ok. 4 minuty czytania – polub, linkuj, komentuj!

Ten tekst to mała “ściągawka” dla osób początkujących, które działają w ngo i mają zamiar pisać swoje pierwsze projekty społeczne. Powstał na bazie rozmowy z przedstawicielami m.in. stowarzyszeń i fundacji działających w małych społecznościach lokalnych, którzy kilkakrotnie sygnalizowali potrzebę zapoznania się z podstawowymi elementami projektów społecznych.
Projekt społeczny to przedsięwzięcie odpowiadające na zidentyfikowaną potrzebę, zmierzające do osiągnięcia jasno sformułowanych celów w określonym czasie i budżecie.

Podstawowe elementy projektu

1. Diagnoza problemu jest to forma badania, które odpowiada na pytanie: „jak jest” w kontekście danej społeczności lokalnej, w której chcemy realizować projekt. Opracowanie jej jest niezbędnym elementem poprawnie zaplanowanego procesu wprowadzania zmian - zarówno, jeśli planowane są całkowicie nowe rozwiązania, jak i gdy konieczność dokonania konkretnych zmian wynika z sytuacji bieżącej. Diagnoza może mieć trzy wymiary:

• szeroki kontekst społeczny – informacje dotyczące problemu w szerokiej skali, np. kraju, bazujące na wiarygodnych źródłach, ogólnopolskich i reprezentatywnych badaniach czy statystykach (twarde dane, wskaźniki, ekspertyzy itd.);
• wąski kontekst społeczny – informacje dotyczące problemu w interesującej nas skali lokalnej, np. regionie;
• sytuacja grupy docelowej – zarówno dane zewnętrzne, jak i wewnętrzne odnoszące się do wybranej grupy docelowej, w tym wynikające z dotychczasowych działań organizacji, ewaluacji innych projektów itd.

2. Cel główny i cele szczegółowe, określają one konkretne, dostosowane do potrzeb i okoliczności, mierzalne i weryfikowalne, a także realne - osiągalne oraz określone w czasie rezultaty. Bardzo często opierają się o metodologię SMART.

Specific – jasno określony;

Measurable – mierzalny;

Achievable – osiągalny;

Related – powiązany z misją organizacji;

Timed – określony w czasie.

^{Photo by Brands&People on Unsplash}

3. Metody działania, są to możliwe rodzaje form realizacji zamierzeń projektowych. Tworząc projekt warto zadbać o różnorodność w tym zakresie. Wśród metod możemy wymienić np. warsztaty, szkolenia, debaty, konferencje, wystawy, wernisaże, spotkania tematyczne, gry terenowe. W dobrym projekcie metody działania są trafne, co oznacza, że odpowiadają na realne potrzeby odbiorców. Punktem wyjścia do planowania konkretnych metod powinien być pomysł na rozwiązanie zidentyfikowanego przez nas problemu.

4. Harmonogram działań jest rodzajem „kalendarza”, w którym dla każdej sekcji jest określone jakie zasoby będą niezbędne do realizacji projektu oraz jakie zadania będą w tym czasie wykonywane. W trakcie realizacji trzeba zwracać uwagę na zadania i daty zaplanowane w harmonogramie.

5. Produkty i rezultaty projektu. Produkty wskazują konkretnie co w ramach projektu zostanie zrobione. Rezultaty natomiast określają jakie zmiany nastąpią w wyniku realizacji projektu. Są one wynikiem działań projektowych. Pokazują, na ile zamierzony cel został osiągnięty.

6. Zasoby potrzebne do realizacji projektu, mogą być rzeczowe np. urządzenia, sprzęty, infrastruktura, narzędzia, maszyny, surowce, produkty itp. Mogą to być też zasoby ludzkie czyli osoby pracujące na rzecz projektu - specjaliści realizujące konkretne zadania, które nie uczestniczą w zarządzaniu, a realizują zadania projektowe.

7. Budżet projektu to plan finansowy, w którym znajduje się zestawienie:

• wszystkich przewidywanych kosztów, które są niezbędne przy realizacji działań w trakcie projektu;
• przychodów, które sfinansują te koszty (m.in. najważniejszym planowanym przychodem jest dotacja, o którą się staramy, pisząc wniosek)
• w określonym czasie (czasie realizacji projektu).

Cechy dobrego budżetu projektu:

• Musi mieć ścisły związek z zaplanowanymi działaniami, które chcemy podejmować, realizując projekt / zadanie publiczne;
• Kwoty figurujące w budżecie muszą mieć swoje arytmetyczne uzasadnienie, muszą także wynikać z aktualnych cen i kosztów produktów i usług, które będziemy kupować;
• Powinien zawierać wszystkie koszty związane z prowadzeniem projektu / zadania publicznego przez naszą organizację (również tzw. administracyjne/pośrednie – związane z utrzymaniem biura, księgowością, czynszem, eksploatacją);
• Stanowi przybliżenie rzeczywistych kosztów; jeśli jednak rozbieżność między planowanym i rzeczywistym budżetem jest znaczna, należy zwrócić się do donatora, grantodawcy, zleceniodawcy z pytaniem o możliwość modyfikacji budżetu.

8. Monitoring i ewaluacja. Monitoring jest narzędziem, które umożliwia odpowiedź na pytanie, czy projekt zakończył się sukcesem. Chcąc skutecznie monitorować projekt, warto poszukać odpowiedzi na następujące pytania: 

• Czy podejmowane działania prowadzą do zaplanowanego rezultatu? 
• Czy założenia tego działania wymagają przeformułowania? 
• Czy osiągane rezultaty prowadzą do osiągnięcia celów? 
• Czy środki uruchamiane są zgodnie z harmonogramem? 
• Czy beneficjenci zachowują się zgodnie z oczekiwaniem? 

Ewaluacja to natomiast sprawdzenie, czy w wyniku podejmowanych w projekcie działań powstały spodziewane rezultaty oraz czy te rezultaty przełożyły się na realizację celów projektu. Taka ocena może być dokonywana na bieżąco, czyli przez cały czas, równolegle do procesu monitorowania. Na zakończenie projektu przeprowadza się tzw.ewaluację końcową, będącą ostatnią fazą zarządzania projektem.

9. Rozliczenie projektu polega na udokumentowaniu wykonania zaplanowanych działań, poniesionych kosztów kwalifikowalnych oraz wykazania postępów w realizacji wskaźników produktu i rezultatu. Warto pamiętać o tym, że rozliczeniem projektu zajmujemy się w finalnej fazie działań, po zrealizowaniu wszystkich projektowych aktywności. Należy pamiętać o tym, by rozliczenie projektu zostało złożone w terminie i w formie (elektroniczna lub wersja papierowa), które ściśle określa regulamin projektu.

Karolina Suska – socjolożka, edukatorka, trenerka, tutorka. Absolwentka UJ, Szkoły Liderów PAFW i Akademii Liderów Kultury. Wiejska aktywistka zafascynowana pracą na rzecz lokalnych społeczności, ze szczególnym uwzględnieniem działań na rzecz kobiet. Pasjonatka odkrywania potencjału drzemiącego w ludziach. Ambasadorka EPALE.

Zobacz także:

O promocji KGW online słów kilka...

Projekty rozwojowe na rzecz KGW

CWL - miejsce, które wspiera

Biblioteczny dobrostan

Edukacja dorosłych na wsi

 Rozwój publiczności w praktyce