Passar para o conteúdo principal
Blog
Blog

Po drugiej stronie ekranu - czyli jak zorganizować międzynarodową konferencję online - rozmowa z Pauliną Milewską

Środowisko bibliotekarskie podobnie jak inne branże zrzesza swoich pracowników w różnych stowarzyszeniach - zarówno krajowych jak i międzynarodowych. Dzięki takim organizacjom możemy się rozwijać, wymieniać doświadczeniami, czy inspirować, aby w rezultacie lepiej odpowiadać na potrzeby swoich użytkowników. Jedną z takich organizacji jest EAHIL (European Association for Health Information and Libraries). To stowarzyszenie skupiające bibliotekarzy i pracowników informacji naukowej oraz różnych organizacji związanych z medycyną (uczelnie medyczne, szpitale, kliniki, WHO itp.). EAHIL zrzesza prawie 1900 osób z 64 krajów i wspiera rozwój bibliotekarzy realizując różne projekty. 

ok. 9 minut czytania - polub, linkuj, komentuj!


Środowisko bibliotekarskie podobnie jak inne branże zrzesza swoich pracowników w różnych stowarzyszeniach - zarówno krajowych jak i międzynarodowych. Dzięki takim organizacjom możemy się rozwijać, wymieniać doświadczeniami, czy inspirować, aby w rezultacie lepiej odpowiadać na potrzeby swoich użytkowników. Jedną z takich organizacji jest EAHIL (European Association for Health Information and Libraries). To stowarzyszenie skupiające bibliotekarzy i pracowników informacji naukowej oraz różnych organizacji związanych z medycyną (uczelnie medyczne, szpitale, kliniki, WHO itp.). EAHIL zrzesza prawie 1900 osób z 64 krajów i wspiera rozwój bibliotekarzy realizując różne projekty1. Jednym z nich jest EAHIL Conference. Konferencja każdego roku odbywa się w innym kraju. W 2020 r. bibliotekarze mieli się spotkać w Łodzi. Jednak pandemia uniemożliwiła spotkanie stacjonarne. Organizatorzy musieli więc zmierzyć się z wyzwaniem związanym z przeniesieniem tego wydarzenia do sieci. Czy im się to udało? Jak pracowali? Jakie rozwiązania zastosowali? O tym i o kilku innych ważnych aspektach organizacji międzynarodowego wydarzenia online rozmawiałam z organizatorką polskiej edycji EAHIL Conference - Pauliną Milewską. 

  

Baner konferencji EAHIL 2020

   

Monika Schmeichel-Zarzeczna: Czym różni się organizacja konferencji online od stacjonarnej? 

Paulina Milewska: To jest pytanie, na które staraliśmy się odpowiedzieć od marca dlatego, że nasza konferencja miała się odbyć w czerwcu w Łodzi. W momencie kiedy przyszła pandemia zespół był już na ostatniej prostej organizacji wydarzenia, w ramach którego mieliśmy ugościć 300 osób w formie stacjonarnej. Tak naprawdę przygotowaliśmy więc dwie konferencje ponieważ tą pierwotną wersję mieliśmy wiosną prawie gotową. I wtedy przyszła trudna decyzja, że trzeba cały projekt przenieść do sieci. Trudno nam było ją podjąć bo, tak jak powiedziałam, mieliśmy wiele rzeczy gotowych - wpłacone zaliczki, zarezerwowane sale, zaplanowane wydarzenia integracyjne czy projekty gadżetów. Na początku zastanawialiśmy się czy nie przełożyć całości na następne półrocze, tak aby wydarzenie odbyło się stacjonarnie. Rzeczywistość jednak zweryfikowała nasze nadzieje i ostatecznie wszystko odbyło się online.

