Artikli on originaalina avaldanud Ginta Salmina inglise keeles.

Olukorras, kus me kõik oleme sunnitud silmitsi seisma keeruliste olukordadega ja enamik meie kohtutmisi on veebipõhised – siis kuidas inimesi kaasata? Kuidas saavutada parim võimalikk tulemus? Kuidas teha koosolek/õpiprotsess huvitavaks? Ma usun, et paljudel meist keerlevad peas need samad küsimused. Vastuseid otsides leidsin ühe huvitava artikli, mida jagades loodan anda mõningaid vihjeid või nõuandeid, mis võivad osutuda kasulikeks.
 

Virtuaalkohtumiste mängustamine

Karl Hosang on disainisuundumusega meeskonna arendamise ja innovatsiooniprotsesside juht. Antonis on pehmete oskuste koolitaja, kes on spetsialiseerunud kogemuslikule õppimisele ja gamifikatsioonile. Ta on mängustamise Yu-Kai Chou (Octalysis Prime'i kaudu) õpetuste järgija.

Koroonaviiruse pandeemia muutis kohtumiskultuuri üleöö: organisatsioonid ja rühmad viivad karantiinitingimustes oma koosolekud Zoomi, Microsoft Teams'i jmt keskkondadesse. Kuigi veebikohtumised on suurepärane võimalus - eriti ettevõtetele - oma suhtluse ja produktiivsuse säilitamiseks, ootavad ees suured väljakutsed!

Miks on selline juhend saadaval? Karl ja Antonis on Internetis toimuvate kohtumiste innukad kasutajad: mitmesuguste oskuste ja meeskonna arendamise töötubade hõlbustamiseks on vaja head arusaamist rühmadünaamikast ja õppeprotsessidest, jättes ühtlasi ruumi loovusele. Kas see pole küberruumis võimalik? Võib olla. Kuid miks mitte süveneda meie võtetesse pisut enam?

Probleem: Igpäevaseid kohtumisi ei saa otseselt üle kanda virtuaalruumi, sest digikanalite kaudu suhtlemise puhul rakenduvad teised reegleid. Kui neid ei järgita, võib tekkida kaos ning kaduda motivatsioon ja tulemused.

Lahendus: virtuaalsete kohtumiste mängustamine, mille käigus kasutatakse:

• Elemente mängupsühholoogiast
• Selgesõnalise suhtlemise põhimõtteid
• Ideid meeskonna loomiseks ja
• Juhtnööre struktuuri kohta.

Eesmärk: internetikohtumistel pole lihtne osaleda, kuid need võivad siiski pakkuda põnevaid kogemusi. Produktiivsus võib olla stressi tekitamata ja juhirolli kehtestamata kõrgem kui päriselus toimuval koosolekul.

Selles artklis leiate mõningaid ettepanekuid, kuidas mängustamist kasutades üle veebi viia läbi edukaid ja kaasavaid koosolekuid. See on oluline nõustajatale, tiimijuhtidele aga ka presonalispetsialistidele ja -juhtidele!  

1. Lühidalt: veebikohtumiste mängustamise 7 põhimõtet
2. Veebikoosolekutega seotud väljakutsed
3. Bioloogiast tulenev kõrvalekaldumine: miks on keeruline veebikoosolekul keskenduda?
4. 11 võtet veebikohtumistel edu saavutamiseks ja rõõmu säilitamiseks .

Kärsitumate lugejate jaoks on lühikokkuvõte kohe alguses ja lõpust leiate kontrollnimekirja oma järgmise veebikoosoleku planeerimiseks.

 

Lühidalt: veebikohtumiste mängustamise 7 põhimõtet

1. Üks selge eesmärk, mis on jagatud väiksemateks sammudeks. Kõik etapid peavad olema iga osalejate jaoks selgelt sõnastatud. Ideaalis aitab eesmärk kaasa ka suuremale pildile, mida on protsessi käigus samuti selgitatud.

2. Suhtluse edendamine: avamis- / sulgemisrituaalid, „digitaalne ülessoojendamine“, jagamishetked, väiksemad töörühmad ja koostöö/konkurents tagavad sooja ja kaasahaarava õhkkonna.

