Jedną z form nauczania – stosowaną także w biznesie – jest mentoring, który z definicji (przy spełnieniu pewnych założeń) polega na szkoleniu mniej doświadczonych pracowników przez osoby z większym doświadczeniem.

Mentoring jako odpowiedź przedsiębiorstw na stawiane przed nimi wyzwania

Funkcjonowanie współczesnych przedsiębiorstw oznacza konieczność akceptowania ciągłych zmian. Zarządzanie poprzez wypracowanie stabilnego systemu, który miałby się sprawdzać w różnych warunkach, przestało zdawać egzamin. Dlaczego? Za rozwojem firmy idzie potrzeba elastyczności, dynamicznie działającego zespołu, który funkcjonuje zgodnie z pewnymi zasadami, ale w razie konieczności jest w stanie szybko zmienić założenia projektu i bez poczucia burzenia ustalonego porządku pójść w innym kierunku. Powstaje pytanie: „Jak taki zespół stworzyć i jak nim zarządzać, żeby każde jego ogniwo miało przestrzeń do pełnego wykorzystania własnych kompetencji?”.

Bardzo ważnym etapem jest z pewnością sam proces rekrutacji. Oczywiste wydaje się, że odpowiednio dobrani kandydaci są solidnym fundamentem silnego, zmotywowanego zespołu. Biorąc pod uwagę profil działalności, firmy stawiają kandydatom do zatrudnienia różne wymagania. Na stanowisko specjalisty oczekuje się najczęściej kierunkowego wykształcenia, ale w kwestii doświadczenia bywa różnie. Niektórzy menedżerowie ustawiają poprzeczkę wysoko, oczekując idącego w parze z wykształceniem przynajmniej kilkuletniego doświadczenia i udokumentowanych sukcesów w swojej dziedzinie. Spotykam się też z podejściem, które bardziej niż lata praktyki honoruje tak zwane kompetencje miękkie, chęć rozwoju i dopasowanie do środowiska pracy, które można zmierzyć choćby testem kompetencji. Oczywiście w obu przypadkach ważne są wiedza i umiejętności, ale menedżerowie stosujący drugą metodę uważają po prostu, że zmotywowany i energiczny pracownik może się wszystkiego nauczyć.

Przy tej nauce pozostaniemy na dłużej, ponieważ jedną z jej form w biznesie (i nie tylko w tej dziedzinie) jest mentoring, który z definicji polega na nauczaniu pracowników mających mniejsze doświadczenie przez osoby bardziej doświadczone^[1]. Fundamentem mentoringu jest relacja między uczniem a mentorem, zbudowana na zaufaniu i otwartości. W omawianej metodzie nauczania bardzo ważne jest podejście ucznia do całego procesu, a konkretnie: chęć rozwijania przez niego własnych kompetencji, rozumienie i wyznawanie wartości zespołu lub szerzej – przedsiębiorstwa, w którym rozpoczął swoją zawodową przygodę, a także mobilizacja do wpływania na rozwój firmy.

Mentoring w firmie Senetic

Doskonałym przykładem podmiotu, który korzysta z dobrodziejstw mentoringu nie tylko poprzez głoszenie haseł zgodnych z tą formą zarządzania, ale przede wszystkim poprzez praktyczne wykorzystanie jego założeń, jest Senetic S.A. – firma specjalizująca się w dostarczaniu rozwiązań IT. Powstała ona w 2009 r., a jej dynamiczny rozwój jest najlepszym dowodem na to, że stosowane metody zarządzania i wprowadzane zmiany oraz udoskonalenia sprawdzają się.   

