ok. 4 minuty czytania – polub, linkuj, komentuj!

Początek roku sprzyja refleksjom, tworzeniu nowych pomysłów, zbieraniu inspiracji, ale też poszukiwaniu odpowiedzi na różne pytania. Jest to często czas, w którym podejmujemy decyzje na temat zmian, np. w kontekście wprowadzania nowych rozwiązań do swojej organizacji lub podejmujemy decyzję, że pewne rzeczy w naszym KGW zaczniemy robić inaczej niż dotychczas. Z motywacją w praktyce bywa różnie, jednak połączenie jej z determinacją i przygotowaniem planu na to co przed nami może wiele dobrego zrobić w kwestii rozwoju naszej działalności. 

Od czego zacząć?

Na początku nowego roku, warto zacząć od spojrzenia w tył. W celu zweryfikowania tego jakie projekty i działania udało nam się zrealizować. Jest to ważne z perspektywy rozliczeń i sprawozdań, które często należy złożyć do końca stycznia. Do takich rozliczeń zaliczamy m.in. projekty roczne, które kończyły się w grudniu oraz obowiązkowe sprawozdanie składane przez KGW do Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR). Ważne jest by pamiętać o tym, że wszystkie środki z otrzymanej z ARiMR pomocy należy wydatkować do 31 grudnia. Agencja bardzo sobie ceni wydatkowanie całej kwoty pomocy, bo to jej również mocno ułatwia rozliczenia. Nie należy więc myśleć, że “oszczędności” w kontekście wydatkowania tych środków kogoś ucieszą. Te pieniądze są po to by wspierać koła w ich statutowej działalności i naprawdę należy dbać co roku o to, by wydawać je w całości. 

Sprawozdanie do ARiMR należy wypełnić na druku udostępnionym przez agencję. Przy wypełnianiu sprawozdania koła często “nakręcają” się do tego, by dołączać do nich pisane przez siebie sprawozdania, dodatkowe dowody z realizacji inicjatyw i inne (bardzo różne) stworzone przez siebie dokumenty. Warto zwrócić jednak uwagę, że na samym dole sprawozdania, znajduje się zapis: “Oświadczam, że wszystkie dane podane w sprawozdaniu z wydatkowania pomocy finansowej dla koła gospodyń wiejskich są prawdziwe i zgodne ze stanem faktycznym i znane mi są skutki składania fałszywych oświadczeń wynikające z art. 297 § 1 Kodeksu karnego (Dz. U. z 2019 r., poz. 1950 ze zm.)”. Podpisując się pod tym oświadczeniem, deklarujemy, że to na co wydaliśmy środki z pomocy ARiMR to faktycznie nasze działania statutowe. Nie należy więc tworzyć dodatkowej biurokracji, mając w swoich segregatorach odpowiednie faktury i dokumenty, które uwierzytelniają naszą działalność. 

Absurdem jest też tworzenie uchwał przez KGW, do każdej prowadzonej przez siebie inicjatywy. Piszę o tym dlatego, że wiem iż tak się dzieje. Jeśli chcecie mieć przejrzystość w dokumentacji, to naprawdę stworzenie notatki lub krótkiego sprawozdania po wydarzeniu z dokumentacją w postaci zdjęć i np. listy obecności będzie wystarczające. Jeśli macie w tym temacie jakieś wątpliwości przeczytajcie raz jeszcze USTAWĘ z 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich, następnie przeanalizujcie swój statut i na podstawie w/w dokumentów, podejmijcie decyzję co finalnie i faktycznie jest Wam potrzebne. Czasem nadgorliwość w kwestii tworzenia dokumentów przez koła, sprawia, że lokalny - powiatowy oddział ARiMR zaczyna żądać większej ilości dokumentów od pozostałych kół. Niestety nie jest to kwestia ujednolicona w całej Polsce - poza wzorem sprawozdania, stąd późnej wynika ogrom rozbieżności np. w dokonywaniu rozliczeń lub kwalifikacji wydatków. Dlatego jeśli w przyszłości będziecie tworzyć dodatkowe dokumenty, pomyślcie najpierw o tym, czy są one faktycznie niezbędne.