3. Regulaarne etappide muutmine: väsimus ja järgmine brauseri vahekaart on teie vaenlased. Seetõttu on oluline osata liikuda erinevatesse töörežiimidesse, näiteks: lülitudes väiksematesse töörühmadesse (Zoomis "breakout" ruumid), ühise dokumendi kallal tööd tehes, video lisamine, korraldades regulaarseid pause jne.

4. Lugude jutustamine: Üks või mitu lugu võivad sisaldada olulist teadmist, tööpõhimõtteid ja õppesisu või olla lihtsalt meelelahutuseks.

5. Võitmisõhkkond: Edusammud teie eesmärgi saavutamise suunas on tehtud nähtavaks ja neid tähistatakse; seda täiendavad visuaalsed abivahendid. 

6. Vähem on rohkem: vähene osalejate arv, lühikesed tööperioodid ja vähe päevakorrapunkte võivad tõsta tõhusust ja säilitada kaasatuse.

7. Premeerige oma kohalolijaid aktiivse koosolekul osalemise eest. Tunnustage nende poolt loodud väärtust, et saavutada samasugune rõõmus tulemus järgmisel koosolemisel.

Kõiki põhimõtteid tuleks rakendada konkreetse taktika abil. Teie järgmiseks veebikohtumiseks Zoomis, Teams'is, Skype'is või mõnes muus keskonnas on 11 konkreetset võtet, näpunäidet, ideed ja nädet mängustamise rakendamiseks.

Kuid kõigepealt: mis  on veebikoosolekute peamised väljakutsed?

 

Veebikoosolekute väljakutsed

Paljud näost-näkku koosolekud võivad olla tüütud, raskelt jälgitavad või igavad. Järgmised aspektid võivad digitaalse koosoleku puhul eriti negatiivseid tagajärgi kaasa tuua:

1. Tähelepanu hajumine: digitaalse koosoleku ajal võib olla eriti ahvatlev vastata meilidele või surfata veebis. On isegi lugusid inimestest, kes hakkasid videokonverentsi ajal mööblit kokku panema. Veebipõhises tegevuses kipub tähelepanu säilitamine olema eriti raske, eelkõige selle tõttu, et meie käeulatuses on hoomamatus koguses infot.

2. Tehnilised raskused: Halb levi, liiga vali hääl, osalejate kaja, video hangumine...  Tehnilised tõrked on praktiliselt digitaalkohtumiste päevakorra osa, mistõttu on eriti oluline selge struktuuri kaudu tagada kommunikatsiooni kõrge kvaliteet ja motivatsioon sellega tegeleda.

3. Mitteverbaalsete signaalide puudumine: vahetult ja reaalajas saadud tagasiside on suhtlemise lahutamatu osa, isegi kui suurem osa sellest toimub alateadlikult. Kehaasend, žestid ja miimika on väärtuslikud, kuid need sisaldavad siiski vaid piiratud hulka teavet. Kui me ei taju näoilmete ja hääletooni peensusi õigesti, on neid võimalik negatiivsel viisil tõlgendada.

Lisaks, on muidugi ka need väljakutseid, mida võib ette tulla ka näost-näkku koosolekutel, kuid mis võivad digitaalses kontekstis olla eriti katastroofilised:

Puudulik struktuur ja juhtimine: peab olema välja töötatud selge aruteluprotsess. Heaks tavaks on, et väitluse juhil on osapooltega kooskõlastatud päevakord ning tema tagab harmoonilise ja mitmekesise aruteluvoo.

Liiga palju või liiga vähe pühendumust: mõnda osalejat tuleb julgustada ebakindlusest võitu saama, mõne teise puhul võib väljakutseks osutuda kõnevoolu peatamine: Karlil oli kunagi Kariibi mere piirkonnas projektipartner, kes muutis 2-minutilise tutvustuse 50-minutiliseks (!) monoloogiks ja oli lihtsalt peatamatu. Pärast seda hakkas Kark kasutama vaid vaid taolisi platvorme, mis võimaldavad tal osalejate mikrofone summutada.

 

Bioloogiline tähelepanu hajumine:

miks on veebikoosolekul keeruline keskenduda?

