania tekstów, by były zrozumiałe także dla tych osób, które są niżej wykształcone lub mają z prezentowanym przez nas tematem po raz pierwszy do czynienia.

W tym artykule przedstawiam wybrane reguły merytoryczne i dotyczące frazowania myśli, które sprawiają, że teksty są bardziej przystępne dla szerszego grona odbiorców.

Używaj prostych, powszechnie zrozumiałych wyrazów.

Zacznijmy od przykładu. Pisząc artykuł o koncepcji plain language, możesz napisać: „Przedstawione ujęcie ma charakter modelowy”. Ale możesz to samo stwierdzić, pisząc: „To rozwiązanie może służyć jako wzór”. Kiedy zajrzymy do listy frekwencyjnej 5 tysięcy najpopularniejszych wyrazów w języku polskim, okaże się, że zarówno słowo „ujęcie”, jak i „modelowy” są daleko poza tą listą. Jeśli nie możesz pominąć trudnych wyrazów – dokładnie je wyjaśnij.

Stosuj kropkę miłosierdzia.

Badania Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego nad zdaniami wypowiadanymi przez przeciętnego Polaka udowodniły, że najczęściej budujemy zdania złożone z 13 wyrazów. Tworząc treści powinniśmy dbać, by kropkę stawiać maksymalnie po 20 wyrazie. Nazywamy ją kropką miłosierdzia, prosząc autorów, by mieli litość nad czytelnikiem i nie męczyli go podrzędnie złożonymi, zbyt rozbudowanymi zdaniami. Staraj się wyrażać tylko jedną myśl w jednym zdaniu. Jeśli masz wątpliwość, czy nie budujesz zbyt złożonych zdań – sprawdź, gdzie w twoim zdaniu występuje przecinek, średnik lub myślnik oraz spójniki. Jest wysoce prawdopodobne, że właśnie w tym miejscu dzielisz się odrębną myślą, którą możesz zapisać w osobnym zdaniu.

Krótko, zwięźle i na temat.

Nie podawaj więcej informacji niż potrzeba, aby ludzie zrozumieli twój punkt widzenia. Podawaj tylko ważne informacje. Ogranicz przymiotniki (Usuń wszystkie zbędne przymiotniki). Unikaj pisania o pisaniu (Uprzejmie informuję, że...). Upewnij się, że ważne informacje są łatwe do znalezienia.

Aby to osiągnąć możesz:

• umieścić tę informację na początku tekstu,
• wyróżnić tę informację pogrubieniem,
• umieścić tę informację w ramce.

Pokochaj osobowe formy czasownika.

Osobowe formy czasownika to różne warianty czasownika, które odnoszą się do różnych osób i liczby. W języku polskim osobowe formy czasownika obejmują trzy osoby: pierwszą, drugą i trzecią oraz różne formy dla liczby pojedynczej i liczby mnogiej. Stosowanie osobowych form czasownika sprawia, że odbiorca może łatwiej ustalić, kto jest adresat, a kto nadawcą, skuteczniej angażując odbiorcę. Osobowe formy czasownika pozwalają też wyrazić szacunek lub uprzejmość w stosunku do rozmówcy.

Buduj przejrzyste wypowiedzi.

Unikaj zjawisk gramatycznych, które zmieniają naturalny porządek informacji w zdaniu. Co to znaczy?

• pisz w stronie czynnej zamiast biernej:

zamiast: „Cele edukacyjne są realizowane poprzez udział w szkoleniu”

napisz: „Udział w szkoleniu realizuje cele edukacyjne”.

• buduj zdania pozytywne:

zamiast: „Nie wychodź przed końcem zajęć”

napisz: „Zostań do końca zajęć”.

• unikaj metafor i frazeologizmów:

zamiast: „Chodzę z głową w chmurach”

napisz: „Jestem zamyślony”.

• unikaj zaimków:

zamiast: „One umożliwiają Twój rozwój”

napisz: „Te zajęcia umożliwiają twój rozwój”.

• unikaj imiesłowów:

zamiast: „Weź udział we wszystkich zajęciach umożliwiających Twój rozwój”

napisz: „Weź udział w zajęciach, które umożliwiają Twój rozwój”.

Korzyści wynikające z zastosowania prostego języka ma każdy czytelnik. Używanie plain language jest ważne z wielu powodów:

• Zwiększa zrozumienie: plain language eliminuje zbędne skomplikowania językowe, dzięki czemu tekst staje się łatwiejszy do zrozumienia dla szerokiego spektrum odbiorców, niezależnie od ich poziomu wykształcenia czy znajomości języka.
• Poprawia efektywność komunikacji: dzięki prostemu językowi komunikacja staje się bardziej skuteczna. Osoby czytające tekst w plain language są mniej narażone na błędne interpretacje czy niejasności, co może przyczynić się do lepszego zrozumienia przekazywanej informacji.
• Wspiera inkluzję: plain language eliminuje bariery społeczne i językowe, co sprzyja inkluzji i umożliwia dostęp do informacji osobom o różnych umiejętnościach czy specjalnych potrzebach, takim jak osoby z niepełnosprawnościami czy osoby, dla których język polski nie jest językiem ojczystym. Także dzieci i seniorzy są naturalnymi odbiorcami prostego języka.
• Ułatwia podejmowanie decyzji: jasność i zrozumiałość tekstu ułatwia odbiorcom szybkie przyswajanie informacji i pomaga szybciej przejść do działania.
• Podnosi jakość usług i produktów: stosowanie plain language w dokumentacji produktowej, instrukcjach obsługi czy umowach pozwala firmom i instytucjom zapewnić lepszą obsługę klientów poprzez jasne i zrozumiałe przekazywanie informacji.

W rezultacie, używanie plain language jest kluczowe dla skutecznej komunikacji w różnych obszarach życia i pracy. Wdrażając omówionych w artykule 5 kroków, twórcy tekstów mogą znacząco poprawić skuteczność komunikacji, sprawiając, że ich treści będą bardziej dostępne.

dr Natalia Marciniak-Madejska - socjolożka, edukatorka, działaczka społeczna. Dyrektorka Działu Projektów Rozwojowych i Centrum Dostępności w SENSE consulting. Wykładowczyni akademicka i konsultantka w zakresie projektowania uniwersalnego, prostego języka, zarządzania projektami i inkluzywnego zarządzania. Autorka publikacji na temat inkluzji społecznej osób z niepełnosprawnościami. Członkini Krajowej Rady Konsultacyjnej przy Pełnomocniku Rządu ds. Osób z Niepełnosprawnościami (2017-2021). Społecznie zarządza organizacjami działającymi na rzecz osób z niepełnosprawnościami oraz kołem gospodyń wiejskich. Ambasadorka EPALE. 

Zobacz także:

O dostępności opowiadać dostępnie  

Wszystkie te małe rzeczy – o dostępności w sali warsztatowej  

Standard WCAG nie taki straszny, jak go malują. Kilka refleksji o dostępności cyfrowej w edukacji

Tekst łatwy do czytania = tekst dostępny dla wszystkich