En algunos formatos de proyecto y sus actividades, se debe indicar el lugar preciso donde va a desarrollarse la actividad y a qué distancia se encuentra de la organización de envío. Para ello, la Comisión Europea ha creado la calculadora de distancias, que es la herramienta de referencia para cualquier cálculo de distancias entre dos lugares incluidos en un proyecto. En caso de duda, las agencias nacionales recurrirán siempre a esta calculadora para comprobar las sumas globales de las distancias en las solicitudes y en los informes. 

Se recomienda a los solicitantes que utilicen esta calculadora para evitar que se pierdan fondos o se produzcan recortes debido a errores en el cálculo de distancias.