Un ideathon es una dinámica que tiene como propósito generar ideas innovadoras para enfrentar o responder a una necesidad. Se puede participar de manera presencial o en línea y se busca involucrar a una comunidad de especialistas y participantes en la resolución de un reto de desarrollo. Su principal aporte es articular las ideas para generar una propuesta de valor ordenada y clara que permita visualizar un camino a seguir para la solución del problema. 

En esa misma línea, un hackathon es un encuentro colaborativo con una duración de uno o varios días donde muchos profesionales se reúnen con un fin común: la creación de un nuevo producto. Este es el propósito que se ha planteado el equipo del programa de emprendimiento del IES Abyla, Ceuta: organizar unas jornadas de emprendimiento dirigida al alumnado de Formación Profesional del centro mediante la técnica grupal del hackathon. 

Los términos que conforman la palabra hackaton son hacker y marathon. La palabra hacker hace alusión a las soluciones tecnológicas e innovadoras que se persiguen, es decir, a la parte más científica del proyecto, aunque siempre de un modo ameno. Por otra parte, como bien indica el término marathon, se trata de una carrera de fondo, larga y en definitiva, de una competición. Esto es así porque durante el evento los participantes se dividen en diferentes grupos de entre 2 y 5 personas para que puedan desarrollar su propio proyecto. El objetivo común del reto es algo que todos los participantes van a perseguir aunque cada uno lo enfocará de formas diversas, abriendo con ello la puerta a debates sobre pros y contras de lo que se busca desarrollar. Se trata de un evento competitivo; no obstante, desde una perspectiva lúdica y de aprendizaje común. Además, el hecho de tener un tiempo establecido, esto es, una cuenta atrás, también pone a prueba a los participantes a buscar soluciones e ideas de una manera rápida, descubriendo en muchos casos que su conocimiento en una rama es mayor del pensado.

¿Cómo organizar un hackathon?

Tu primer paso para realizar un hackathon es la organización (organizing a hackathon). Tienes que tener muy claros los objetivos que buscas, así como la mejor manera de enfocarlos. Además, es importante que cuentes con personas encargadas de los diferentes equipos que habrá y para gestionar tal evento, así como ayudantes para el confort de los invitados.

La empresa organizadora es la encargada de exponer el reto que va a ser el objetivo de la experiencia colectiva.

• Busca participantes

Debes tener presente que un hackathon puede ser convocado bien de forma interna dentro de una empresa o de forma externa. En el primer caso, será la empresa quién se encargue de avisar y promover la participación en medio de sus trabajadores. En el caso de que sea un hackathon con diferentes participantes, es decir, externo, vas a tener que encargarte de publicitarlo para que los diversos perfiles de participantes se apunten. 

Este tipo de eventos suele contar con una media de entre 20 y 50 participantes y es importante que estos tengan unos conocimientos sobre el tema a tratar similares para que el evento fluya lo mejor posible. Destina una parte importante de tu presupuesto a la elección y captación de buenos participantes, porque ellos serán quienes desarrollen el objetivo con éxito.

Para motivar a los participantes es recomendable ofrecer premios que los motiven. Lo ideal es diversificar y dar diferentes premios, no solo uno, consiguiendo con esto contentar a todos los usuarios.

• El espacio: debe ser cómodo, puesto que los participantes estarán allí mucho tiempo. Lo ideal es que sea un espacio amplio que cuente con mesas redondas, las cuales fomentan en mayor medida la colaboración del equipo.

Como los participantes van a tener que usar sus ordenadores, en cada mesa tiene que haber mínimo un enchufe. Cuida también la iluminación del entorno.

• La comida: cada equipo va a llevar unas velocidades diferentes, por lo que cada persona comerá cuando más le convenga. Así, es importante ofrecer un buen servicio de catering continuado que abastezca a los usuarios. Recuerda proporcionar diferentes opciones para adaptarte a los gustos y necesidades de todos. Incluye opciones vegetarianas y veganas y otras, teniendo en cuenta las diferencias creencias religiosas que puedan tener los participantes; sobre todo aquí en Ceuta.