Ponowne przygotowania zaczęliśmy od zweryfikowania programu. Musieliśmy zapytać prelegentów czy chcą zaprezentować swoje wystąpienia w wersji online. Okazało się, że większość wyraziła zgodę i była otwarta na nową formułę. Utraciliśmy jednak kilka kursów doszkalających, których autorzy stwierdzili, że nie są w stanie ich na ten moment dostosować do wymagań obowiązujących w sieci. To była pierwsza różnica. Zobaczyliśmy, że nie da się wszystkiego przenieść w identycznej formie na działania online. Jak powstał program to skupiliśmy się na sprawach organizacyjnych typu wybór platformy, narzędzi, jak w ogóle zapytać uczestników, w czym chcą brać udział. To było ważne ponieważ na konferencji stacjonarnej ludzie po prostu się swobodnie przemieszczają pomiędzy salami konferencyjnymi. Natomiast tutaj musieliśmy się zorientować ilu osób możemy się maksymalnie spodziewać na każdej sesji. Jest to istotne ze względu na zakup odpowiednich licencji i obowiązujących w komunikatorach limitów użytkowników. W rezultacie zrobiliśmy rekrutację, w ramach której uczestnicy z góry projektowali swoją ścieżkę edukacyjną. Na etapie rejestracji wybierali prelekcje, warsztaty, sesje. Tego nie robilibyśmy na konferencji tradycyjnej. 

Kolejnym dużym wyzwaniem była organizacja i ustalenie formuły integracji, która dla środowiska spotykającego się na konferencjach EAHIL jest bardzo ważna. To są ludzie z różnych krajów i dla nich to wydarzenie jest również okazją do spotkania.

MS-Z: Kiedy myślę sobie o integracji znanej z konferencji czy kongresów stacjonarnych skupionej wokół rozmów kuluarowych, wycieczek, czy wieczornych bankietów i koncertów to ciężko jest mi wyobrazić sobie jak można to przenieść do sieci. Jak udało się Wam rozwiązać tą kwestię, tak aby zadbać o możliwość spotkania i swobodnej rozmowy pomiędzy uczestnikami?

PM: Na EAHIL przyjeżdża międzynarodowe grono, które od lat spotyka się przy okazji tej konferencji. To są, można nawet powiedzieć, grupy przyjaciół, które się na EAHIL zawiązały i czekają na coroczne spotkanie. Dlatego też przeniesienie kontaktów nieformalnych do świata online było bardzo ważne i stanowiło duże wyzwanie. Zrobiliśmy to na dwa sposoby. Po pierwsze założyliśmy Discord, gdzie uczestnicy cały czas mogli być w kontakcie, pisać, dyskutować. Były tam również pokoje na przerwy kawowe, do kontaktu z organizatorami a nawet do narzekania. W tym ostatnim znalazł się tylko jeden wpis “prawie negatywny”, napisany z przymrużeniem oka, co jest dla nas jednym z powodów do radości. 

Drugim pomysłem było przeniesienie eventów wieczornych do świata wirtualnego. Początkowo nie wiedzieliśmy czy to w ogóle realizować. Tradycyjnie na EAHIL są specjalne spotkania m.in. Welcome Reception - wieczorek na powitanie, Gala Dinner - czyli uroczysta kolacja oraz spotkania dla osób, które są na konferencji po raz pierwszy tzw. First Timers Meeting. To wszystko również zrealizowaliśmy online wieczorami. Wyszliśmy z założenia, że jeśli nikt nie przyjdzie to trudno, ponieważ baliśmy się, że po całym dniu siedzenia przed ekranem ludzie będą mieli po prostu dość. Okazało się jednak, że było grono uczestników, którzy przybyli. Podczas wirtualnych kolacji dzieliliśmy ich na mniejsze grupy, żeby mogli swobodnie porozmawiać. Przygotowaliśmy też program kulturalny m.in. koncert, podczas którego akompaniator Chóru UM w Łodzi zagrał kilka utworów na pianinie. Wyszło to super, ludzie byli zachwyceni. 

MS-Z: Widziałam program konferencji, który był bardzo bogaty i zróżnicowany do tego w międzynarodowym gronie. Jestem bardzo ciekawa jak wyglądała organizacja tego wydarzenia od strony technicznej. Z jakich narzędzi skorzystaliście? 