Inimsuhtlus on kogu keha puudutav tegevus: sellese on kaasatud mitmesuguseid lihaseid ja autonoomse närvisüsteemi osi, mis aktiveeruvad, kui inimene on sotsiaalselt kaasatud. Lisaks need stimuleerivad ka teiste kaasatud osapoolte meeli.

Kahjuks on meil väga piiratud võimalused virtuaalsetel kohtumistel kehasignaale tajuda.

Nõuanne: Oma sõnumeid edastades olge eriti sõnaselge, andke osalejatele ette konkreetne ajakava ja kõnelemisreeglid, et vähendada potentsiaalseid konfliktsituatsioone ja see aidab ka kaasa koosoleku sujumisele.

Lisalahendus: Käeliigutused on tõhus ja kaasahaarav viis, kuidas anda videovestluses mitteverbaalset nähtavat tagasisidet.

Veebikoosolekult distantseerumine ja unistamine

Unistamist tuleb ette pigem koosoleku passiivsematel osapooltel, seetõttu võib tähelepanu hajumine ja vaimne eemaldumine muutuda suurenevaks väljakutseks. Tähelepanu hajumine ei tule halbadest kavatsustest, see tuleneb loomulikult nn vaikimisi, kui inimesel puudub ülesanne, millele keskenduda. See rakendub ka siis, kui vestluses puudub selgus või kui mõistus annab alla, sest koosolekut on liiga keeruline jälgida. Kui olete keerukas vestluses järje kaotanud, on raske uuesti keskenduda ja taas sisule järele jõuda.

Lihtsad lahendused: selged eesmärgid, punktuaalsus, kõnelemine vaid kordamööda, lühikesed tööetapid.

Mängustamine on abiks: suhtluse elementide kasutamine ning koosoleku eesmärgi ja käesoleva etapi üle kordamine aitavad hoida suhtlemist ja keskendumisvõimet ärksana.

11 võtet edu ja lõbu tagamiseks veebikoosolekutel

Võte 1: Sisse- ja väljaregistreerimine

Lühike rituaal sessiooni alguses aitab kõigil keskenduda eesolevale ühisele tegevusele. See võib olla väga lihtne, näiteks: voor, milles kõik ütlevad oma nime ja kuidas nad end hetkel ühe sõnaga nimetades tunnevad. See sissejuhatus peaks olema lühike ja kaasama kõiki osalejaid.

Lõpetamine: kohtumise lõpus rühmana tehtud järeldus on sama oluline. See aitab koosolekut positiivselt lõpetada ja väljuda enam mitte vajalikust tööetapist ja sellega kaasnevast meeleolust. Näiteks võiksite taas teha vooru, kus kõik saavad ühe sõnaga öelda, kuidas nad end koosoleku lõpus tunnevad.

Ärge unustage enne hüvastijätmist kõiki osalemise eest tänada!

 

Võte 2: Ühildage ootused

See on koosoleku esimene positiivne hetk, kui kõik teavad, et nad on õigel ajal õiges kohas. Tehke see selgeks, paludes osalejatel väljendada ühe sõnaga oma koosolekuga seotud ootusi. Leidub toredaid digitaalseid tööriistu, mille abil saate vastuseid koguda ja neid sõnapilves kuvada. Meie lemmiktööriistadeks on Mentimeter, Slido ja Wooclap. Kasutage neid tööriistu, et muuta oma üritused interaktiivsemaks ja köitvamaks!

 

Võte 3: Sõnastage oma eesmärgid ja kavatsused selgelt

See on ilmselgelt oluline iga koosoleku jaoks, kuid elulise tähtasusega, kui Facebook või Twitter asuvad vaid ühe hiireklõpsu kaugusel. Virtuaalsete koosolekute jaoks soovitame seada ühe üldise eesmärgi ja koosoleku vältel seda pidevalt korrata ja kinnitada. Ideaalis peaks see toimuma kohe pärast ootuste vooru, et veenda osalejaid, et nad on õiges kohas.

Milleks? Sageli kipume otse töösse sukelduma ja unustame, miks me seda tegelikult teha tahame. Oluline on meeles pidada, mis on ajendiks viimaks meid sinna, kus me oleme.

