ok. 4 minuty czytania - polub, linkuj, komentuj!

Kick-off meeting to spotkanie otwierające projekt. Czasem nazywane jest także spotkaniem startowym, inicjującym. A jak wiadomo dobry start przydaje się nie tylko w sprincie, ale także w projektach długodystansowych. Warto zadbać o jego jakość.

Tego rodzaju spotkania najczęściej kojarzone są z rozpoczęciem projektu. Może to być projekt w miejscu pracy, może to być projekt we współpracy między różnymi organizacjami, może to być projekt w partnerstwie międzynarodowym. W logice kick-off meeting nie ma znaczenia czego dotyczy projekt i jaki jest jego charakter. Celem spotkania jest po prostu dobry początek.

^{Photo by Aziz Acharki on Unsplash}

Myślę, że nikogo nie muszę przekonywać, że dobry początek ma znaczenie. Nie tylko ustalane są zasady, cele, podział pracy, ale także (a moim zdaniem przede wszystkim) uruchamiana jest dynamika projektu, relacje między uczestnikami, motywacja do działania. Optymalnie jest, jeśli wszyscy uczestnicy projektu mogą wziąć udział w spotkaniu startowym. W projektowej praktyce różnie jednak z tym bywa. Uczestniczyłam już w spotkaniach, kiedy cześć uczestników była online. Nie jest to rozwiązanie optymalne, ale przy odpowiednich kompetencjach i pomysłowości lidera/moderatora da się to także sensownie zorganizować.

Spotkania tego typu mają zasadniczo dwa cele. Pierwszy dotyczy spraw organizacyjnych. Sprawy, które warto omówić i ustalić to:

• role poszczególnych osób w zespole
• zadania przypisane konkretnym osobom i ich odpowiedzialności
• zasady i kanały komunikowania się
• agenda, najważniejsze terminy (i konsekwencje ich nieprzestrzegania)
• wskaźniki realizacji projektu
• zasady finansowania i rozliczania zadań.

Podczas kick-off meeting przypomina się także cele i główne założenia projektu. Teoretycznie wszyscy uczestnicy spotkania powinni je dobrze znać. Dobrze jest jednak je przypomnieć i upewnić się, że wszyscy uczestnicy tak samo je postrzegają i interpretują. Warto także się upewnić, czy wszyscy mają dostęp do informacji i czy ktoś pod tym względem nie czuje się marginalizowany.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepiej wypadają spotkania inicjujące projekty, które są dobrze przygotowane nie tylko organizacyjnie, ale także merytorycznie. Najlepsze wspomnienia mam z takich spotkań, na które wszyscy uczestnicy przyjeżdżali przygotowani i z odrobionym „zadaniem domowym”. Najczęściej były to dokumenty lub raporty do przeczytania, wypełnienie merytorycznych formularzy, opracowanie i zaprezentowanie konkretnego zagadnienia. Było to o tyle istotne, że od samego początku współpracowaliśmy, dzieliliśmy się zadaniami, ujawnialiśmy własne kompetencje i możliwości. Takie podejście minimalizuje też ryzyko „zawieszania się na liderze”.

Drugi cel kick-off meeting dotyczy relacji w zespole. Spotkanie inicjujące projekt jest także po to, aby umożliwić uczestnikom poznanie się, zbudowanie porozumienia i doświadczenie współpracy. Z tego powodu tak ważne jest miejsce realizacji spotkania, przerwy kawowe, nieformalne rozmowy i wspólne wykonywanie zadań. Tu organizatorzy spotkania mogą się wykazać dużą kreatywnością. Najczęściej proponowane są gry interakcyjne, wspólne muzykowanie, prace kreatywne, zwiedzanie, spacery, wycieczki w myśl zasady walk and talk, ale też wspólne spotkanie przy stole – im mniej formalne, tym lepiej.

Ten integracyjny wątek spotkania to dobra inwestycja na przyszłość. Chociaż spotkałam się także z opiniami, że jest to strata czasu i pieniędzy, to nadal uważam, że nie warto tego etapu w procesie zarządzania projektem pomijać. Projekt to przecież przede wszystkim ludzie, którzy z jakichś powodów chcą połączyć siły dla realizacji celu, który wszyscy postrzegają jako ważny. Dynamiki grupy nie da się oszukać. Można ją jednak wykorzystać, aby zwiększyć efektywność pracy. Konflikty są nieuniknione, ale można nimi odpowiedni zarządzać. Bardzo subiektywnie, na podstawie moich projektowych doświadczeń, mogę stwierdzić, że najczęściej dotyczą one różnic w podejściu do terminów i zasad. W zespołach zróżnicowanych kulturowo jest to zazwyczaj mocniej ujawniane.  

Projektując spotkania startowe ważne jest, aby zaproponować takie formy pracy, które grupę ludzi, którzy widzą się najczęściej po raz pierwszy zamienią w zespół. Wówczas mamy szansę, aby rozpoznać preferowane role i style działania poszczególnych osób, aby rozpoznać ich mocne i słabsze strony. Istotny jest tu dobór zadań. Warto się postarać, aby miały charakter addytywny, co oznacza, że ich wynik zależy od wkładu pracy i zaangażowania wszystkich członków zespołu. Jeśli dołożymy do tego dobre emocje i trochę humoru, początek projektu ma szansę rzeczywiście być dobry.

Na koniec jako ilustrację tych ogólnych wskazówek chcę wskazać przykład rozwiązań zastosowanych podczas jednego z kick-off meetings, w którym ostatnio uczestniczyłam. Integrowaliśmy się poprzez Lego Serious Play (co było zrozumiałe, bo spotykaliśmy się w Danii) i przez spotkania typu eat, think and drink. Te nieformalne spotkania były niezwykle twórcze. Merytorycznie pracowaliśmy w zespołach eksperckich nad obszarami tematycznymi, które obejmuje projekt. Spotkania oczywiście były otwarte dla wszystkich zainteresowanych. Było naprawdę inspirująco! Każdy wyjechał z dobrym nastawieniem i konkretnymi zadaniami do zrealizowania.

dr hab. Małgorzata Rosalska – pedagog, doradca zawodowy, adiunkt w Zakładzie Kształcenia Ustawicznego i Doradztwa Zawodowego na Wydziale Studiów Edukacyjnych Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Specjalizuje się w problematyce z zakresu doradztwa edukacyjno-zawodowego, polityki rynku pracy, edukacji dorosłych i polityki oświatowej. Ambasadorka EPALE.

Zobacz także:

EMPOWER – stare/nowe wyzwanie dla doradców zawodowych

Odwrócona klasa w doradztwie zawodowym

Zrób sobie test!

Czy Twój zawodowy świat też jest (do) BANI?

Rekomendacje dla uczelnianych biur karier

Uczelniane biura karier 2022

Czy zdalne praktyki zawodowe mają sens?

Co warto brać pod uwagę planując praktyki zawodowe?