Erasmus+? Nie panikuj!
ok. 7 minut czytania – polub, linkuj, komentuj!
Byłam współkoordynatorką projektu INTER-RIK, który realizowaliśmy w latach 2019 – 2021. To nie był nasz pierwszy projekt w programie Erasmus+ Edukacja dorosłych, ale mimo to nie uniknęliśmy wyzwań.
Zastanawiasz się, czy program Erasmus+ Edukacja dorosłych jest dla Ciebie? Chcesz się zaangażować, ale robi Ci się słabo na widok grubości Przewodnika po Programie Erasmus+? A może już wiesz, że będziesz realizować projekt z programu Erasmus+ Edukacja dorosłych i zaczynasz się martwić, czy podołasz? W tym artykule przekażę Ci, na co zwracać uwagę przy realizacji projektu z programu Erasmus+ Edukacja dorosłych. To doświadczenie pomogło nam otrzymać Akredytację w programie Erasmus+ Edukacja dorosłych już w pierwszym konkursie! Ty możesz je przełożyć na Wasz projekt!
Fot. z archiwum projektu
Nasza organizacja dostała dofinansowanie. Od czego zacząć?
Od złożenia wniosku projektowego do informacji o wynikach konkursu mija kilka miesięcy. W tym czasie dużo mogło się zdarzyć. Sprawdzasz komunikaty na stronie https://erasmusplus.org.pl/ i widzisz wyniki konkursu wniosków. Wasz projekt został zaakceptowany i przyznano Wam dofinansowanie. Gratulacje! To wielki sukces! Przed Wami niezwykły i owocny czas.
Po oficjalnym ogłoszeniu wyników otrzymasz e-mail od pracowniczki/pracownika Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji z najważniejszymi informacjami. Ta osoba będzie (najprawdopodobniej) opiekunem Waszego projektu. Przeprowadzi Was przez formalności związane z przygotowaniem umowy. Jednak opiekun, to przede wszystkim specjalista, który pomoże Wam zrealizować projekt tak, aby w pełni wykorzystać możliwości programu.
Przypomnij sobie treść wniosku. To ważne, bo wraz z informacją o dofinansowaniu otrzymasz też ocenę ekspercką Twojego/Waszego projektu. Ocena ekspercka to wnikliwa analiza zaplanowanych przez Was działań. Wskazuje mocne i słabsze strony projektu. Mówi nam, co powinniśmy ulepszyć i w jaki sposób. Jeśli w tym momencie masz jakieś wątpliwości, to skontaktuj się z opiekunem projektu. Na pewno wszystko wyjaśni.
FRSE organizuje też szkolenie dla Beneficjentów. To uporządkuje Twoją wiedzę o wymaganiach programu Erasmus+.
Ważne! Zadbaj o to, aby Wasza organizacja w umowie na projekt wskazała konto walutowe w euro, bo właśnie w takiej walucie przyznano dofinansowanie. Dzięki temu unikniecie kłopotów związanych z przewalutowaniem.
I co dalej?
Kluczem do sukcesu jest współdziałanie. Skonstruuj zespół projektowy, w którym będziecie zarządzać sprawną realizacją projektu. U nas były to 3 osoby: koordynator główny, koordynatorka logistyczna i ewaluator. Te osoby powinny dobrze (po)znać Wasz projekt i specyfikę programu. Stwórzcie wspólnie plan działania na kolejne miesiące i podzielcie się zadaniami.
Zadbajcie o właściwą promocję* projektu. Na początku warto zadbać o przygotowanie swoistego „szablonu”, który będzie zawierał takie elementy jak oznaczenie projektu i informacje o finansowaniu. Jeśli to nie Ty zajmujesz się publikowaniem materiałów na stronie czy mediach społecznościowych, to koniecznie przekaż go odpowiednim osobom.
(* Nie pomyl promocji z upowszechnianiem rezultatów projektu).
Zapoznaj się z systemem do zarządzania projektem, którego musisz używać. UWAGA: Zdarza się, że coś nie działa. Dlatego nie zostawiaj niczego na ostatnią chwilę.