Maksimeerige motivatsiooni: veenduge, et eesmärk aitab kaasa suuremale pildile. Mis on selle koosoleku põhieesmärk? Kas see aitab kaasa sotsiaalsele või keskkonnaga seotud eesmärgile? Võib-olla aitab see täita teie ettevõtte laiemat visiooni (kui tegu on ettevõttesisese koosolekuga). Meeldetuletus selle kohta, kuidas see kooosolek ja selles osalejate jõupingutused sellesse suuremasse pilti sobivad, aitab neid motiveerida ja veenda, et nende aeg on kasulikult kulutatud. See teadmine väärtustab ühtlasi ka teie endi kui korraldajate ajakasutust.

 

Võte 4: Tee eesmärgini - jagage kohalejõudmine sammudeks

Jagage üldine eesmärk väikesteks tegevusetappideks, nii et selle saavutamine tundub teostatavana. Millliseid praktilisi samme peaks töörühm astuma, et jõuda soovitud tulemuseni? Koosoleku edenemise eelduseks on nende sammude läbimine.

Olge oma päevakorrapunktide suhtes mõistlik: ebaolulised sammud võivad teie koosoleku fookuselt kõrvale tõrjuda, samas kui liiga palju toiminguid võib mõjutada selle tõhusust.

Iga lõpetatud etapi visuaalne meeldetuletus hoiab rühma fookuses, motiveerituna ja kaasatuna!

Jätkake lugemist, et saada teada veel visuaalsete abivahendite kasutamise soovitusi!

 

Võte 5: Digitaalne soojendus  – 3 ideed, et tõsta rühma energiat

Kui päris koosolekutel on jää sulatamine ja ettekande koostamine väga oluline, siis veebikoosolekutel on sellel veelgi määravam roll.  See tundub olevat pisut raskem ilma füüsilise ruumi eelisteta ja vähema võimalusega kasutada kehakeelt. Siin on mõned ideed, kuidas digitaalselt jääd sulatada:

Jagage spontaanselt mõni foto! Kõik on enam kui tõenäoliselt niikuinii kodus. Paluge neil jagada fotot mingist esemest nende töölaual, millega nad tunnevad end enim seotud olevat (raamat, mida parasjagu loetakse, lemmik kohvitass, mõni hobiga seotud ese jms) ja kommenteerida seda mõne sõnaga. Tehke seda lühidalt ja mitteformaalselt – eesmärgiks on ju vaid jää sulatamine.

Jagage midagi isiklikku! Meeskonna loomiseks ja jagamiseks mõeldud koosolekute jaoks: küsige sisukaid avatud küsimusi, nt nende isikliku suhtumise kohta koosoleku eesmärki, millele järgneb kiirete vastuste voor. See aitab eesmärki saavutada, luues samal ajal turvalise ruumi avatuseks. Sobivad küsimused võiksid olla näiteks: “Mille üle uhkust tunnete, mida te tegite eelmisel nädalal?“, „Mille eest te täna tänulik olete?“ või „Milliseid igapäevaseid rutiine te järgite, mis aitab motivatsiooni üleval hoida?”. See ei pruugi olla asjakohane tehnilise orientatsiooniga töökoosoleku puhul.

Olge loominguline: Kui kasutate ajurünnakuteks ja ideede leidmiseks valget tahvlit või muud sarnast rakendust, tehke enne sellega tööle asumist mänguline sisselogimistoiming! Näiteks paluge tahvliga töötades osalejatel joonistada ühiselt ükssarvik,  või kirjutage kleepmärkmepabereid kasutades üles nende lemmiktoidud ja rühmitage need erinevatesse köökidesse. Selleks eesmärgiks loodud digitahvliteks on Zoom,Google Jamboard, Whiteboardfox, Groupboard, Conceptboard, Twiddla, Miro, Ziteboard või jagatud dokument Google Drive'is või Microsoft 365.

Boonusinspiratsioon: hea sõber ja kaasautor palusid emotsionaalse intelligentsuse sessioonil osalejatel kujutada nende praegusi emotsioone programmi Emoji Maker abil ja seejärel kasutasid neid kujutisi eraldusrühmades järgneva arutelu teemaks (lähemalt allpool) . Geniaalne!

