Originalsprache: Polnisch

Warum erfreut sich die Fazilitation nunmehr solch großen Interesses? Man kann annehmen, dass es sich hier nur um eine Modeerscheinung handelt... Wahrscheinlicher ist jedoch, dass es sich hierbei um ein authentisches Bedürfnis handelt.

Wir suchen nach Instrumenten, die das Engagement und die Mitverantwortung erhöhen und es Gruppen und Teams ermöglichen, effektiv an komplexen Problemen zu arbeiten. In solchen Momenten greifen wir auf die Fazilitation zurück. Eine beträchtliche Anzahl von Unternehmen wendet sie in so sensiblen Phasen wie der Implementierung von Änderungen, der Erarbeitung von Lösungen, der Problemlösung, der Entscheidungsfindung oder der Strategieentwicklung an.

Fazilitation wird dabei als eine Dienstleistung mit einem spezifischen Umfang, spezifischen Standards und Anwendungen verstanden. Jetzt sprechen wir jedoch über spezifische Anforderungen an Fazilitatoren und ihre Kompetenzen. Was wir brauchen, ist ein Verständnis dafür, was Fazilitation ist und nicht ist. Paradoxerweise ist es nicht einfach. Dabei faszilitieren wir sehr oft. Das Wort „Fazilitation“ wird in verschiedenen Kontexten verwendet.

Was ist jedoch Fazilitation? Wann lohnt es sich, sie zu anzuwenden? Welche Einschränkungen hat sie? Welche Rolle spielt ein Fazilitator?

Altes und neues Werkzeug zugleich

In ihren Grundannahmen soll die Fazilitation die Arbeit der Gruppe so beeinflussen, damit diese die besten Ergebnisse in einer optimalen Zeit und mit der größtmöglichen Nutzung des Potenzials der Teilnehmer erzielen. Es scheint, als ob die Annahmen betreffend diese Arbeitsweise nicht neu sind. Die Fazilitation wird seit vielen Jahren eingesetzt. Sie ist auch in Polen seit sehr langer Zeit präsent. Sie funktionierte jedoch im Vorbeigehen, ohne dass ihr ein bestimmter Name gegeben oder sie als konkrete Arbeitsweise ausgewiesen worden wäre.

Wann laden Organisationen in Polen einen Fazilitator zur Mitarbeit ein?

Über die Effektivität von Meetings bzw. über deren Mangel an Effektivität könnte man viel schreiben. Widersprüchliche Interessen, fehlende Agenda, Verteidigung der eigenen Rechte, fehlender Raum für jeden Meetingteilnehmer sind nur die Spitze des Eisbergs.

Eine häufige Voraussetzung für Fazilitation ist die Bereitschaft bzw. das Bedürfnis, sich inhaltlich in den Arbeitsprozess des Leaders einzubringen. Der Fazilitator übernimmt die Verantwortung für den Gruppenarbeitsprozess. Dank der Einladung des Fazilitators zur Zusammenarbeit kann der Leader sich komplett inhaltlichen Arbeit und der Diskussion mit den Teilnehmern widmen. Ein Vorteil den die Leader erkennen, ist auch die stärkere Einbindung der Teammitglieder. Diese arbeiten mit ihrem Vorgesetzten zusammen und erarbeiten gemeinsam Lösungen. Partnerschaft aktiviert Menschen, erhöht ihr Engagement und ihre Verantwortung für die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse.

Die Fazilitatoren, mit denen ich spreche, betonen, dass man sie zur Zusammenarbeit einladet, wenn Firmen oder Teams fühlen, dass die intellektuelle Herausforderung, an der sie arbeiten, wahrscheinlich eine andere Arbeitsweise erfordert. Sie verfügen über ausreichende Kenntnisse, jedoch fehlt es ihnen an den Kompetenzen, um den gesamten Prozess zu planen und umzusetzen. Ein Beispiel dafür bildet die Leitung einer Kreativsitzung, die auf dem besten Wissen und auf Innovations-Werkzeugen basiert und so zur Erarbeitung einer Lösung für das Problem beiträgt, an der das Team arbeitet.

Manchmal erscheint ein Fazilitator, wenn die Gruppe das Gefühl hat, dass die ihnen zur Verfügung stehenden Arbeitsmethoden erschöpft sind und einen neuen Ansatz, andere Lösungen oder eine andere Sichtweise auf das Problem erfordern.

Die Größe und Komplexität der Gruppe stellen eine Voraussetzung für die Arbeit mit Fazilitatoren dar. Es gibt Meetings, die in einer Gruppe von mehreren Dutzend oder gar mehreren hundert Personen stattfinden, und bei denen der Arbeitsprozess selbst mit großer Präzision und Sorgfalt gestaltet und durchgeführt werden muss, um den Erfahrungs- und Wissensaustausch aller Beteiligten anzuregen.

Vor dem Prozessbeginn

Die Arbeit eines Fazilitators gliedert sich in mehrere Etappen. Die meisten Menschen sind überrascht, dass die Vorbereitung auf den Prozess, d. h. die Identifizierung von Bedürfnissen und Erwartungen, das Verständnis der Organisation, ihrer Struktur und Kultur, die meiste Arbeit und meiste Zeit beansprucht. Monika Gąsienica, Koordinatorin der polnischen Niederlassung der International Association of Facilitators, betont, dass in der Fazilitationspraxis die Kunden manchmal stärker in den Vorbereitungsprozess einbezogen werden als im Falle von Schulungen. Vor der Fazilitation mit dem Kunden beginnt man die Absprachen mit den Zielen, den messbaren Ergebnissen der Sitzung. Danach, in der Verlaufsplanung, muss der Kunde im Voraus erfahren, „was, wann – und wofür“ während des Meetings passieren wird und sich damit einverstanden erklären. Auch die Rolle des Kunden während des Meetings wird genau vereinbart. Der Fazilitator sollte auch wissen, was als nächstes mit den Ergebnissen der Gruppenarbeit geschieht und wie sie genutzt werden. Mit anderen Worten, die Kunden können und sollten auf eine enge Zusammenarbeit zählen und sich der Notwendigkeit bewusst sein, vor der Zusammenarbeit mit der Gruppe gemeinsame Vereinbarungen mit dem Fazilitator zu treffen.

