ok. 5 minut czytania - polub, linkuj, komentuj!

Motto: „Kto ewaluację ex-ante wymodzi, temu projekt wspaniale wychodzi”

^{(Źródło: Zmyślona Wielka Księga Przysłów Ewaluacyjnych)}

Co to jest ewaluacja ex-ante?

Ewaluacja powinna towarzyszyć realizacji projektu na każdym jego etapie i dostarczać informacji wspomagających zarządzanie projektem oraz osiąganie założonych celów. Warto zadbać o przeprowadzenie ewaluacji już na etapie przygotowawczym – myślenia o projekcie, definiowania jego celów, projektowania działań, decydowania o rozwiązaniach organizacyjnych i zarządczych. Ewaluacja prowadzona przed rozpoczęciem realizacji projektu lub na wczesnych (przygotowawczych) etapach jego realizacji nazywa się ewaluacją ex-ante lub ewaluacją początkową. Mówiąc bardzo praktycznie, jest to po prostu analiza czynników mogących wpływać na realizację projektu i jego sukces końcowy. Ewaluacja ta na pewno korzystnie wpłynie na zapisy we wniosku o dofinansowanie, zwiększając szanse na otrzymanie grantu.

^{Photo by Jason Goodman on Unsplash}

Po co prowadzić ewaluację ex-ante projektu Programu Erasmus+ Edukacja Dorosłych?

• Identyfikacja potencjalnych problemów i ryzyka, które mogą wpłynąć na powodzenie projektu – problemy te mogą wynikać z różnych okoliczności np. ograniczeń naszej organizacji lub organizacji partnerskich (organizacyjnych, kadrowych, finansowych, czasowych). Okres pisania projektu lub jego wczesny początek to dobry czas, żeby te możliwe problemy dobrze rozpoznać i rozwiązać, zanim rzeczywiście narobią szkód. Ewaluacja ex-ante może na przykład pomóc lepiej oszacować zasoby naszej organizacji i partnerów, a w ślad za tym racjonalnie zaplanować projekt oraz wspomóc myślenie o alternatywnych scenariuszach, gdyby któryś z elementów projektu okazał się niemożliwy do realizacji. Potencjalne problemy mogą tkwić również w niedoborze kompetencyjnym lub liczbowym kadry realizatorów projektu i/lub partnerów, co mogłoby doprowadzić do obniżenia jakości projektu, w tym jego rezultatów i/lub do problemów organizacyjnych.
• Rozpoznanie potrzeb i oczekiwań grupy docelowej projektu, czyli zweryfikowanie, na ile nasze wyobrażenia o potrzebach edukacyjnych wybranej grupy docelowej dorosłych osób uczących się i nasze pomysły jak odnieść się do nich w projekcie, pokrywają się z rzeczywistymi potrzebami, problemami, wyzwaniami ich życia codziennego, ale też oczekiwaniami co do działań edukacyjnych. To pozwala nam lepiej dostosować działania projektowe do tej grupy docelowej, tak by realizacja projektu rzeczywiście pomogła poprawić ich kompetencje potrzebne do życia we współczesnym społeczeństwie. Analiza potrzeb i oczekiwań grupy docelowej projektu pozwala też na bardziej trafną rekrutację uczestników projektu, wpływa na motywację do uczestnictwa w projekcie i zmniejsza ryzyko późniejszych ewentualnych rezygnacji z uczestniczenia w działaniach projektowych w trakcie jego trwania.
• Ocena realności założeń projektu i odpowiedź na pytanie na ile planowany projekt jest spójny i trafny w zakresie planowanych celów i sposobów ich realizacji. Podczas ewaluacji ex-ante możemy zastanowić się, czy założone przez nas cele są realistyczne i możliwe do osiągnięcia w założonym czasie i przy zaplanowanych zasobach, czy precyzyjnie określiliśmy rezultaty projektu, czy po zrealizowaniu zaplanowanych działań zostaną faktycznie osiągnięte cele edukacyjne np. poprawa konkretnych kompetencji u grup docelowych i kadry, wdrożenie nowych metod pracy edukacyjnej, nowe treści w ofercie.
• Spojrzenie na trafność przyjętych rozwiązań realizacyjnych i form udzielanego wsparcia – ewaluacja ex-ante pozwoli nam ocenić, czy są one faktycznie najbardziej optymalne z punktu widzenia potrzeb naszej organizacji i grupy docelowej i czy zakres tematyczny projektu jest właściwy. W przypadku Akcji 1 ewaluacja ex-ante powinna również objąć sprawdzenie czy projekt spełnia standardy jakości Erasmusa.

Jak przeprowadzić ewaluację ex-ante projektu Programu Erasmus+ Edukacja Dorosłych?

