This work Time for change is licensed under All rights reserved

Vi lever i en värld där olika aspekter påverkar både vårt privatliv och vårt arbetsliv. Några de faktorer som legat bakom behovet av förändringar de senaste åren är till exempel den digitala utvecklingen, COVID-19-pandemin, olika rörelser som #metoo och Black Lives Matter, politiska strömningar och kriget i Ukraina.

Förändringar kan vara planerade eller växa framåt som en slags anpassning till omvärlden. De kan vara omfattande eller resultatet av utveckling och ett ständigt förbättringsarbete. Även synen på ledarskap har förändrats, från den allvetande direktören som pekar med hela handen till den transformativa ledaren som lyssnar in medarbetarna och användarna.

Förändringsarbete drivs på olika sätt inom olika organisationer och olika verksamheter stöter på olika typer av svårigheter när det gäller att driva igenom förändringar.

Förändringsarbete intresserar mig och jag har undersökt en pågående förändringsprocess på min arbetsplats utifrån två modeller: Janssens modell De fyra rummen för förändring och Kotters 8-stegsmodell till förändring. Dessa modeller hjälper oss att förstå hur individer och organisationer reagerar på förändring och hur vi kan leda processen på ett effektivt sätt. Förhoppningsvis kan mina tankar och erfarenheter vara användbara även för andra som arbetar med liknande processer!

På vårt bibliotek är vi inne i en process där vi ser över vår yttre tjänst (det vill säga arbetet i våra fysiska och digitala informationsdiskar) för att bättre tillmötesgå behoven hos dagens studenter, forskare och universitetsanställda. Vi står inför utmaningar som pensionsavgångar, ekonomiska besparingar och en breddad rekrytering. För att möta dessa utmaningar på bästa sätt ser vi ett behov av att förändra våra invanda arbetssätt. Som bakgrundsmaterial har vi samlat in användar- och besöksstatistik, genomfört diskussionsmöten och studiebesök på andra bibliotek. Medarbetarna har varit involverade i hela processen, vilket har gjort det hela lite svårare på så sätt att vi inte alltid haft en tydlig struktur för vad nästa steg kommer att bli, men samtidigt lättare på så sätt att processen kunnat vara mycket mer transparent och vi har kunnat fånga upp tankar och idéer från de som jobbar närmst våra användare.

Steg i Förändringsprocessen utifrån Kotters 8-stegsmodell till förändring

1. Öka känslan av akut läge: Vi har arbetat för att skapa en känsla av angelägenhet bland medarbetarna.
2. Bygga förändringsteamet: En arbetsgrupp bestående av bibliotekschefer och ansvariga för informationsdiskarna har lett projektet. Intresserade medarbetare har fått möjlighet att vara med och planera studiebesök och fungera som bollplank.
3. Skapa en vision: Vi har formulerat en tydlig vision för vad vi vill uppnå med förändringsarbetet.
4. Kommunicera för engagemang: Vi har fortlöpande uppmuntrat medarbetarna att komma med synpunkter och idéer, samt ställa frågor. Många frågor har vi inte kunnat svara på direkt utan vi har fått parkera dem för framtiden.
5. Möjliggör förändring: Studieresor har erbjudits för att ge medarbetarna nya perspektiv och idéer.
6. Visa på snabb framgång: Vi har provat på att ändra vissa rutiner och arbetssätt för att visa på positiva exempel.
7. Upprätthålla fokus: Vi har arbetat för att hålla fokus på visionen och undvika sidospår.
8. Bibehålla förändringen: Eftersom förändringen inte är avslutad ännu har vi inte kommit till det här steget ännu, men planen är att göra de nya arbetssätten och attityderna till en del av organisationens kultur samtidigt som vi är öppna för nya förändringar och förbättringar.

Förändringsprocessen på vårt bibliotek har varit och är en lärorik resa! Vi har insett vikten av att ha en struktur (tydlig, men också möjlig att förändra vid behov) och att involvera medarbetarna i processen. Att våga erkänna att man som chef inte har alla svaren utan att man också provar olika tillvägagångssätt och är beredd på att skruva på saker för att få till den bästa lösningen är en viktig del av förändringsprocessen.

En viktig lärdom är också att det aldrig går att göra så att alla får sin vilja igenom, men att möjligheten att få uttrycka sin åsikt kan räcka för många. Många tycker om att vara med och påverka, men alla vill inte alltid tycka till – detta är också något som det är viktigt att vara ödmjuk inför.

Genom att använda modeller som Janssens och Kotters har vi kunnat förstå och hantera de olika stegen i förändringen. Att vara i förvirring och känslostormar är enklare när man vet att det är en del av processen. 

Anya Feltreuter har arbetat inom folkbiblioteken de senaste 17 åren. I olika roller, men främst som bibliotekschef. Sedan februari 2024 är Anya avdelningschef för Vallabiblioteket, Linköpings universitet. Delar av sin tid arbetar Anya även som bibliotekarie och möter studenter när de söker olika typer av information. Anya är också student på magisterprogrammet i ledarskap vid Högskolan i Väst. Anya är medlem i den internationella biblioteksföreningen IFLAs sektion Management & Marketing där Anya var ordförande 2019-2023. Anya har ett stort nätverk inom biblioteksvärlden, både nationellt och internationellt. Anya är också EPALE/Erasmus+ ambassadör.