EPALE - Elektroniczna platforma na rzecz uczenia się dorosłych w Europie

Termin projekt pochodzi od łacińskiego słowa proiectus oznaczającego „wysunięcie ku przodowi”. Sformułowanie to można rozumieć jako planowanie konkretnego zadania, które ma być wykonane w przyszłości. W literaturze funkcjonuje wiele definicji projektu. Większość z nich kładzie nacisk na te same lub podobne cechy projektów, jako niepowtarzalnych przedsięwzięć o wysokiej złożoności, określonych w czasie, wymagających zaangażowania znacznych, ale limitowanych środków (rzeczowych, ludzkich, finansowych, informacyjnych), realizowanych przez zespół wysoko wykwalifikowanych wykonawców z różnych dziedzin, z wysokim poziomem ryzyka technicznego, organizacyjnego i ekonomicznego, wymagających zastosowania specjalnych metod ich przygotowania i wdrażania.

Przez długie lata projekty stanowiły przedsięwzięcia wyjątkowe. Obecnie, sposób funkcjonowania wielu podmiotów, już nie tylko biznesowych, ale także urzędów administracji publicznej, ewoluuje w kierunku przekształcenia się z procesowego w projektowy. Ten styl pracy zapewnia lepszą adaptacyjność na zmiany w otoczeniu, wpływa na obniżenie kosztów podejmowania ryzykownych inicjatyw czy też daje szansę wypróbowania innowacyjnych metod działania. Zarządzanie projektami jest uważane za podejście zwiększające znacząco sprawność organizacji i zapewniające skuteczniejszą realizację jej celów, zarówno na poziomie strategicznym, jak i operacyjnym.

W odniesieniu do projektów można mówić o cyklu życia. Jest on skonstruowany w oparciu o fazy, które wyznaczają rytm całego przedsięwzięcia, nakreślając jego ramy i stymulując dynamikę. Ich liczba i rodzaj są zdeterminowane przez charakter projektu, ale można wyróżnić od czterech do sześciu standardowych etapów. Wśród nich należy wskazać:

• fazę przedprojektową,
• fazę idei (zidentyfikowanie problemu, wskazanie potrzeby),
• fazę projektową (definiowanie i planowanie projektu),
• fazę realizacji (wdrażanie zaplanowanych działań),
• fazę zakończenia (archiwizacja, ocena i ewaluacja przedsięwzięcia).

W oparciu o przyjęty system faz konstruuje się metodologię zarządzania. Dla przykładu, koncepcja cyklu życia projektu zaproponowana przez Komisję Europejską (ang. Project Cycle Management) jest schematem metodycznym, opierającym się na założeniu, że projekt składa się z pięciu zamkniętych i następujących po sobie faz, z których każda prowadzi do następnej.

Są to: programowanie --> identyfikacja --> formułowanie --> wdrażanie --> ewaluacja.

1. W fazie planowania (programowania) analizowana jest sytuacja na poziomie narodowym i sektorowym tak, by określić problemy, ograniczenia i możliwości, które można objąć projektem. Wymaga to przeglądu wskaźników społeczno-ekonomicznych, narodowych priorytetów oraz priorytetów określonych dla funduszu, z którego projekt ma być finansowany.
2. W fazie identyfikacji pomysły na projekty są sortowane do dalszych studiów. Należy skonsultować się z domyślnymi beneficjentami każdego z planowanych działań, przeprowadzić analizę problemów, z którymi się stykają oraz określić możliwości rozwiązania tych problemów (analiza celów i wybór strategii).
3. W fazie formułowania (opracowywania) pomysły są doprecyzowywane i na ich podstawie tworzy się operacyjne plany projektów. Wypracowana przez interesariuszy idea jest oceniana pod kątem wykonalności oraz trwałości.
4. W fazie finansowania propozycje są weryfikowane przez kompetentne władze i zapada decyzja o przekazaniu funduszy na projekt. W fazie wdrażania przedsięwzięcie jest uruchamiane i realizowane.
5. W fazie ewaluacji (oceny) instytucja finansująca projekt ocenia go i stwierdza, czy zakładane rezultaty zostały osiągnięte.

Zarządzanie Cyklem Projektu to model realizacji złożonych przedsięwzięć przyjęty przez Komisję Europejską w 1992 roku. Pozwala jasno sprecyzować cele, zadania i efekty projektu przy jednoczesnym zminimalizowaniu ryzyka niepowodzenia. Metoda ZCP powstała na bazie analizy efektywności pomocy podejmowanej przez Komitet Rozwoju Pomocy OECD. Wnioski ewaluacyjne wskazywały bowiem na to, że dotychczas realizowane przedsięwzięcia były słabo planowane i niedostatecznie przygotowywane, nieadekwatne dla konkretnych rodzajów beneficjentów, niewystarczająco uwzględniały potencjalne zagrożenia, ignorowały czynniki wpływające na trwałość osiąganych korzyści, a beneficjenci środków nie korzystali z doświadczeń wynikających z poprzednich projektów (Podręcznik – Zarządzanie Cyklem Projektu, Ministerstwo Gospodarki i Pracy, Warszawa 2004). ZCP stanowi remedium nie tylko na błędy instytucjonalne, ale także na niedociągnięcia podczas przygotowywania samych wniosków. Do tej grupy problemów zaliczyć można: niejasne ramy strategiczne projektu, niepełną analizę sytuacji (diagnozę), planowanie zorientowane na działania, a nie na cele, niemożność zweryfikowania efektów projektu, presję wydatkowania środków, krótkowzroczną wizję działania, niespójną dokumentację projektu oraz brak jasnej i wspólnej wizji całego przedsięwzięcia.