Ewaluacja ex-ante powinna zostać przeprowadzona w takim czasie, który umożliwi faktyczne wykorzystanie jej wyników, zatem należy ją zrealizować z odpowiednim wyprzedzeniem podejmowanych decyzji – czy to pisania wniosku projektowego, czy też początkowej fazy realizacji projektu.

Na potrzeby ewaluacji ex-ante możemy korzystać z różnych źródeł informacji, w tym dokonywać analizy danych już dostępnych w naszej organizacji lub w innych instytucjach, przeprowadzać własne badania np. badania potrzeb kadry i grupy docelowej. Badanie potrzeb może się odbywać przy użyciu badań ankietowych, wywiadów oraz obserwacji i powinno opierać się przede wszystkim o dialog w gronie osób, które będą adresatami projektu i użytkownikami wypracowanych produktów. Powinna być to nie tylko kadra zarządzająca projektem i bezpośrednio w niego zaangażowana, ale również różnorodne grono odbiorców, w tym kadra innych organizacji, które mogą korzystać z wypracowanych w projekcie rozwiązań, jak i przedstawiciele grup docelowych, na rzecz których będą prowadzone działania.

Tym sposobem, nie tylko zbieramy informacje co do potrzeb, ale budujemy również zainteresowanie projektem i jego rezultatami, przygotowujemy „grunt” dla wprowadzanych zmian. Takie zaangażowanie już na początkowym etapie procesu służy budowaniu „poczucia własności” i współodpowiedzialności za osiągane rezultaty projektu.

W zbieraniu danych umożliwiających ocenę założeń projektu dobrze sprawdzają się wywiady, szczególnie moderowane wywiady grupowe, w ramach których możliwy jest dialog i dyskusja.

Również wyniki ewaluacji wcześniej zakończonych projektów mogą być cennym źródłem informacji w ewaluacji ex-ante nowego projektu, zwłaszcza jeżeli jest on kontynuacją lub rozszerzeniem dotychczas realizowanych działań.

Jak wykorzystać wyniki ewaluacji ex-ante projektu Programu Erasmus+ Edukacja Dorosłych?

Na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie projektu:

• realistycznie wskazanie celów projektu w oparciu o rzetelną analizę potrzeb kadry, grup docelowych, ewentualnie innych organizacji edukacyjnych, które skorzystają z rezultatów projektu;
• wyjaśnienie w jaki sposób cel ten jest powiązany z ww. potrzebami i wyzwaniami;
• przedstawienie planu działania w oparciu o właściwie zidentyfikowane możliwości organizacyjne, techniczne, czasowe i finansowe organizacji składającej wniosek i partnerów;
• opisanie w jaki sposób spełnione zostaną standardy jakości Erasmusa (dotyczy Akcji 1);
• aktualna identyfikacja potrzeb grupy docelowej dorosłych osób uczących się, na rzecz której działa organizacja i wskazanie w jaki sposób projekt zaspokoi te potrzeby;  
• realistyczne określenie rezultatów projektu;
• opisanie podziału zadań i obowiązków w zespole projektowym i między partnerami, pokazanie w jaki sposób zasoby tych organizacji wspierają osiągnięcie rezultatów i celów projektu;
• opisanie, w jaki sposób zostaną wybrani uczestnicy działań projektowych – kadra i z grup docelowych oraz jak będą włączeni w poszczególne działania projektowe, ale również pokazanie, że już te działania są zapoczątkowane np. dzięki zbadaniu potrzeb lub w dotychczasowej działalności organizacji;
• opisanie podjętych działań przygotowawczych przed złożeniem wniosku, których elementem było przeprowadzenie ewaluacji ex-ante.

Na etapie początkowej fazy realizacji projektu:

• realizacja działań przygotowawczych z uwzględnieniem wyników ewaluacji ex-ante
• optymalne przydzielenie zadań i obowiązków w zespole projektowym i między partnerami

Beata Ciężka – ewaluatorka, autorka i realizatorka szkoleń z zakresu ewaluacji. Posiada bogate doświadczenie w realizacji projektów badawczych i ewaluacyjnych prowadzonych m.in. dla Komisji Europejskie oraz dla sektora Edukacja dorosłych programu Erasmus+. Specjalizuje się w programach i projektach edukacyjnych. Współzałożycielka Polskiego Towarzystwa Ewaluacyjnego. W latach 2017-2020 Ambasadorka EPALE.

W jaki sposób prowadzić użyteczną ewaluację? Jakie metody i narzędzia stosować?

Jak pracować z wynikami ewaluacji? Potrzebujesz inspiracji?

Tutaj zebraliśmy dla Ciebie wszystkie artykuły na ten temat dostępne na polskim EPALE! 

Zobacz także:

Ewaluacja bieżąca i okresowa, czyli jak i po co robić ewaluację w trakcie projektu

Ewaluacja końcowa, czyli jak rzetelnie podsumować efekty projektu