• Los tiempos: como norma general, un hackathon dura una media de dos días, sin embargo existen casos de eventos que requieren más tiempo a causa, en parte, de la complicación del reto. Tenlos en cuenta para organizar bien el evento. En nuestro caso, se hará un simulacro o ensayo de 1 día.

¿Cómo se desarrolla un hackathon?

La bienvenida al evento

En este momento los organizadores y responsables de la empresa o empresas dan un discurso de apertura en el que se informa de forma detallada a los participantes sobre el objetivo que deben perseguir.

También se les pone en conocimiento en este instante sobre las actividades y posibles conferencias que se pueden llevar a cabo dentro del propio evento, así como de los horarios.

Tienes que tener presente que los hackathon se realizan como norma general de forma presencial. Sin embargo, cada vez tiene mayor presencia el hackathon digital que permite conectar personas de diferentes partes del mundo. En este caso, toda la bienvenida y el propio evento en sí se realizan en una plataforma online.

Identificar problemas o necesidades a solucionar

En este momento es en el que comienza a desarrollarse de forma real el evento (running a hackathon). Los diferentes equipos ya están formados y sus integrantes deben poner en común sus ideas sobre cómo abordar las temáticas sobre las que versa el reto. Estos equipos no son creados de antemano, sino muchas veces de forma ajena a los participantes, ya que se persiguen equipos lo más heterogéneos posible.

Búsqueda de ideas

Los equipos sacarán sus ordenadores y se pondrán a trabajar. Es común el empleo de las lluvias de ideas para agilizar el proceso de generar ideas de un modo espontáneo y comenzar ya con el desarrollo de los primeros prototipos. Esa misma tarde se presentan los primeros prototipos en una puesta en común que permite adquirir conocimiento y ayuda de otros equipos participantes.

Asimismo, todos los equipos cuentan con un supervisor o coordinador que les ayude con su trabajo para llevar sus prototipos a la perfección.

Propuesta de ideas y proyectos

Al final del evento, los diferentes equipos exponen su trabajo ante un tribunal.

En un hackathon los proyectos presentados tienden a ser prototipos, a causa del poco tiempo con el que cuentan los participantes; por ello, resulta infrecuente presentar un producto finalizado. De hecho, lo que se busca en un hackathon es propulsar la creatividad y captar futuros proyectos permitiendo a los participantes un aprendizaje dinámico.

El jurado dará sus valoraciones sobre los diferentes proyectos presentados y se procederá a continuación a la entrega de premios. En ocasiones se ofrecen propuestas de colaboración muy interesantes por parte de la entidad organizadora.

Con frecuencia se permiten rondas de preguntas a los diferentes equipos.

Conclusiones y cierre

Se ofrece un discurso final, el cual funciona como una síntesis de todo el evento y en muchos casos se cierra el programa con algunas charlas y networking abierto.

En consecuencia, un hackathon es la definición ideal de trabajo en equipo, colaboración, innovación y creatividad. Su organización es laboriosa. Sin embargo los resultados son muy fructíferos. Tener un grado mayor de conocimiento sobre un problema concreto y haber construido una propuesta involucrando diferentes actores es un gran punto de partida para seguir trabajando con otras metodologías. 

Aquí os dejo información del hackathon que se va a realizar el en IES Abyla. Próximamente informaremos de los resultados. ¡Buen hackathon!

Día: 21 de diciembre.
Horario: 9:00 a 18:30 (nos quedamos a comer en el IES)
Lugar: IES ABYLA. Patio cubierto.
Participantes potenciales: Alumnado de los ciclos de grado superior de la familia de Servicios socioculturales y a la comunidad en la modalidad presencial.
Número de plazas: 60 máx.