Akcja – rekrutacja
W naszym projekcie kadra edukacji dorosłych uczestniczyła w zagranicznych mobilnościach edukacyjnych. Stworzyliśmy prosty regulamin rekrutacji na oferowane mobilności. W regulaminie wskazaliśmy, jakie są cele uczestnictwa naszej instytucji w programie, charakterystykę mobilności, prawa i obowiązki uczestników. I oczywiście kryteria naboru. O co pytaliśmy? Kandydaci musieli uzasadnić swoją potrzebę uczestnictwa w danym szkoleniu. Najważniejsze były dla nas motywacja do uczenia się i pomysły na wykorzystanie zdobytych podczas mobilności wiedzy, kompetencji, umiejętności.
To sposób, który sprawdził się. Obecnie stosujemy go w rozszerzonej formie (jako Indywidualny Plan Rozwoju danej osoby) w naszych projektach akredytacyjnych, aby uczestnicy i sama instytucja mogła lepiej planować działania w długofalowej perspektywie.
Fot. z archiwum projektu
Jak zadbać o mobilność?
Każdy z uczestników podpisał z instytucją umowę na mobilność. Ale język umów nie do każdego przemawia. Można się pogubić? Pewnie, że tak! Wspieraj więc uczestników Waszego projektu. My przygotowaliśmy instrukcję z podziałem na najważniejsze – obowiązkowe i fakultatywne – elementy uczestnictwa w projekcie. Podzieliliśmy ją na aktywności przed, podczas i po mobilności. Przygotowaliśmy też „Dziennik autorefleksj” – narzędzie autobiograficzne, dzięki któremu uczestnicy na bieżąco oceniali realizację celów w wymiarze indywidualnym (dla każdego z uczestników mobilności) oraz organizacji (wpływ mobilności na rozwój naszej instytucji). Wpisy wzbogacone później przez fotografie wykorzystywaliśmy jako materiał informacyjno-promocyjny.
My zdecydowaliśmy się na model ryczałtowy dla uczestników – na podróż, na opłatę za szkolenie oraz na wsparcie indywidualne (czyli na kwestie związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem). W praktyce, dostawali oni określony ryczałt na mobilność zgodnie ze stawkami ustalonymi w zależności od tego, gdzie miała miejsce mobilność. Dzięki temu uczestnicy uczyli się zarządzania swoim własnym budżetem. Poradź uczestnikom, aby założyli konto walutowe w euro, na które Wasza organizacja przeleje środki dla uczestnika (jeśli zdecydujecie się na model ryczałtowy).
O co zadbać przed mobilnością?
- Potwierdźcie z organizatorem zagranicznego szkolenia, że odbędzie się ono w konkretnym miejscu i terminie. Szkolenie jest potwierdzone? Upewnij się więc, że grupa uczestników szkolenia jest międzynarodowa (obecnie jest to wymagane przez Standardy jakości kursów w ramach programu Erasmus+). Tak? No to świetnie! Zadbajcie więc o rezerwację miejsca dla Waszego uczestnika.
- Sprawdź organizację przyjmującą. W naszym projekcie zdarzyło się, że trafiliśmy na nierzetelną organizację i ostatecznie dana mobilność nie doszła do skutku, chociaż… niedoszły uczestnik otrzymał elektroniczny certyfikat. Dlatego dokładnie weryfikuj organizacje, z którymi zamierzacie współpracować. Co powinno Cię zaniepokoić? Utrudniony kontakt e-mailowy, nieaktualizowane media społecznościowe czy strona.
- Nasi uczestnicy przed wyjazdem mieli zapewnione przygotowanie do mobilności – w zależności od indywidualnych potrzeb – merytoryczne, kulturowe, językowe. Wykorzystaliśmy do tego środki ze wsparcia organizacyjnego. Wy też o tym pomyślcie. A jak łatwo uczestnik może samodzielnie określić swoje umiejętności językowe i co zrobić, by lepiej przygotować się do uczestnictwa w szkoleniu? Doskonale sprawdzi się tu Europejski system opisu kształcenia językowego.
- Aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje zagraniczna mobilność edukacyjna, osoby w niej uczestniczące muszą czuć się bezpiecznie. Ze wsparcia organizacyjnego wykupcie uczestnikom ubezpieczenie na czas podróży i pobytu. Każdy uczestnik powinien mieć też Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego, jeśli wybiera się do krajów UE i EFTA.