W firmie kładzie się duży nacisk na dopasowanie nowego pracownika do zespołu. Jak twierdzi Michał Dobraszkiewicz, dyrektor ds. e-commerce, czasem lepiej wybrać spośród kandydatów osobę mniej doświadczoną, ale osobowością dopasowaną do reszty załogi, niż kogoś o ogromnym doświadczeniu i umiejętnościach, niekoniecznie jednak wpisującego się w profile pozostałych członków zespołu. Poziom wiedzy, kompetencji i doświadczenia możemy w łatwy sposób zmienić, ale już stylu zachowania, postaw, wartości, temperamentu – nie. Pewnie zastanawiają się Państwo, w jaki sposób podczas rozmowy rekrutacyjnej menedżerowie firmy Senetic badają dopasowanie kandydata do zespołu poszukującego nowego ogniwa. Rzecz jest bardzo prosta w teorii, ale z mojego doświadczenia wynika, że zdecydowanie dużo trudniejsza do zastosowania w biznesowej praktyce. Mowa oczywiście o otwartej komunikacji.

Osoby na kierowniczych stanowiskach, z którymi miałam przyjemność rozmawiać, zgodnie stwierdzają, że otwarta komunikacja już na etapie rekrutacji znacznie ułatwia wybór odpowiedniego kandydata i jest niejako sposobem na rozpoczęcie mentoringowej przygody. Jednym z elementów otwartości jest prośba o przygotowanie przez kandydata na dane stanowisko pytań, na które uzyska wyczerpującą odpowiedź już na pierwszym spotkaniu. Nie ma tutaj miejsca na ubarwianie firmowej rzeczywistości. Kadra zarządzająca ma świadomość, że składanie obietnic, które nie mają pokrycia w realiach dalszej współpracy, jest rozwiązaniem na krótką metę. Jakie są korzyści takiej otwartości przy poznawaniu się? Przede wszystkim zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą zweryfikować kompatybilność swoich potrzeb z tym, co oferuje druga strona, ale – co równie istotne – taka szczera postawa jest solidnym fundamentem budowania obustronnego zaufania.

Tak zwany onboarding firmowy, czyli przygotowywanie nowego pracownika do odpowiedzialnego przejęcia obowiązków wynikających z nowego stanowiska, trwa standardowo trzy miesiące. Jest to okres, w którym stosuje się zasady mentoringu, co wcale nie oznacza, że po jego zakończeniu przestają one obowiązywać (o tym jednak za chwilę). Pierwszy dzień pracy jest czasem, w którym mentor przekazuje nowemu pracownikowi, jakie wartości przyświecają przedsiębiorstwu i jakie zasady panują w zespole. Aneta Cymara, HR business partner w firmie Senetic, wymienia główne wartości, które są spójne z misją firmy i na podstawie których powstał Katalog określonych zachowań. W momencie pisania pierwszej wersji tekstu na platformę EPALE ten wątek był w trakcie opracowywania. Menedżerowie poszczególnych działów na podstawie rozmów z pracownikami wybrali kluczowe wartości, które ostatecznie zostały nazwane tak jak w tej wersji artykułu.

Wartości panujące w Senetic to kolejno:

• Współpraca – jesteśmy jednym zespołem i wspólnie osiągamy cele naszej firmy. Wiemy, że pracując razem, możemy  uzyskać  lepsze  rezultaty,  niż  gdybyśmy pracowali osobno.

• Zaangażowanie – każdy z nas pracuje na wspólny sukces firmy, utożsamia się z jej misją.  Poczuwa się do jak najlepszego wykonywania swoich obowiązków i wkłada w nie maksimum wysiłku oraz chęci.

• Innowacyjność – dążę do nieustannego usprawniania swojej pracy poprzez kreowanie nowych, innowacyjnych rozwiązań, co daje mi poczucie satysfakcji oraz gwarantuje najwyższą jakość wykonywanych zadań.

• Uczciwość – uczciwość zawodowa jest podstawą naszej pracy.  Mam silne osobiste poczucie tego, co jest dobre, a co złe. Unikam zła i staję w obronie tego, co słuszne.

• Odpowiedzialność – wiem, że wynik, który ma zostać osiągnięty, zależy ode mnie,  identyfikuję się z tym zadaniem, bo wiem, że wpływa ono na sukces mojej firmy.

• Samodoskonalenie – staram się jak najlepiej pracować poprzez stałe poszerzanie wiedzy, uczenie się na swoich sukcesach i porażkach.

