_{Foto: freepik}

Kutsekoja kvaliteedijuht Agne Lepikson selgitas, et kutse andja peab säilitama kõik kutse andmisega seotud tegevuse käigus saadud ja loodud dokumendid. Hea ülevaate nendest tagab selge dokumentide loetelu – kasulik abivahend, mis lihtsustab dokumentidega tehtavaid toiminguid kogu nende elukaare vältel.

Dokumentide loetelu ühtlustab ühesuguste ülesannete täitmisel tekkivate dokumentide liigitust ja dokumentidele määratavaid säilitustähtaegu. Loetelu koostamist toetab Kutsekoja välja töötatud kutse andmisega seotud dokumentide säilitamise kord.

Dokumentidega toimetamist hõlbustab ka korrastatud dokumendikogu, mille häid praktikaid jagas Eesti Toitumisnõustajate Ühenduse juhatuse liige Küllike Põlma. Ta tõi välja, et failide nimed võiks anda selgelt aimu sisust ja loomise ajast ning selgitas, kuidas saavutada failidele soovitud kuvamisjärjestus.

Kaust nimega „Otsused“ ütleb oluliselt vähem, kui „2024 hindamiskomisjoni otsused“. Seejuures aitab kuupäevaga algav pealkiri järjestada failid kronoloogiliselt. Põlma teadis rääkida, et näiteks Google Drive ei tuvasta klassikalist Eestis kasutatavat kuupäeva esitamise formaati ega suuda seetõttu neid õigesti järjestada. Seetõttu tuleks täpsema kuupäeva puhul alustada aastast ning seejärel lisada kuu ja kuupäev.

Veel tõi Põlma välja, et hea on omada ülevaadet dokumentide liikumisest kaustade vahel – millises kaustas on dokument kutse andmise protsessi vastavas etapis. Erinevate kaustade vahel liigutamine annab lisaks võimaluse kontrollida ligipääse dokumendile. Näiteks on kutsekomisjonil vaja isikutoimikutele ligipääsu vaid kutseeksamile pääsemise ning kutse andmise otsuse etapis.

Mõttekojalised tõid välja Põlma põhjalikkuse dokumentide haldamisel, kuid avaldasid, et kõik kutse andjad ei pruugi olla võimelised nii põhjalikku süsteemi korraldama. Kutsekoda peab siinkohal oluliseks rõhutada, et mööndusi teha ei saa, kuna nõuded dokumentidega ümberkäimisele, sh isikuandmetele ja andmete kaitsele tulenevad õigusaktidest.

Kui saabub säilitamistähtaeg

Säilitustähtaja lähenedes eraldatakse dokumendid hävitamiseks. Kutsekoja dokumentide säilitamise korras on selleks juhis ning dokumentide hävitamise akti näidis. Abi leiab ka Rahvusarhiivi kodulehelt.

Digitaalsete dokumentide hävitamisel peab olema kindel, et fail kustutatakse igalt poolt, sh prügikastist. Muu hulgas tuleb hävitada kõik seotud meilivahetused või allalaadimised. Sellest, kuidas veenduda, et arvuti või serveri üheski nurgas poleks peidus hävitamisele kuuluvaid dokumente, võiks spetsialist tulla rääkima mõnel järgmisel mõttekojal.