Ten artykuł przedstawia podstawowe zasady i techniki tworzenia dokumentów cyfrowych dostępnych, opartych na pakiecie Microsoft Office 2019.

^{fot. shutterstock}

Podstawowe zasady dostępności

Tworzenie dostępnych dokumentów cyfrowych wymaga przestrzegania kilku podstawowych zasad:

• Czytelny font: używaj bezszeryfowych krojów pisma, takich jak Arial, Calibri, Tahoma czy Verdana. Są one bardziej czytelne dla osób z dysleksją i innymi trudnościami w czytaniu.
• Odpowiednia wielkość czcionki: dla tekstu podstawowego zaleca się co najmniej 12 punktów, co zapewnia dobrą czytelność.
• Wyrównanie tekstu: tekst powinien być wyrównany do lewej strony. Ułatwia to czytanie, szczególnie dla osób korzystających z czytników ekranowych.
• Oznaczenie języka dokumentu: zaznacz język dokumentu oraz poszczególnych słów, jeśli są w innym języku. To pomaga w prawidłowym odczytaniu przez syntezatory mowy.
• Krótkie zdania: staraj się pisać krótkie, proste zdania, aby tekst był łatwiejszy do zrozumienia.
• Uproszczenie tekstu: sprawdź, czy możesz uprościć tekst, aby był zrozumiały dla jak największej liczby osób.
• Wyjaśnienie skrótów i akronimów: zawsze wyjaśniaj skróty przy ich pierwszym użyciu.
• Odpowiedni kontrast: minimalny poziom kontrastu tekstu i tła to 4,5 do 1. Można to sprawdzić za pomocą narzędzi takich jak Colour Contrast Analyser.
• Tekst alternatywny: dla grafik, zdjęć i ilustracji dodaj tekst alternatywny, który opisuje, co znajduje się na obrazku.
• Unikanie obrazów tekstu: tekst powinien być zawsze tekstem, a nie obrazem tekstu.
• Informacje dla wszystkich zmysłów: nie przekazuj informacji opierając się wyłącznie na jednym zmyśle (np. zamiast „kliknij czerwony przycisk”, napisz „kliknij czerwony przycisk oznaczony krzyżykiem w prawym górnym rogu ekranu”).
• Używanie wyróżnień oszczędnie: pogrubienie czy kursywę stosuj tylko do najważniejszych elementów, nie całych akapitów.

Informacje o dokumencie

Każdy plik powinien posiadać informacje o dokumencie, by odbiorca wiedział jaki jest cel i przedmiot dokumenty. Jak to zrobić w Microsoft Office 2019? Informacje o dokumencie można edytować w menu Plik: Przejdź do Plik > Informacje > Właściwości > Właściwości zaawansowane.

Uzupełnij pole Tytuł i inne właściwości dokumentu.

Eksport do pliku PDF

Nie wystarczy stworzyć poprawnego dokumentu w programach takich jak MS Word czy MS Excel. Jeśli chcesz je przesłać w formie PDF, także musisz to zrobić w odpowiedni sposób, by zachować dostępność dokumenty. Aby poprawnie wyeksportować dokument do dostępnego PDF:

• Przejdź do Plik > Eksportuj > Utwórz plik PDF/XPS.
• W oknie zapisu wybierz typ pliku PDF (*.pdf) i kliknij Opcje.
• W oknie Opcji zaznacz pola: „Utwórz zakładki przy użyciu: Nagłówki”, „Właściwości dokumentu” oraz „Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu”.

Struktura dokumentu 

Dla zachowania dostępności dokumentów należy zadbać o odpowiednią strukturę treści, wstawianych obrazów, stosowanych list, tabel czy hiperłączy:

• Nagłówki: używaj nagłówków do strukturyzacji dokumentu. Nagłówki powinny występować hierarchicznie: Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3, itd.
• Interlinia i odstępy: używaj interlinii o szerokości 1,5 oraz wyraźnych odstępów między akapitami.
• Obiekty: wstawiane obiekty, takie jak obrazy czy wykresy, powinny być wyrównane z tekstem.
• Tekst alternatywny: dodawaj tekst alternatywny do wszystkich znaczących obrazów.
• Listy: używaj list punktowanych lub numerowanych, aby wymieniać kolejne elementy.
• Tabele: twórz proste tabele z jednolitą liczbą komórek w każdym wierszu i kolumnie. Unikaj scalania komórek.
• Hiperłącza: dodawaj hiperłącza za pomocą karty Wstawianie > Link. Używaj opisowych tekstów zamiast „kliknij tutaj”.
• Język: zaznacz język dokumentu oraz obcych słów poprzez kartę Recenzja > Język > Ustaw język sprawdzania.

Weryfikacja dostępności:

Czy wiesz, że każdy z programów Microsoft Office 2019 pozwala na automatyczne sprawdzenie dostępności? Jak to zrobić:

• Przejdź do Plik > Informacje > Wyszukaj problemy > Sprawdź ułatwienia dostępu.
• Pojawi się okno z informacjami o błędach i ostrzeżeniach oraz zalecanych akcjach.

Pamiętaj, że narzędzie do sprawdzania dostępności ma charakter wspomagający. Nie zastąpi ono manualnej weryfikacji dokumentu, która jest niezbędna do zapewnienia maksymalnej rzetelności dostępności dokumentu.

Tworzenie dostępnych dokumentów cyfrowych to proces, który wymaga uwagi i zaangażowania. Przestrzegając powyższych zasad, możesz znacząco ułatwić dostęp do informacji dla wszystkich użytkowników, w tym dla osób z niepełnosprawnościami. Pamiętaj, że każdy ma prawo do równoprawnego dostępu do informacji, dlatego warto poświęcić czas na tworzenie dokumentów, które są łatwe do odczytania i zrozumienia dla wszystkich.

dr Natalia Marciniak-Madejska - socjolożka, edukatorka, działaczka społeczna. Dyrektorka Działu Projektów Rozwojowych i Centrum Dostępności w SENSE consulting. Wykładowczyni akademicka i konsultantka w zakresie projektowania uniwersalnego, prostego języka, zarządzania projektami i inkluzywnego zarządzania. Autorka publikacji na temat inkluzji społecznej osób z niepełnosprawnościami. Członkini Krajowej Rady Konsultacyjnej przy Pełnomocniku Rządu ds. Osób z Niepełnosprawnościami (2017-2021). Społecznie zarządza organizacjami działającymi na rzecz osób z niepełnosprawnościami oraz kołem gospodyń wiejskich. Ambasadorka EPALE. 

Pracujesz z osobami zagrożonymi wykluczeniem cyfrowym? Działasz na rzecz włączenia społecznego lub aktywizacji osób z niepełnosprawnościami? Zajmujesz się edukacją migrantów i uchodźców?

Szukasz sprawdzonych metod i narzędzi, które możesz wykorzystać w pracy w zakładach karnych lub domach pomocy społecznej?

Tutaj zebraliśmy dla Ciebie wszystkie artykuły na ten temat dostępne na polskim EPALE! 

Zobacz także:

5 kroków upraszczania tekstów, by były zrozumiałe dla wszystkich!

Kobiety na rynku pracy - wnioski z badań

Jak tworzyć inkluzywną przestrzeń biurową?

#IDEA - Inclusion, Diversity, Equity, Accessibility

Europejski Akt o Dostępności zacznie niedługo obowiązywać w Polsce

Przygotuj się do miesiąca różnorodności