Text: Camilla Forsberg, Sofia Mickelsson, Carina Österåker, verksamhetsområdet Pedagogik och lärarfortbildning, Centret för livslångt lärande vid Åbo Akademi

Att arrangera konferenser och olika evenemang med vetenskaplig inramning är verksamhet som ofta beaktas falla inom det så kallade tredje uppdraget för universitet, det vill säga att på olika sätt bidra till samhällets utveckling. Vetenskapliga konferenser möjliggör utbyte av kunskap mellan forskare och utbildare och studerande och ibland även näringsliv och samhälle på ett givande sätt. 

Inom ett Erasmus+ jobbskuggningsprojekt åkte Centret för livslångt lärande till Stockholm och Uppsala för att utbyta erfarenheter med universitet och utbildningsanordnare som arbetar med liknande verksamhet.

Vi kom snabbt fram till både gemensamma framgångsfaktorer och utmaningar, trots att våra verksamheter var av olika slag och verksamhetsstorlek.

Framgångsfaktorer för lyckade vetenskapliga konferenser och evenemang kan vara följande:

• En tydlig planering och struktur för arrangemangen, som är gemensam för hela organisationen.
• En tydlig ansvarsfördelning och backupplan inom arrangörsgruppen
• Tydliga uppdrag för leverantörsnätverket runt arrangörsgruppen (exempelvis teknik, catering, personal på plats, övriga leverantörer)
• Ett gott samarbete mellan beställaren (universitetet) som vanligtvis står för det vetenskapliga innehållet och arrangörsgruppen
• Möjlighet att kunna prioritera konferensverksamheten inom universitetet, exempelvis ekonomiskt men också praktiskt i form av att ge möjlighet till utrymmen för konferens och evenemangsverksamhet att ske på plats på campus
• God kommunikation och problemlösningsförmåga hos alla medarbetare

Åbo Akademi kan i jämförelse med de universitet i Stockholmsområdet som vi besökte beaktas som ett litet universitet, med sina knappa 6000 studerande. Däremot behöver litenheten inte vara något hinder för att arrangera välfungerande och uppskattade konferenser och arrangemang. Konferensavdelningar inom universiteten är ofta placerade i nästa samarbete med kommunikationsavdelningen och arrangörsgruppen, även för stora konferenser som Skolriksdagen ( Arrangör Sveriges regioner och kommuner), är förhållandevis liten, 2-3 personer per konferens. Detta är personer som visar prov på kreativitet och problemlösning och ofta och gärna tänker utanför boxen.

Tänkte utanför boxen gjorde Berghs school of communication som provade på begreppet unconference och har genomfört sådana framgångsrikt. För den som är obekant med begreppet så  tänker vi oss här en konferens kring ett hett tema, talare och publik och en lokal. Men ingen större administration, ingen catering, ingen registrering, inga namnlappar, inga pauser, inga paneler. Administrationen kan i extremaste fall minimeras till tre e-postmeddelanden: ett till föreläsarna, ett till deltagarna, ett till lokalbokningen. En unconference drivs av människors välvilja och möjligheten att få nå ut med sin kunskap och möta åhörarna. Ett lite annorlunda forum, som kanske skulle uppskattas särskilt bland studerande?   

Akademiska ceremonier och festligheter är den andra stora gruppen evenemang som arrangeras vid universiteten. Hur och i vilken omfattning olika universitet arrangerar dessa är mycket varierande. Kungliga tekniska högskolan i Stockholm utexaminerar sina studenter under mycket högtidliga former i Stockholms stadshus, tre gånger per år. Ceremonin är mycket populär att delta i och studenterna köar på lista för att få delta.

Viktigt är här att hitta balansen mellan att följa den akademiska traditionen och det ceremoniella men också våga bryta av och prova nytt, lyssna in både vad deltagarna och universitetsledningen önskar.

Dylika ceremonier sätter en prägel på universitetet och visar de utexaminerade på utbildningens betydelse och yrkesgruppens status. Det finns en stolthet i att ha tagit en universitetsexamen. Samtidigt är ceremonin en markerad övergång från student till alumn. Genom att övergå till alumni- verksamheten ges en möjlighet att ge tillbaka till universitetet, genom att exempelvis delta i fortbildning, kurser och nätverk för alumner och även engagera sig i olika mentorsprogram.

Mentorsprogram är ett unikt sätt att få möjlighet att ge tillbaka till sitt universitet, genom tid och engagemang. Detta är inte möjligt i alla länder, det vanligaste sättet är fortfarande att man ska ge tillbaka genom donationer.

Åbo Akademi är ett universitet som växer och förnyas. Det pågående nybygget, huset Astra, är ett exempel på detta. Planeringen av den nya lobbyn och front desken pågår som bäst, även detta är en betydelsefull del av universitetets ansikte utåt. Bland de universitet och organisationer vi besökt noterar vi att man fortfarande håller sig med bemannade informationsdiskar som servar studerande, personal och gäster med information och vägledning. I nära anslutning finns universitetsbutiken.

I ett samhälle där allt fler digitala, självgående lösningar erbjuds kan man fråga sig vilken väg som är den rätta. Hur gör man valet mellan att fortfarande anställa och synliggöra medarbetare på campus eller att satsa i förvisso goda och effektiva IT baserade lösningar? Vad vill studenterna ha? Vad vill personalen ha? Vad blir mest kostnadseffektivt? Vari ligger egentligen det största värdet? I grunden kommer vi tillbaka till värdegrunden, vilka värden är det som just vårt universitet prioriterar. Djärvt måste vi kanske våga prova, inte bara de nyaste lösningarna, utan verkligen de idéer och lösningar som vi själva tror på. To conference eller unconference, det är frågan.

Universitet och utbildningsanordnare som välkomnat oss. Varmt tack för alla möten, diskussioner och rundturer.

• Akademikonferens
• Berghs school of communication
• Kungliga tekniska högskolan: enheten för kommunikation och evenemang
• Sveriges kommuner och regioner
• Uppdragsutbildning vid Uppsala universitet
•  

#CLLÅA #CentretFörLivslångtLärande  #KontinuerligtLärande #CLLNordisktSamarbete #CLLKonferens #ErasmusPlus #ErasmusPlusFI #ILoveErasmusPlus #internationalisering