• Jakość – osiąganie dalszych sukcesów firmy zależy od przekraczania oczekiwań naszych klientów. Dbam o to, aby moje indywidualne decyzje i działania przyczyniały się do pozytywnego postrzegania firmy.

Nie bez znaczenia przy omawianiu tematu mentoringu jest również misja firmy, która w Senetic brzmi: „We support companies around the world with the best-in-class products and services, while challenging ourselves to always deliver more than expected” („Wspieramy firmy na całym świecie za pomocą najlepszych produktów i usług w swojej klasie, dostarczając zawsze więcej niż oczekiwano”), co oznacza, że przedsiębiorstwo zawsze dąży do dostarczenia swoim klientom więcej, niż oczekują – zarówno w zakresie jakości oferowanych produktów i usług, jak i w kontekście obsługi klienta. Jak zauważa Katarzyna Ramirez-Cyzio, mentoring jest formą rozwoju, która wymaga patrzenia w przyszłość^[2]. To z kolei w naturalny sposób odsyła nas zarówno do wizji, jak i do misji oraz wartości przedsiębiorstwa, które stają się punktem odniesienia w codziennych działaniach poszczególnych członków zespołów.

Mentor jest odpowiedzialny za wdrożenie pracownika zarówno systemowo, jak i pod kątem wartości, ale ma też świadomość, że to drugie działanie jest długim procesem, wymagającym przede wszystkim dawania przykładu swoimi postawami i zachowaniem. W związku z tym nowi pracownicy mają dostęp do kierownika zespołu i dyrektora działu. Wszyscy znają zasadę, że w razie jakiejkolwiek potrzeby mogą zwrócić się do przełożonego.

Mentoring odpowiedzią na potrzeby pracownika

Kolejnym ważnym założeniem mentoringu, obok przekazywania wiedzy i wartości nowemu pracownikowi, jest inspirowanie go do odkrywania i rozwijania własnego potencjału. W Senetic widać to wyraźnie, np. w dziale marketingu. Odbywają się tam comiesięczne spotkania przy śniadaniu, podczas których panuje luźna atmosfera, każdy może wypowiedzieć się w sprawie dla niego ważnej w kontekście pracy czy zainteresowań. Tematy najbardziej istotne są poruszane podczas innovation breakfasts – spotkań członków zespołu. Takie działania pozwalają spojrzeć na firmę holistycznie, pobudzić kreatywność, znaleźć rozwiązanie problemu, jeżeli się jakiś pojawi, a także zintegrować pracowników ze sobą i z przedsiębiorstwem.

Dyrektor działu wdrożył też „Projekt mikroprojektów”. Polega on na tym, że każdy pracownik zgłasza się z pomysłem na trzymiesięczny proces samodoskonalenia, który w jakiś sposób przełoży się na korzyść dla firmy. Po akceptacji mikroprojektu pracownik ustala z przełożonym jeden dzień w tygodniu, w którym przez trzy godziny będzie realizować swój plan. Obie strony raz w miesiącu spotykają się na dwudziestominutową weryfikację dotychczasowych działań. Dzięki temu zespół nie narzeka na brak możliwości własnego rozwoju – zarówno czas, jak i jego dofinansowanie zapewnia firma. Raz na kwartał organizuje się też wspólne wyjścia o charakterze nieformalnym, które pomagają w integracji i rozluźnieniu atmosfery w zespole.

Budowanie zespołu

W 2018 r. w Warszawie otworzono oddział Senetic, odpowiadający za wsparcie IT zewnętrznych i wewnętrznych użytkowników. Dużym wyzwaniem, z jakim już na wstępie należało się zmierzyć, była potrzeba szybkiego zbudowania zespołu. Obecnie liczy on ponad 20 osób, które efektywnie ze sobą współpracują. Oddział nadal się rozwija, a to stwarza potrzebę ciągłego dopasowywania struktury.

