ok. 4 minut czytania – polub, linkuj, komentuj!

Jesteś Sołtyską lub Sołtysem? Działasz w KGW? Organizujesz zebrania na wsi? Chcesz żeby były one bardziej efektywne? A może chcesz poprawić ich jakość? Jeśli tak, to przeczytaj koniecznie ten wpis, który powstał na bazie wielu moich doświadczeń związanych z organizacją zebrań w różnych środowiskach lokalnych.

This work Udane zebranie is licensed under Creative Commons Attribution 4.0 International

Na początku często pojawia się pytanie “Udane zebranie” czyli jakie? Gdy zapytałam o to kilkadziesiąt osób działających na wsi to usłyszałam, że UDANE, to takie: 

• o którym informacje (data, godzina, miejsce, temat przewodni) przekazuje się odpowiednio wcześniej, nie w ostatnim momencie;
• ma określony czas trwania i ten czas jest pilnowany przez organizatora;
• na którym są ludzie ze społeczności (mniej lub bardziej zainteresowani tematem);
• uczestnicy zebrania siedzą w kręgu lub przy stołach - wzajemnie się widzą;
• każda obecna osoba ma szansę zabrać głos i wyrazić swoje zdanie;
• uczestnicy rozmawiają na forum, wspólnie, z otwartością i bez tajemnic, nie w podgrupach (o ile nie jest to wymagane);
• ludzie słuchają się wzajemnie, rozmawiają, nie krzyczą i nie kłócą się;
• na którym jest lista konkretnych tematów do omówienia, a także przestrzeń na wolne wnioski;
• na którym zawsze można zapytać lub dopytać jeśli coś jest niejasne.

Jakie zebrania możemy organizować na wsi?

• zebranie wiejskie/sołeckie - organ uchwałodawczy sołectwa. Jest to ciało kolegialne, czyli wieloosobowe, w którego skład wchodzą stali mieszkańcy sołectwa wyrażający swą wolę poprzez podejmowanie uchwał. Uchwałami zebrania wiejskiego przyjmowane są wnioski, zajmowane stanowiska i wydawane opinie. Jednak aby uchwała była prawomocna, zebranie wiejskie musi być skutecznie zwołane i prawomocnie procedowane. Stanowi o tym statut sołecki, który określa w szczególności organizację i zadania organów jednostki pomocniczej. 

• zebranie cykliczne - organizowane min. raz w miesiącu, charakterystyczna jest wtedy stałość utrzymania serii zebrań, konsekwencja w ich realizacji, a często też z góry ustalona, konkretna data i miejsce.

• walne zebranie (dot. KGW/ngo) - odbywają się min. 1 raz w roku, przedstawiane jest w trakcie jego trwania sprawozdanie i udzialane absolutorium dla zarządu. 

• zebranie zarządu (KGW/ngo) - podejmuje się na nich m.in. decyzję o przyjęciu, wykluczeniu lub rezygnacji w kontekście przynależności do organizacji, omawiane są na nich sprawy dot. zarządu, często ustalane też są propozycje na zebrania całego zespołu organizacji.

• zebranie “akcyjne” - organizowane są, gdy coś się zadzieje, gdy pojawia się niespodziewane działanie lub nagła sytuacja, często są organizowane też tuż przed wydarzeniem jako forma “odprawy” dla realizatorów różnych działań.

This work Przebieg zebrania is licensed under Creative Commons Attribution 4.0 International

Jeśli wiemy, że mamy zorganizować zebranie, warto przygotować się do tego wydarzenia i zaplanować jego przebieg oraz ustalić plan jego realizacji. Warto w takiej sytuacji pamiętać o kilku ważnych elementach, stanowiących całość, wśród nich:

1. Przygotowanie planu - kiedy?, gdzie?, o czym?, po co? dlaczego? z kim?
2. Zaproszenie, poinformowanie uczestników - społeczności lokalnej.
3. Przygotowanie przestrzeni.
4. Powitanie uczestników
5. Przedstawienie agendy zebrania.
6. Poznanie oczekiwań i potrzeb osób uczestniczących.
7. Omówienie zagadnień - propozycje, dyskusja, decyzje, wnioski.
8. Podsumowanie ustaleń.
9. Oddanie przestrzeni na wolne wnioski.
10. Podziękowanie uczestnikom za udział i przekazanie informacji o terminie kolejnego zebrania.

Trudne sytuacje na zebraniach, czyli na co warto zwrócić uwagę. Poniżej kilka elementów, które dość często mogą się zdarzyć i w dużej mierze mieć wpływ na odbiór i jakość zebrań. Najczęściej są to kwestie związane z: 

1. logistyką - za mała/za duża sala, ciemna sala, zbyt zimno/zbyt gorąco za mało krzeseł dużo krzeseł, a mało ludzi, brak prądu, nie działający sprzęt, źle dobrany termin;
2. brakiem motywacji - nieidentyfikowanie się z pomysłami/działaniami podejmowanymi na wsi, zmęczenie, marazm życiowy, nie podejmowanie działań obawa przed oceną, a także głośne wyrażanie komunikatu w imieniu całej społeczności “nie chce nam się”, “po co to robić?”, “wymyśliłaś/eś? to sobie rób!”;
3. krytykowaniem - wszystko na “nie”, podważanie autorytetu zarządu/ sołtysa/ sołtyski, negatywne nastawienie, zachęcanie innych do podobych zachowań, opór; 
4. milczeniem - pozostawianie pytań bez odpowiedzi, nieustająca cisza, nie reagowanie na momenty interakcji, strach/lęk, charakter, presja grupy.

Wszystkie powyższe czynniki mogą bardzo skutecznie zakłócić nawet najlepiej przygotowane, merytoryczne zebranie. Nie wolno ich lekceważyć. Warto pamiętać o tym, że często ludzie nie zapamiętają treści, a skupią się na swoich doświadczeniach związanych z uczestnictwem w zebraniu. Świadomość trudności, które mogą wystąpić może pomóc, w lepszym, bardziej skrupulatnym przygotowaniu zebrania. Ważne jest, by do organizacji zebrań podchodzić z dużą dozą otwartości na ludzi. Istotne jest też dobre planowanie, posiadanie planu “B” oraz pozytywne nastawienie, do tego co nas może na zebraniu spotkać. Reszta zrealizuje się wtedy bez większego problemu, a nawet jest szansa, że z dużym sukcesem.

Karolina Suska – socjolożka, edukatorka, tutorka. Trenerka WenDo. Absolwentka UJ, Szkoły Liderów PAFW i Akademii Liderów Kultury. Członkini Rady Kobiet działającej przy Ministerstwie Rolnictwa. Aktywistka zafascynowana pracą na rzecz lokalnych społeczności, ze szczególnym uwzględnieniem działań na rzecz kobiet. Pasjonatka odkrywania potencjału drzemiącego w ludziach. Twórczyni strony na FB: "Kobiety na wsi by Karolina Suska". Ambasadorka EPALE.

Zobacz także:

Aktywność na wsi? To możliwe!

Liderka na wsi, czyli o ważnej roli kobiet

Jak skutecznie działać społecznie?

11 kroków do aktywności

10 pomysłów dla Sołtysek i Sołtysów