ok. 4 minuty czytania – polub, linkuj, komentuj!

Strategia to nie tylko zestaw celów i działań pozwalających realizować misję organizacji. To przede wszystkim stosowane w dłuższym czasie podejście do rozwiązywania problemów lub zaspokajania potrzeb społecznych, uwzględniające złożony kontekst sytuacyjny, w którym funkcjonujemy. Ten złożony kontekst sytuacyjny tworzą nasi odbiorcy działań, sponsorzy, partnerzy, konkurencja. Stąd strategia nie może być budowana, jakbyśmy byli centralnym punktem kosmosu lub trwali zamknięci w szklanej kuli. Musi odnosić się także do naszych relacji z otoczeniem oraz definiować pozycję organizacji na tle innych podmiotów i środowisk. Nie może być oparta na założeniu: problemy społeczne są tak duże, iż dość zajęcia znajdzie się dla każdej instytucji, jaka by się nimi nie zainteresował. Najczęściej termin strategia kojarzy nam się z ogólną strategią organizacji, obejmującą przede wszystkim działalność statutową i odpowiadającą na pytania o to, jakie potrzeby społeczne, w jaki sposób będziemy zaspokajać; jak chcemy podnosić jakość usług; czy zamierzamy w przyszłości poszerzać spektrum naszych działań. Ale nie jest to jedyny aspekt myślenia strategicznego w organizacji. Perspektyw, rozstrzygnięć i wyborów, przed którymi stają zarządzający, jest dużo więcej.

Żeby nie było „jakoś”

Przyszłość warto zaplanować. Także przyszłość naszej organizacji. Choć żyjemy w dynamicznych czasach, kiedy zmiany następują bardzo szybko, i tak należy określić jakie cele chcemy osiągnąć (jaką zmianę społeczną wprowadzić), jakimi działaniami je zrealizujemy i jakie efekty zamierzamy osiągnąć. A potem ten plan należy systematycznie realizować. Nie jest on ze spiżu, co znaczy, że nie musi być wykonany w sposób pierwotnie opisany. Część zadań na pewno jest potrzebna i realistyczna, należy je wykonać. Część można zmodyfikować lub pominąć. 
Zbyt dużo jest w naszej działalności słomianego zapału, i „jakoś to będzie” - działania trzeba roztropnie planować, a realizatorów rozliczać. Nie będzie efektywnego rozwoju naszej organizacji bez uprzedniego zaplanowania. 

Dobry plan strategiczny

Nie ma "jedynie słusznego" sposobu przeprowadzania planowania strategicznego, istnieją różne modele, które mogą być wykorzystane zgodnie z potrzebami danej organizacji. Zaproponujemy poniżej jedną z wersji, którą można dostosować do swoich potrzeb.  
Warto określić czym charakteryzuje się dobra strategia: 

• tworzona jest przez wszystkie najważniejsze osoby związane z organizacją
• jest krótka, syntetyczna, podejmująca najważniejsze sprawy;
• obejmuje kilka lat (rekomenduje horyzont 3 lat);
• jest owocem wysiłku intelektualnego twórców - racjonalnego rozumowania, właściwej oceny, ale też odważnej wizji i rozwinięcia skrzydeł;
• zawiera czytelne wskaźniki realizacji celów i zadań – ilościowe i jakościowe (tak, żeby można było rozliczyć z pracy realizatorów);
• określa źródła finansowania;
• określa sposób realizacji i harmonogram wdrożenia (w tym monitoring i ewaluację);
• wskazuje konkretne osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań.

Apel o cierpliwość

Uwaga – tworzenie strategii jest długotrwałe, może trwać kilka miesięcy. Trzeba podjąć ten wysiłek, przemóc zniecierpliwienie, znaleźć czas – to apel do tych najbardziej zaangażowanych. Nikt za was tego nie zrobi. To wasze życie, wasz dobrobyt, musicie w to zainwestować. Jeżeli jednak widzicie, że ludziom nie starczy cierpliwości, stwórzcie wspólnie plan roczny na dwóch kartkach papieru, gdzie określicie co, kto i kiedy zrobi. Lepszy taki plan, niż żaden. To będzie podstawa do zastanowienia się pod koniec roku, co zostało zrobione, i zaplanowania prac na rok kolejny, może już w sposób pełniejszy, z większym wykorzystaniem atutów planowania strategicznego.

Planowanie trzeba zaplanować

Podjęcie decyzji o stworzeniu strategii rozwoju niesie za sobą szereg prac przygotowawczych. Należy odpowiednio wcześnie: 

• wskazać osobę/osoby odpowiedzialne za wypracowanie strategii (w tym zespół redakcyjny lub ostatecznego redaktora);
• pozyskać moderatora spotkań (jeżeli wśród nas nie ma takiej osoby, a sprawny moderator to skarb i połowa sukcesu);
• pozyskać ekspertów zewnętrznych (co kosztuje, ale może takie osoby będą dostępne w ramach wsparcia Inkubatorów NGO lub Ośrodków Wspierania Ekonomii Społecznej);
• określić zakres strategii i harmonogram prac;
• przygotować wstępne materiały informacyjne o dotychczasowej działalności;
• wskazać i zaprosić w sposób skuteczny osoby do pracy w zespole;
• zabezpieczyć miejsce spotkań, zapewnić obsługę techniczną i komfort pracy;
• określić sposób motywowania członków zespołu do pracy.

Programy roczne

Wieloletni plan strategiczny jest podstawą do tworzenia rocznych planów operacyjnych, zawierających informacje - co, kiedy i za ile zostanie zrobione w danym roku.
Przedstawiciele organizacji, podczas zapewne jednego z walnych zgromadzeń - powinni przeprowadzać coroczne planowanie – weryfikować dotychczasowe działania i określać co będzie realizowane w danym roku. W tym celu trzeba zrobić wyciąg zadań do realizacji na dany rok.  

Jak sobie zaplanujesz, to zrobisz

Dysponowanie strategią rozwoju organizacji to wytyczenie solidnej drogi rozwoju i… przepustka do różnych źródeł finansowania wspierających rozwój organizacji. Załączenie takiego dokumentu do wniosku grantowego (lub powoływanie się na nią), to dowód że stowarzyszenie zaplanowało swoją działalność i warto je wspierać.

Maciej Bielawski - ekspert w obszarze włączenia społecznego oraz ekonomii społecznej. Wiceprezes Stowarzyszenia ESWIP, które od 25 lat wspiera aktywność społeczną i obywatelską. Jeden z inicjatorów utworzenia pierwszego w Polsce Forum Animatorów Społecznych. Animator wielu inicjatyw, rozwiązań, partnerstw lokalnych. Członek grup roboczych tworzących polityki publiczne i planujących wykorzystanie funduszy europejskich w obszarze włączenia społecznego. Ambasador EPALE.

Zajmujesz się animacją społeczną? A może koordynujesz działania wolontariuszy? 

Planujesz działania na rzecz osób o niskich kwalifikacjach? 

Szukasz inspiracji, sprawdzonych metod i niestandardowych form? 

Tutaj zebraliśmy dla Ciebie wszystkie artykuły na ten temat dostępne na polskim EPALE! 

Zobacz także:

Diagnoza społeczności lokalnej. Badania w działaniu – cz. 1

Wspólnie możemy więcej! Refleksje o tworzeniu i rozwoju partnerstw lokalnych

Drugie życie rzeczy

Aktywne społeczności

Tworzenie wioski tematycznej - część 1

Wioski tematyczne pomysłem dla wsi

Jak wspierać w rozwoju grupy i społeczności lokalne? Część 1