- Realizacja naszego projektu toczyła się podczas pandemii COVID-19, dlatego musieliśmy na bieżąco sprawdzać sytuację epidemiologiczną, obostrzenia (i wymagania) w poszczególnych krajach czy ograniczenia podróżne. I choć obecnie sytuacja się uspokoiła, to nie należy rezygnować z monitorowania sytuacji w poszczególnych krajach mobilności. Możesz sprawdzić informacje dla podróżujących na stronie MSZ.
- Pomóż uczestnikom zaplanować podróż i wybrać miejsce zakwaterowania**. Ale, uwaga! Nie wyręczaj ich w tym. Erasmus+ to często jest to pierwsza zagraniczna podróż w życiu. Jednak udział w projekcie to doskonała okazja do zdobycia nowych kompetencji cyfrowych, organizacyjnych, przedsiębiorczości czy też wzrostu pewności siebie. Daj więc wędkę, a nie rybę.
(** Jeśli wybieracie się na szkolenia językowe, to warto rozważyć zakwaterowanie u tzw. rodzin goszczących).
Podczas mobilności
- Najważniejszy jest udział w szkoleniu i… aktywnościach pozaszkoleniowych. Zachęcaj uczestników projektu, aby brali udział w wycieczkach fakultatywnych, spotykali się („po godzinach”) z innymi uczestnikami, albo zwiedzali samodzielnie. Poznajcie miasto, kraj, kulturę przez ich historię, ludzi, smaki.
- Zachęcaj do poszerzania kontaktów, sieciowania się. To może zaowocować przyszłą współpracą w innych projektach.
- Zadbajcie o certyfikat ze szkolenia.
A po mobilności – upowszechnienie
Po mobilności uczestnicy muszą wypełnić elektroniczną ankietę o swoim udziale w projekcie (dzięki naszemu „Dziennikowi autorefleksji” łatwo odświeżą sobie wymagane kwestie). Przypomnij im o tym i poradź, żeby sprawdzili SPAM, jeśli nie widzą wiadomości z linkiem do ankiety.
Pamiętaj, że udział w projekcie nie kończy się po powrocie z podróży. Dzięki szkoleniom i wyjazdom uczestnicy zdobywają nowe kompetencje, poznają inne narzędzia, metody edukacyjne. Dzięki temu powstają programy szkoleniowe, materiały edukacyjne itp. Wzrasta też motywacja do działania. Nie marnujmy jej i zachęćmy innych do pójścia naszym śladem.
Dzielmy się zdobytą wiedzą, umiejętnościami czy powstałymi materiałami. Efektem naszych mobilności jest np. Zeszyt Ćwiczeń INTER-RIK i podcast o niezawodowej edukacji osób dorosłych. Organizujmy szkolenia, warsztaty czy zajęcia. Uczestniczmy w spotkaniach branżowych, konferencjach, seminariach, np. w Forum Edukacji Dorosłych. Publikujmy na naszych stronach internetowych, mediach społecznościowych. Występujmy w mediach. Wykorzystujmy Platformę EPALE i Platformę rezultatów projektów Erasmus+.
Wszystko kiedyś się kończy
Na koniec czeka Was raport. Ale już się nie martwisz, bo cząstkowe informacje gromadziliście na bieżąco. Teraz wystarczy tylko wszystko uporządkować.
Jeśli wciąż nie jesteście przekonani, to zachęcam Was do uczestniczenia w Szkoleniach międzynarodowych Erasmus+ (TCA). To wydarzenia edukacyjne i sieciujące zarówno dla tych, którzy już realizują (lub realizowali) projekt w ramach programu Erasmus+, jak i tych, którzy dopiero o tym myślą.
Realizowany projekt: INTER-RIK (2019-1-PL01-KA104-062577)
Beneficjent: Instytut Myśli Polskiej im. Wojciecha Korfantego
Więcej o projekcie: https://instytutkorfantego.pl/obserwatorium/inter-rik/
Artykuł brał udział w konkursie Sposób na Erasmusa+.
