Erasmus+ Best Practice aus Ostbelgien: „JAVIS – Datenbank und Vereinsverwaltung für die Erwachsenenbildung“
JAVIS – eine maßgeschneiderte Lösung für die Seminar- und Kursverwaltung
Die Eiche VoG ist eine anerkannte Erwachsenenbildungseinrichtung in der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens. Hauptaktivitäten der Vereinigung sind die Organisation von Bewegungsangeboten zum Erhalt der längstmöglichen Autonomie und Mobilität sowie Informatikkurse zur Vermeidung der Ausgrenzung durch die immer schneller voranschreitende Informatisierung im Alltag. Hinzu kommen kulturelle Angebote, Wanderungen, Ausfahrten und Reisen. Aufgrund des hohen Verwaltungsaufwands und der geringen Personaldecke von nur zwei hauptamtlichen Mitarbeitern ist die Eiche VoG auf die Unterstützung durch ehrenamtliche Mitarbeiter und eine professionelle Software angewiesen.
Ziele
Bei unserem Erasmus+ Projekt ging es darum, die Arbeit der Eiche VoG durch eine professionelle Software zu erleichtern. Unser Ziel, die administrative Verwaltung unserer Kurse zu vereinfachen scheiterte zunächst an einer Vielzahl von Faktoren: Budget, Komplexität, Nutzerfreundlichkeit, Konzeption, Support, Zeitaufwand und nicht zuletzt unseren eigenen Ansprüchen. Deshalb haben wir im Projektverlauf nach längerem Suchen auf die Software Javis eingelassen.
Projektumsetzung
Zunächst ging es darum, die bestehende Javis-Version an unsere Bedürfnisse anzupassen. Dazu wurden alle Problemfelder identifiziert und in einem Fragenkatalog zusammengetragen. Parallel fanden Meetings mit der Deutschsprachigen Gemeinschaft und dem Rat für Erwachsenenbildung statt, da es langfristig darum ging, die Software auch anderen Bildungsorganisationen zur Verfügung zu stellen und ihre Anfragen und Bedürfnisse in die Entwicklung einfließen zu lassen.
Im Anschluss haben wir im Rahmen der Erasmus-Mobilität drei Eiche-Mitarbeiter nach Osnabrück entsandt, um an einer Schulung teilzunehmen und im Austausch mit den Programm-Entwicklern den Fragenkatalog zu bearbeiten. Es dauerte nicht lange, die Software an unsere Bedürfnisse anzupassen. Nach einem Tag standen die wichtigsten Komponenten und eine Schulung für die Anwender ging ebenso schnell über die Bühne. Javis überzeugte uns vor allem durch die einfache und intuitive Nutzerführung.
Es ist uns schlussendlich gelungen, die Software als effizientes Datenbank- und Verwaltungsprogramm für uns zu optimieren und inzwischen alle Anwender unserer Vereinigung zu schulen. Javis wurde erfolgreich implementiert und erleichtert seitdem erheblich die Verwaltungsarbeit: Kurse, Pläne und Teilnehmer lassen sich nun wesentlich effektiver und übersichtlicher verwalten.
Projektnachhaltigkeit
Derzeit sind wir dabei, unsere Erfahrungen innerhalb des Javis-Projektes in Ostbelgien mit anderen Bildungseinrichtungen zu teilen. Mehrere Organisationen haben bereits ihr Interesse signalisiert, sodass sich der Kreis der Anwender schon bald vergrößert. Wichtig in der zweiten Etappe ist aber auch eine Programmanpassung bzw. –erweiterung, um statistischen Anforderungen seitens der Deutschsprachigen Gemeinschaft zu entsprechen. Aber auch da befinden wir uns auf einem vielversprechenden Weg.
Fazit
Wir sind begeistert und überzeugt von diesem Programm und auch von den Menschen, die dahinterstehen und bei der gemeinsamen Entwicklung einen hervorragenden Job geleistet haben. Der Mehrwert und die Zeitersparnis durch die Nutzung von Javis ist für Vereine, Kursanbieter oder Seminarveranstalter beachtlich. Wir sind gerne bereit, unsere Erfahrungen weiter zu geben. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
Kontaktperson: Roger Rauw