 

Võte 6: Hoidke kõiki kaasatuna

Te olete kokku pannud rühma mõnel konkreetsel eesmärgil. Kasutage selle eesmärgi saavutamiseks kõiki ressursse, eelkõige osalejate oskusi, ning tagage, et kõik tunneksid end kaasatuna.  Hinnake oma osalejate pädevust: andke neile koosoleku ajal  mõni aktiivne roll täita!

Kui te olete kasutanud mistahes eelpoolmainitud digivahendeid, siis nüüd on aeg need käiku lasta iga määratletud etapi jaoks. Kuidas seda täpselt teha, tuleneb teie poolt seatud eesmärgist ja sisust, kuid pidage meeles alljärgnevat:

Kui teie eesmärk on seotud teatud teema arutamisega, on arutelu tõenäoliselt tõhusam ja kaasavam väiksemates rühmades;

Kui soovite, et osalejad midagi õpiksid, on seda tõenäolisem saavutada, kui osalejad seda praktikas rakendavad, eriti kui tegemist on oskuste arendamisega;

Kui tegemist on töökoosolekuga, siis motivatsioon ja tootlikkus tõusevad märkimisväärselt väikestes rühmatöödes. Väikeses rühmas on lihtsam tähelepanu äratada ja teistelt inspiratsiooni saada, samuti on teil mugav mistahes muret jagada või abi küsida;

Teie kuulajaskonna aktiivne osalemine on nende saavutustunde jaoks ülioluline;

Ka teie enda kui läbiviija huvides: liigselt modereeriv moderaator on halb - seega laske oma osalejatel sisu arendada!

Digitaalajastu pakub laias valikus tööriistu, mida saab veebis ühistööks kasutada, alates ülal juba lingitud dokumentide ühisest väljatöötamisest kasutatdes Google Drive'i, Zoho kontorikomplekti või Etherpadi.

Isegi kui teie eesmärk ei ole dokumentide ühine väljatöötöötamine ega ajurünnakud, on alati mõistlik kasutada selliseid meetodeid, mis kaasavad protsessi kõiki osalejaid.

Näide veebi füüsikatunnist: õpilased pidid elektrienergia tutvustamise ajal saama ülevaate kodumasinate pingest. Kuna osalejad näisid juba väsinud olevat, kuulutas Karl välja võistluse: kes leiab kõige rohkem infot kodumasinate kohta 10 minuti jooksul? Osalejad olid väga motiveeritud ja võitja leidis 24 kirjet!

 

Võte 7: Väikses rühmas kaasamise maksimaliseerimine 

Väikesed rühmad võivad kaasatust suurendada, tundes end mugavalt, rääkides ja oma mõtteid jagades, säilitades samal ajal tõhususe ja produktiivsuse. Mõelge koosoleku kavandamisel, mida saab osaleja vaatenurgast lihtsamaks muuta.

Kuidas jagada suur rühm digitaalsete tööriistade abil väiksemateks meeskondadeks? Kasutage varjatud väljumisruume Zoomilt, avatud lähtekoodiga Unhangout MIT-ilt või Qiqochatilt (Zoomi, puhkeruumide ja ühiste dokumentide loomise kombinatsioon).

 

Võte 8: Väikeste arvude reegel

Digitaalse suhtluse põhireegel: vähem on rohkem.

Oma kogemuste põhjal saame teie osalejate kaasamiseks soovitada järgmist:
Hoidke üldine rühm väike - kuni 12 inimest, kui eesmärgiks on aktiivne osalus.
Intensiivsemateks tööetappideks kasutage väiksemaid, 3-5-liikmelisi rühmi.

Tehke kord tunnis lühike paus (inimlikud vajadused esinevad ka digitaalkoosolekutel) ja muutke töörežiimi iga 15 kuni 20 minuti tagant (tutvustage rühmaarutelusid, harjutusi, ajurünnakuid jne).

Töövoor jätke lühikeseks: kuni 45 minutit arutelu või esitluse jaoks, kuni 90 minutit töö, harjutuste või oskuste arendamise jaoks. Kui on vaja rohkem aega, pidage tihedamalt pause.

