ok. 7 minut czytania – polub, linkuj, komentuj!

---

Praca w międzynarodowych zespołach projektowych to praca w międzykulturowym, rozproszonym zespole, współpracującym na co dzień głównie online. Spotkania „fizyczne” zespołu projektowego są nieliczne i odbywają się rzadko.

Przez lata międzynarodowej współpracy partnerskiej wypracowaliśmy kilka rozwiązań dotyczących spotkań, które znacznie ułatwiają nam wspólną pracę. To jest artykuł o wartości spotkań. Zaczniemy od najważniejszego z nich, ale najpierw, warto zrobić krok do tyłu.

ZAAKCEPTOWANY WNIOSEK O DOFINANSOWANIE PROJEKTU = PRZEPIS NA REALIZACJĘ

Dobrze napisana aplikacja projektowa to gotowy „przepis” na realizację projektu. Zawiera informacje o tym:

➢ dlaczego realizujecie projekt

➢ dla kogo

➢ jakie są oczekiwane rezultaty

➢ jakie działania należy zrealizować

➢ w jakich ramach czasowych i budżetowych oraz z kim.

Co więcej, zawiera również przepis na zarządzanie projektem.

Wasz projekt został wybrany do dofinansowania. Teraz nadszedł czas, aby dokładnie zapoznać się z wnioskiem projektowym i upewnić się, że wszyscy partnerzy (nadal) rozumieją i akceptują to, co jest do zrobienia. Dobry czas i miejsce, by to sprawdzić, to pierwsze spotkanie projektowe, „spotkanie otwarcia”, tzw. „kick-off meeting”.

NAJWAŻNIEJSZE Z WAŻNYCH: „KICK OFF MEETING”

Spotkanie kick-off jest pierwszym spotkaniem inicjującym prace projektowe. Tutaj zespół projektowy spotyka się po raz pierwszy. Dobrą praktyką jest, aby w programie znalazł się czas na:

• przedstawienie organizacji partnerskich i kluczowych zaangażowanych osób
• omówienie strategii realizacji projektu (krok po kroku), odpowiadając na wszystkie potencjalne pytania i wątpliwości
• omówienie kwestii związanych z zarządzaniem (w tym monitorowania, ewaluacji i upowszechniania)
• uzgodnienie warunków współpracy, w tym komunikacji wewnętrznej i wymiany informacji
• powołanie Komitetu/Grupy Zarządzającej projektem
• zatwierdzenie umowy partnerskiej (jeśli nie zostało to zrobione wcześniej).
• przygotowanie pierwszej fazy realizacji projektu.

Jako menadżer/menadżerka projektu, w sposób szczególny upewnij się, że wszyscy partnerzy rozumieją cele projektu oraz że rozumieją je w taki sam sposób. Bez tego wasza praca może stać się chaosem.

Każde spotkanie, aby było skuteczne i nie stało się „stratą czasu”, potrzebuje również: agendy (programu), moderatora/moderatorki i reportera/reporterki (osoby, która opracowuje notatkę ze spotkania), notatki ze spotkania.

KICK OFF A STRATEGIA REALIZACJI PROJEKTU. CO JEST DO ZARZĄDZANIA W PROJEKCIE EUROPEJSKIM?

Opracowując projekt, potrzebowaliście odpowiedzieć sobie (i grantodawcy) na konkretne pytania. Rozpoczynając realizację projektu, mniej więcej pół roku później – warto do nich wrócić. Pytania te określają zarazem elementy „do zarządzania” w partnerstwie:

1. Dlaczego należy zrealizować ten projekt? Potrzeby i wyzwania grup docelowych projektu.
2. Jakie są cele projektu? Cele.
3. Jakie działania trzeba zrealizować, by osiągnąć zakładane cele? Działania i zadania.
4. Jak długo nam zajmie osiągnięcie celów? Harmonogram projektu.
5. Ile to będzie kosztować? Budżet projektu.
6. Kim są interesariusze i interesariuszki projektu? Interesariusze i interesariuszki (tak, członkowie i członkinie zespołu projektowego to również interesariuszki i interesariusze!).
7. Kto należy do zespołu projektu? Zespół.
8. Co może wpłynąć (negatywnie) na realizację projektu? Ryzyka.
9. W jaki sposób projekt będzie promowany i komunikowany, a jego rezultaty – upowszechniane? Upowszechnianie.
10. Jak poznacie, że wasz projekt był sukcesem (i jak duży to sukces)? Ewaluacja.
11. Jak te wszystkie elementy skutecznie zebrać razem? Zarządzanie projektem.