Do budowy wewnętrznych działów jednostki wykorzystano kompetencje miękkie. Tomasz Stojek, dyrektor oddziału, postawił na przeprowadzenie analiz osobowościowych. Dyrektorzy poszczególnych działów znają nawzajem swoje kompetencje miękkie, co ułatwia współpracę. Pewne zachowania są cechą, a nie wadą, a znajomość stylów pracy poszczególnych osób znacznie poprawia współdziałanie. Dopasowanie osób zarządzających i ich sprawna komunikacja są kluczowe w nowych działach i szybko rozwijających się przedsiębiorstwach. W firmie w każdy wtorek cały dział spotyka się (fizycznie i zdalnie) na godzinne posiedzenie, podczas którego są omawiane wszystkie aktualne projekty. Wsparcie zespołu pozwala często skuteczniej rozwiązywać wewnętrzne konflikty. Ze względu na specyfikę współpracy z różnymi klientami, spotkania w zespole często odbywają się zdalnie, za pomocą komunikatorów, a zarządzanie projektami oparte jest na systemie pracy grupowej. Przygotowanie nowych pracowników, podobnie jak wspieranie mniej doświadczonych kolegów, odbywa się z wykorzystaniem mentoringu.

O wpływie mentoringu na zadowolenie pracowników Senetic

Co o firmie mówią jej pracownicy? Z artykułu, który powstał pod wpływem wewnętrznej ankiety pt. Dlaczego lubię pracować w Senetic?^[3], wynika, że tych czynników jest naprawdę wiele. Z pewnością do pozytywnej oceny przyczynia się właśnie mentoringowa forma wdrażania nowych osób do zespołu, świadomość pracowników, że kierownicy i dyrektorzy są otwarci na wspieranie oraz dzielenie się wiedzą.

Ankietowani wspominają o świetnej atmosferze, która sprawia, że wszyscy dobrze czują się w pracy, a w trudnych chwilach sobie pomagają. Ważna jest też możliwość rozwoju dzięki temu, że firma Senetic działa dynamicznie i wspiera rozwijanie kompetencji kadry. Kolejnym czynnikiem pozytywnym, wymienianym przez zespoły, są ambitne zadania. Pracownicy są darzeni zaufaniem, a ich odpowiednie przeszkolenie umożliwia im realizowanie samodzielnych pomysłów.

Dzięki temu, że środowisko Senetic jest międzynarodowe i tworzą je osoby kompetentne, każdy mniej doświadczony pracownik znajdzie swojego mentora. Ważnym punktem w wynikach ankiety jest podkreślanie atmosfery otwartości i wzajemnego szacunku, a także wolności słowa. Oznacza to, że pracownicy nie boją się przedstawiać swoich uwag, prezentować odmiennego zdania czy konstruktywnie krytykować projekt, wobec którego znajdują inne, ich zdaniem bardziej efektywne, rozwiązanie. Trudno o lepsze dowody na korzyści ze stosowania mentoringu w firmie niż to, że pracownicy odczuwają satysfakcję z tworzenia miejsca, w którym pracują, oraz że przedsiębiorstwo stale się rozwija i odnosi sukcesy.

Podsumowanie

Z wypowiedzi osób na kierowniczych stanowiskach w Senetic wyłania się wniosek, że mentoring nie funkcjonuje jako element oderwany od pozostałych form zarządzania. Jest on ważną częścią dużej układanki, w której wszystkie części na siebie wpływają i w pewnym sensie są od siebie zależne. Odnoszę też wrażenie, że jest to doskonała forma budowania relacji pracownik–menedżer, w której obie strony działają według jasno określonych zasad, mają poczucie lojalności, zaspokajania potrzeb i wspólnego kierunku. Inną konkluzją jest to, że mentoring powinien wynikać z wszystkich elementów definiujących firmę – z wizji, misji i wartości. W przypadku, gdy nie zostaną one w pełni określone lub da się zauważyć znaczące rozbieżności między tym, co firma deklaruje, a tym, w jaki sposób zachowują się poszczególne jej ogniwa, do relacji uczeń–mentor również wkradną się obawy i niedopowiedzenia.