Üks eesmärk vooru kohta: kasutage erinevate eesmärkide jaoks erinevaid töövoore.

 

Võte 9: Lugude jõud

Miski pole parem, kui hea lugu! Isiklikud lood, hariduslikud lood, naljakad lood...

Meie nõuanded: Kasutage lühikesi videoid õppe-eesmärkide esiletõstmiseks ja lihtsustage keerukaid kontseptsioone kinemaatilise narratiivi abil või lihtsalt meelelahutusliku pausina. Vaja on head Interneti-ühendust ja tehnilist taipu ekraani jagamiseks.

Jutustage üks lühike lugu või kutsuge osalejaid mõnd oma lugu teistega jagama.

Jagage lugu eelnevalt video kujul või tekstidokumendina.

Boonussoovitus (edasijõudnud juhendajatele): mis siis, kui kogu teie koosoleku ülesehitus järgib mingi loo süžeed? Kontseptsioon, mis võib abiks olla, on „Kangelase teekond“. Kas saate tõmmata paralleele oma tegevuskavas olevate sammude ja Campbelli monomüüdi etappide vahel? Vaadake, kas saate oma koosoleku ülesehituse põhjal luua narratiivi. Vihje: sisse- ja väljaregistreerimine võib hõlpsalt tähendada „tavamaailmast“ lahkumist ja sinna naasmist.  

 

Võte 10: Kasutage visuaalseid abivahendeid

Kuna me rääkisime videotest, siis tasub mainida, et koosolekul visuaalsete abivahendite kasutamine võib positiivselt mõjutada teie osalejate motivatsioonile ja koosolekut paremaks muuta. Mida rohkemate meeltega tegeldakse, seda aktiivsemaks ja motiveeritumaks muutub aju. Kuidas seda teha?

Kui teete esitlust, siis veenduge, et see oleks hästi kavandatud, minimaalse teksti ja ahvatleva graafikaga. Kasutage malle PowerPointi või Google'i slaididel või alternatiivina kasutage nende kujundamisel Canvat.

Üks pilt on väärt rohkem kui tuhat sõna: lisage oma esitlusele graafikat, infograafikat, mõttekaarte ja muid visuaalseid elemente. See võimaldab edastada teie sõnumi tõhusal, mugaval ja esteetiliselt meeldival viisil, mis aitab säilitada teie osalejate motivatsiooni ja tähelepanu.

Eriliselt väärtuslik: visualiseerige oma koosoleku kulg! Loodetavasti olete juba jaganud oma eesmärgi reaalselt saavutatavateks tegevusetappideks. Pärast iga etapi läbimist esitage eesmärgiga seotuse kohta selged visuaalsed näpunäited. Loodud saavutustunne suurendab osalejate motivatsiooni ja tagab sujuva ülemineku järgmisele etapile.

 

Võte 11: Premeerimine lõpus

Jätkates visuaalsete abivahendite teemat võite kasutada pilti tänu avaldamiseks, kuid veelgi tähtsam on see, et saate oma osalejatele anda midagi sellist, mis pakuks neile rohkem rahuldust ja vastaks nende vajadustele. Selle jaoks on meil kaks soovitust:

Osaliste tulemuste tunnustamiseks kasutage koosoleku jooksul digitaalseid õpimärke (ing. Open Badges). See on eriti asjakohane, kui koosoleku eesmärk on seotud õppimise ja / või oskuste arendamisega ("badgecraft" on sellel eesmärgi täitmiseks üks meie lemmikvahenditest). Lihtsa arutelu korral pole see ehk niivõrd oluline, kuid kõik rõõmustavad, kui nende jõupingutusi tunnustatakse.  

Premeerige osalejaid millegagi, millel on praktiline väärtus, nt. soodustus tulevasele kursusele, vautšer mõne ürituse jaoks või annetus heategevusorganisatsioonile, mille nad ise valivad. See võib siduda koosolekul tehtud jõupingutuste tegeliku väärtuse välise eesmärgiga, mis on neile oluline ja / või on seotud teie ettevõtte visiooniga (mäletate „suuremat pilti“ võtte 3 all?)

 

Allikas (ja artikli täiskirje): https://mytrainer.cc/2020/online-meeting-gamification/