Dużo tych tematów? Jasne.

Pandemia nauczyła nas rozwiązania, które świetnie się sprawdza z nowymi partnerstwami – gdzie partnerzy wcześniej ze sobą nie współpracowali. Jeszcze przed „kick-off” na żywo organizujemy „spotkanie wprowadzające”, online. Podczas tego spotkania, koncentrujemy się na przedstawieniu się organizacji partnerskich i ich ludzi. Krótko nawiązujemy też do strategii realizacji projektu. Na szczegóły – jest czas podczas kick-off.

Pracując ze znanymi nam już organizacjami – czas na wzajemne prezentacje jest krótszy – można rozpocząć od spotkania otwarcia.

A KOLEJNE SPOTKANIA?

Na kolejnych spotkaniach skupiacie się na ewaluacji wykonanych już etapów prac i planowaniu kolejnych etapów realizacji projektu. Dobrą praktyką jest regularne powracanie do kwestii zarządzania (w tym monitoringu, ewaluacji i upowszechniania) – w razie potrzeby proponowanie/decydowanie o poprawkach/uzupełnieniach.

Najczęstszym rozwiązaniem jest organizowanie 1,5- do 2-dniowych spotkań. Powinno wystarczyć omówienie wszystkiego, co jest potrzebne.

Na początku spotkania warto wybrać moderatora/moderatorkę (zazwyczaj osoba reprezentująca organizację goszczącą) oraz osobę, która napisze notatkę ze spotkania (nie, to nie musi być zawsze ta sama osoba :). Notatka ze spotkania stanowi dokumentację projektową. Notatka zawiera wszystkie decyzje podjęte na spotkaniu, w tym terminy realizacji poszczególnych działań.

Ważne: zadbajcie o trochę czasu razem na każdym spotkaniu, poza pracą „merytoryczną”, w bardziej nieformalnym kontekście! Oprócz tego, że jesteście profesjonalistami i profesjonalistkami, jesteście także ludźmi. Ludzie lubią dowiedzieć się trochę o osobach, z którymi będą pracować przez następne 2-3-4… lata. W programie można zaplanować krótkie elementy kulturalno-turystyczne, w tym wspólne obiady i kolacje, nie zapominając o przerwach kawowych.

Tak, spędzanie tego dodatkowego czasu zanurzonym/zanurzoną w ekranie smartfona byłoby stratą bardzo cennego czasu😊

JAKIE MOGĄ BYĆ KONSEKWENCJE BRAKU KICK-OFF (I SPOTKAŃ W OGÓLE)? PROJEKT PARTNERSKI BEZ PARTNERSTWA

Zróbcie rachunek sumienia: Jak powstawał wasz projekt? Jeżeli wszyscy partnerzy byli zaangażowani w jego planowanie i opracowywanie – będą wiedzieć, o co chodzi. Ale i słabo to pamiętać – wniosek o dofinansowanie składaliście pół roku wcześniej. Tu wystarczy nieco czasu na przypomnienia.

Jeśli jednak projekt powstawał na zasadzie „napisz swoją część, a resztę przeczytasz w wolnej chwili” – czasu potrzeba więcej.

