Złodziejami czasu nazywamy wszelkie przeszkody, jakie napotykamy w życiu codziennym,   tych problemów możemy być my sami, lub nasze otoczenie. Ważne, byśmy sobie potrafili odpowiedzieć na pytanie - co nam najbardziej przeszkadza w realizacji wyznaczonych celów.

Złodzieje czasu:

• Zbyt częste i długie rozmowy telefoniczne. Zarówno prywatne jak i te zawodowe zajmują nam bardzo dużo czasu. Zastanówmy się, czy nie możemy ich skrócić, by skupić się na tym co najważniejsze. Szanujmy czas naszego rozmówcy a załatwianie spraw prywatnych w godzinach pracy ograniczmy do niezbędnego minimum.
• Narady i zebrania. Trwają one zazwyczaj za długo i nie prowadzą do konstruktywnych wniosków. Często współpracownicy, jak i my sami nie jesteśmy dobrze do nich przygotowani co powoduje stratę czasu wszystkich zebranych osób.
• Z chronicznym odkładaniem, mamy do czynienia, gdy brak jest bodźców mobilizujących do terminowego zakończenia zadań. Często najtrudniejsze do wykonania są te zadania, które wymagają od nas dużo czasu. Niektórzy wykorzystują metodę „sera szwajcarskiego”, czyli rozkładają duże zadanie na wiele małych 5 – 10 minutowych. Znacznie łatwiej wygospodarować w ciągu dnia 10 minut niż np.: 2 godziny. W jednym dużym zadaniu, które w tym przypadku zostało przyrównane do kawałka żółtego sera robione się dziury. Te dziury to realizowane drobne czynności na które składa się całe zadanie. Po jakimś czasie, dziur czyli gotowych części dużego zadania jest tak wiele, że ser znika i cel zostaje osiągnięty.
• Umiejętność ustalania priorytetów. To poważny problem zwłaszcza dla tych, którzy chcąc wykonać swoją pracę możliwie najlepiej, w dobrej wierze próbują załatwić wiele spraw na raz. Nie możemy się rozdrabniać. Musimy mieć jasno sformułowany cel i koncentrować się na najważniejszych działaniach.
• Brak asertywności. Niejednokrotnie z wielkim trudem przychodzi nam powiedzenie słowa „nie” kiedy inni proszą nas byśmy pomogli, czy też za nich wykonali jakąś część pracy. Obłożeni własnymi obowiązkami pomagając innym, wykonując za innych ich pracę pozostajemy po godzinach i próbujemy nie popaść w coraz większą frustrację. Brakuje nam czasu na wszystko.
• Bałagan w miejscu pracy. Są osoby które uwielbiają swój twórczy nieład. Jednak często utrudnia on pracę, gdyż zamiast sięgnąć po dokument, czy ostatnie sprawozdanie, rozpoczynają wielkie poszukiwania, które zabierają cenny czas.
• Problemy związane z komunikacją. Brak właściwej komunikacji, która spowodowana jest opóźnieniami i niepełnym przekazywaniem komunikatu rodzi poważne utrudnienia.
• Jeśli pracujemy w biurze problematyczni mogą być goście przychodzący z zewnątrz jak i współpracownicy, którzy odrywają od pracy. Niezapowiedziane wizyty jednych i drugich to poważny problem. I o ile można współpracowników „wychować” i nauczyć, że w godzinach rannych i południowych pracujemy koncepcyjnie i nie ucinamy sobie przyjaznych pogawędek, a z wszelkimi mniej ważnymi problemami mogą przychodzić ok. godziny 14:00, kiedy to statystycznie rzecz biorąc, nasza krzywa wahań sprawności psychofizycznej jest nico niższa, tak trudno jest odmawiać gościom z zewnątrz.

Jak lepiej zarządzać sobą w czasie?

Brak samodyscypliny to jeden z najpoważniejszych złodziei czasu. Samodyscyplina zależy tylko od nas. Samoświadomość i znajomość swoich mocnych i słabych stron może być szczególnie pomocna w zarządzaniu sobą w czasie. Dodatkowo znajomość technik gospodarowania czasem może wspomóc działania związane z racjonalną organizacją czasu.

Nauczmy się wykorzystać regułę 60/40, która mówi, że należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, czyli jego 60% a rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków: 60% zajęcia zaplanowane; 20% sprawy nieprzewidziane (np.: niezapowiedziane wizyty osób z zewnątrz); 20% działania spontaniczne i społeczne (np.: mniej formalne rozmowy ze współpracownikami). Krzywe wahań sprawności psychofizycznej to specyficzna cecha każdego człowieka, która podlega określonym wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem. Wyróżniamy następujące typy „ranne ptaszki”, „śpiochy”, „nocne marki”. Żaden z nich nie pracuje ani lepiej ani gorzej. Po prostu, ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o innych porach. Tzw. ranne ptaszki szczególnie wydajnie pracują rano, a po południu szybciej odczuwają zmęczenie. Osoby o późnym rytmie efektywniej pracują przed południem i potrafią pracować dłużej. Niektórzy nawet do późnych godzin nocnych.

Dla prawidłowego rozplanowania czasu pracy, bardzo ważne jest poznanie własnego rytmu dnia. Należy korzystać ze swego organizmu zgodnie z jego naturalnym rytmem, planując sobie dzień z uwzględnieniem krzywej wydajności, znacznie zwiększymy efektywność naszej pracy.

Źródło: Lothar J. Seiwert – Jak organizować czas, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1998