Die zentrale Etappe des Prozesses bildet die Durchführung eines Workshops oder einer Reihe von Sitzungen gemäß dem festgelegten Plan. Der Fazilitator macht eine Einführung in jeden Schritt, stellt Fragen, hält das Engagement aufrecht, kontrolliert die Zeit und verpflichtet alle zur vollen Teilnahme. Die Einbeziehung aller, die Frage der Unabhängigkeit und Neutralität des Fazilitators, bilden die Kernbereiche, die für den Erfolg des Prozesses entscheidend sind.

Wann erfüllt die Fazilitation ihre Rolle nicht?

Fazilitation bildet kein Allheilmittel gegen alles Übel. Wir erkennen sehr schnell, dass sie keine Effekte gebracht hat, wenn die Gruppe sich nicht im Klaren über die Verwendung der Ergebnisse ihrer Arbeit ist. Ein Hindernis bildet oft die Organisationskultur. Um Fazilitationseffekte zu erzielen, brauchen wir ein hohes Maß an Engagement, Kreativität und Mitverantwortung. Haben wir bislang eine Kultur aufgebaut, die keine Proaktivität zugelassen hat und haben wir jeden Fehler bestraft, dann werden wir höchstwahrscheinlich auf Schwierigkeiten und Misstrauen seitens der Gruppe bei der Anwendung von Fazilitationsmethoden stoßen. Da diese der bisherigen Arbeitsweise der Gruppe nicht entsprechen. Die Mitarbeiter werden von dieser Form der Arbeit nicht überzeugt sein. Manchmal setzen wir so viel Hoffnung in dieses Werkzeug, dass wir glauben, während einer eintägigen Fazilitationssitzung eine innovative Lösung erarbeiten und uns auf deren detaillierten Umsetzungsplan einigen zu können. Manchmal besteht das Hindernis in der unangemessenen Zusammensetzung der Gruppe, in der fehlenden Vertretung aller notwendigen Standpunkte, oder in der Person des Managers, der sich nicht entscheiden kann, ob er die Ideen der Gruppe anhören oder eher seine eigene Richtung verfolgen möchte. Eine gute Vorbereitung eines Meetings, genau wie eine ausführliche Diskussion, erfordert jedoch Zeit und darin steckt eine weitere Falle. Fazilitation ist nämlich, obgleich sie viele Dinge beschleunigt und erleichtert, kein schneller Prozess.

IAF – Ein paar Worte über Standards

Das Bewusstsein des Vorhandenseins eines solchen Tools wie die Fazilitation wächst und Veränderungen treten schnell ein. Als ich vor drei Jahren ein Interview mit Mirjami Sipponen-Damonte, einer internationalen Fazilitatorin von der International Association of Facilitators, vorbereitete, hatte ich das Gefühl, dass ich ein ganz neues Thema in Polen ansprach. Jetzt ist die Fazilitation etwas Bekanntes. Sie wird nicht nur vom privaten, sondern auch von dem öffentlichen und lokalen Sektor genutzt. Jedes Jahr gibt es bereits viele Konferenzen, darunter die International Facilitation Week. Auf dem Markt gibt es Kurse und Schulen, die Fazilitatoren ausbilden. Wir haben auch eine Niederlassung der International Association of Facilitators (IAF), einer internationalen Organisation, die in 62 Ländern auf der ganzen Welt tätig ist und sich dafür einsetzt ein Fazilitationsnetz aufzubauen und die Fazilitationsidee zu fördern. Es handelt sich hierbei um eine unabhängige Institution, die weder Schulungen durchführt noch irgendwelche Dienstleistungen für Kunden erbringt. Das IAF hat folgende Standards für Fazilitation entwickelt: den Verhaltenskodex und das Kompetenzprofil des Fazilitators. In Polen wurden auch Zertifizierungen (IAF Certified Professional Facilitator) durchgeführt, deren letzte Phase die Erlangung des internationalen IAF-Zertifikats durch 8 Fazilitatoren bildete.

Fazilitation schafft Möglichkeiten für Menschen innerhalb einer Organisation oder Gemeinschaft, sich wirklich aktiv an der Lösungsfindung, Entscheidungsfindung oder der Erstellung von Plänen für Handlungen zu beteiligen, an denen sie verantwortungsbewusst und mit Überzeugung teilnehmen werden. Ein kompetenter Fazilitator ist in der Lage, den Schwächen von Meetings entgegenzuwirken, indem er sie richtig vorbereitet und so durchführt, dass alle Teilnehmer sich maximal in sie einbringen können. Es lohnt sich also, sich der Werkzeuge und des Arbeitsstandards bewusst zu sein, die wir von einem Fazilitator erwarten sollten, damit der gewünschte Effekt tatsächlich auftritt.

Monika Dawid-Sawicka ist Autorin von Texten, Analysen und Studien über den Arbeitsmarkt, das Personalmanagement und das Humankapital. Sie ist seit 15 Jahren in der HR-Branche tätig. Zertifizierte Trainerin in der Nutzung des Diagnoseinstruments FRIS. ECPC-Coachin, die sich im Coaching von Menschen spezialisiert, die ihr Berufsleben ändern wollen. EPALE-Botschafterin.