Mamy takie doświadczenie z bycia partnerem projektu, gdzie „wolna chwila” nie została najwyraźniej znaleziona. Nie było też spotkania kick-off na żywo, a jedynie spotkanie zapoznawcze online. Jego termin został podany z tygodniowym wyprzedzeniem – bez zapytania partnerów, czy im pasuje. Koordynator nie widział żadnego problemu w tym, że część partnerów nie weźmie w nim udziału – obejrzą nagranie. Projekt został też napisany na zasadzie „napisz swoją część, resztę przeczytasz w wolnej chwili”. W tym projekcie nie było partnerstwa. Była sekwencyjna realizacja „usługi” na rzecz partnerstwa. Wykonam – a reszta mnie nie interesuje. Pozostałe spotkania online rzadko kiedy gromadziły reprezentantów i reprezentantki wszystkich partnerów.

Skusiliśmy się wtedy, bo tematyka idealnie pasująca do naszych celów, z synergią dla innych projektów, dobre warunki współpracy. Wywiązaliśmy się, ale pracowało się fatalnie.

PODSUMOWUJĄC

Fizyczne, bezpośrednie spotkania rozproszonego zespołu projektowego są jedną z najważniejszych
(oraz najprzyjemniejszych, najciekawszych i najbardziej inspirujących) części pracy projektowej. Większość znanych nam menadżerów i menadżerek projektów (w tym my😊) bardzo je lubi i ceni. Wracamy z nich ze świeżą motywacją do pracy.

W miarę możliwości (z punktu widzenia harmonogramu i budżetu) fizyczne spotkania projektowe warto zaplanować w każdym kraju, z którego pochodzą partnerzy projektu, w mniej więcej regularnych odstępach czasu – powiązanych z zamykaniem/otwieraniem kolejnych faz realizacji projektu.

Ponieważ budżet na spotkania fizyczne, w tym wyjazdy, jest zwykle ograniczony – dobrą praktyką są regularne spotkania online. Zespół projektowy sam decyduje – kiedy i na jak długo się spotkacie.

Ważne: pandemia Covid-19 zmusiła nas do przekształcenia wszystkich spotkań projektowych w spotkania online. Po pandemii – niektórzy z nas pomyśleli, że to całkiem przydatne… Nie musisz podróżować, denerwować się orientacją w innym kraju, spotykać się z nieznajomymi itp.…

Nie warto rezygnować ze spotkań „na żywo”.

W Fundacji, pomimo nieuniknionych „wpadek partnerskich”,  jesteśmy organizacją „rozpieszczoną” długoletnimi partnerstwami, gdzie ludzie organizacji znają się, szanują i są ekspertami i ekspertkami w swoich dziedzinach.  W różnych konfiguracjach, realizują projekty w obszarach, które ich interesują, są dla nich ważne i wpisują się w strategie rozwoju ich organizacji. Jeśli wiedzą, że nie dadzą rady się wywiązać z projektu – po prostu odmawiają udziału w nim. Takiej współpracy wszystkim życzymy.

Ps. Nowych partnerów „testujemy” najpierw w projektach o małej skali:)

---

Publikowany tekst zawiera fragmenty „narzędziownika” zarządzania projektami europejskimi, dedykowanego organizacjom społeczeństwa obywatelskiego działającym w obszarze uczenia się przez całe życie, cz.2. „Realizacja, monitorowanie i ewaluacja projektu europejskiego”. Narzędziownik zostanie opublikowany jesienią.

Pierwsza część ww. narzędziownika, pt. „Planowanie i opracowywanie projektów europejskich” jest dostępna tutaj.

Narzędziownik jest dedykowany początkującym w dziedzinie zarządzania projektami europejskimi.

Współautorzy i współautorki narzędziownika to 12 osób z 5 krajów UE, mających łącznie 77 lat doświadczenia w zarządzaniu projektami europejskimi i 122 lata doświadczenia pracy w trzecim sektorze, w organizacjach społeczeństwa europejskiego sektora edukacji dorosłych.

Więcej informacji: EU NET (”EUropean NETworking as a method for further training  and exchange of ideas in the lifelong learning sector” ; PL: “Sieciowanie na poziomie europejskim jako metoda podnoszenia kompetencji i wymiany idei w sektorze uczenia się przez całe życie”).

---

Artykuł brał udział w konkursie Sposób na Erasmusa+. Tekst zajął drugie miejsce.

---