Kolejnym ważnym rozliczeniem na początku roku, a dokładnie do 31 marca jest rozliczenie deklaracji z podatku CIT-8. Jest to podatek od osób prawnych - czyli m.in. kół gospodyń wiejskich, będących na UEPiK czyli prowadzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. CIT-8 jest deklaracją, w której dokonujemy całościowego rozliczenia podatku wpłacanego w trakcie roku podatkowego do odpowiednich organów. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o CIT, rokiem podatkowym jest w tym przypadku rok kalendarzowy, chyba że w statucie KGW ustalono inaczej. Przygotowanie deklaracji CIT-8 można zrobić samemu z pomocą np. TEGO materiału, lub zgłosić się z tym do księgowej, która sprawnie pomoże nam w wypełnieniu odpowiednich dokumentów. Aby wypełnić deklarację trzeba mieć przygotowane zestawienie przychodów, kosztów i przepływów finansowych.

Co dalej?

Jak wszystkie niezbędne dokumenty zostaną rozliczone, a sprawozdania złożone warto pomyśleć o cyklicznym, regularnym i konsekwentnym planowaniu działań. Można to zrobić na wiele sposobów np. losowanie pomysłów do zrobienia, ankieta, debata na temat tego co w danym roku robimy, przekonania i priorytety, itd.. Jednak niezależnie od sposobu, należy pamiętać o tym, by działania planować wspólnie. Jeśli będą one inicjatywą całej organizacji, a nie jednej osoby, to szansa na ich zrealizowanie z sukcesem mocno wzrasta. Dlatego też warto już na początku roku zorganizować zebranie, podczas którego zaplanowana zostanie np. działalność KGW na najbliższe pół roku, a może nawet stworzony kalendarz działań na cały rok. To rozwiązanie sprawdza się pod dwoma warunkami. 

Po pierwsze - pomysły można zmieniać, po drugie - odpowiedzialność za realizację poszczególnych inicjatyw jest podzielona pomiędzy różne osoby. Należy pamiętać też o tym, by wybierać pomysły, które rozwijają organizację, a także zaplanować działania na rzecz osób działających w kole. Często jest tendencja do tego, by robić nieustająco coś na rzecz społeczności, ale pamiętać należy też o tym, że osoby działające w kole też mogły wziąć udział w działaniach edukacyjnych i rozwojowych np. w wyjeździe studyjnym lub warsztatach tematycznych skierowanych tylko to osób z KGW. Tego typu inicjatywy zawsze motywują do działania i sprzyjają budowaniu relacji w grupie. Bez elementów wzmacniających grupę myślenie o sukcesie koła, będzie mrzonką, a nie realnym działaniem rozwojowym.

Powyższe elementy są fragmentem noworocznej rzeczywistości. Warto mieć je na uwadze i od nich zacząć planowanie działań w swoim KGW na nowy rok. Sprawy zarówno formalne jak i organizacyjne nie powinny być odkładane na później, bo im szybciej zaczniemy, tym sukces w działaniu naszego KGW będzie bliższy do osiągnięcia.

Karolina Suska – socjolożka, edukatorka, trenerka, tutorka. Absolwentka UJ, Szkoły Liderów PAFW i Akademii Liderów Kultury. Wiejska aktywistka zafascynowana pracą na rzecz lokalnych społeczności, ze szczególnym uwzględnieniem działań na rzecz kobiet. Pasjonatka odkrywania potencjału drzemiącego w ludziach. Ambasadorka EPALE.

Zobacz także:

ABC pisania projektów społecznych

O promocji KGW online słów kilka...

Projekty rozwojowe na rzecz KGW

CWL - miejsce, które wspiera

Biblioteczny dobrostan