PM: Podstawą była uniwersytecka licencja komunikatora ZOOM, która pozwoliła nam na prowadzenie kilku eventów jednocześnie. Były 3 dni konferencji, każda sesja trwała godzinę, sesji mieliśmy 14. W każdej godzinie w naszej tabelce programowej było od 3 do 6 wydarzeń. Do tych spotkań wykorzystaliśmy ZOOM meetings, gdzie nasz limit uczestników wynosił 300 osób. 

Drugim narzędziem, które pozwoliło nam koordynować wszystko i udostępniać uczestnikom informacje dotyczące tego, co i gdzie się odbywa, był Padlet. Mieliśmy tam rozpisany cały program konferencyjny wraz ze wszystkimi atrakcjami dodatkowymi. Czyli oprócz sesji znalazły się tam też linki do Poster session, do warsztatów sponsorskich, czy wirtualnych wycieczek po Łodzi. To było podstawowe miejsce, do którego uczestnik musiał trafić, aby móc wziąć udział w jakiejkolwiek aktywności. 

Ostatnim narzędziem było Discord, który służył do komunikacji w trakcie konferencji. Natomiast do spraw organizacyjnych wykorzystaliśmy narzędzia chmurowe z pakietu Office 365. 

MS-Z: Zapytam teraz troszkę z innej strony. Jak to wszystko wyglądało z perspektywy koordynatora? Jak przebiegała organizacja i praca waszego zespołu?

PM:  Mieliśmy dwa komitety - programowy i organizacyjny. Ten pierwszy pracował półtora roku, począwszy od ustalenia obszarów tematycznych konferencji i wyłonieniem prelegentów. Praca nad treściami programowymi była domknięta już właściwie w grudniu 2019 roku. W trakcie konferencji osoby z tego komitetu były moderatorami wszystkich sesji. Natomiast komitet organizacyjny składał się z 14 osób. Byli to ludzie z czterech instytucji. Główny trzon stanowili bibliotekarze z Centrum Informacyjno-Bibliotecznego UM w Łodzi, wspierała nas grupa bibliotekarzy z Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi, osoby z Fundacji Dla Uniwersytetu Medycznego oraz wsparcie jednoosobowe z Biblioteki Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu. Pracowaliśmy w zespole rozproszonym i często spotykaliśmy się online. Oprócz bibliotekarzy mieliśmy w zespole też specjalistów od IT czy promocji. Pracowaliśmy wykorzystując planner z Office 365, platformę Teams oraz ZOOM, mieliśmy własny zamknięty kanał na Discordzie oraz centrum dowodzenia na czas konferencji w Padlecie. Wielu rzeczy musieliśmy się też nauczyć. 

  

13  EAHIL Team Members

   

MS-Z: Czy napotkaliście jakieś trudności w trakcie trwania konferencji? Może były jakieś nietypowe sytuacje, które na pewno zapamiętacie?

PM: Od początku przyjęliśmy taki wariant pracy, że musimy przewidzieć jak najwięcej potencjalnych sytuacji kryzysowych i próbować im zapobiegać, a nie gasić pożary. To była nasza pierwsza w życiu konferencja organizowana online. Dlatego zrobiliśmy wcześniej 3 próby generalne, gdzie wszyscy się zgromadziliśmy, testowaliśmy równoległe sesje, rozwiązania na wirtualne pokoje sponsorskie. Na tych próbach zauważyliśmy pewne problemy praktyczne, które udało nam się rozwiązać. Jednak nie na wszystko mamy wpływ więc zdarzyło nam się kilka ciekawych sytuacji. Przykładowo nie pojawił się prelegent, który miał występować w danej sesji, albo moderator się spóźnił. Były też drobne problemy techniczne np. z video lub sharowaniem ekranu. To się działo pomimo tego, że wszyscy autorzy mieli wcześniej spotkania techniczne. 

Na szczęście nie zdarzyła się nam żadna bardzo trudna sytuacja, w zasadzie wszystko się udało. Natomiast po konferencji spłynęło do nas bardzo dużo pozytywnych opinii. Uczestnikom podobało się szczególnie to, że prawie cały program razem z dodatkowymi eventami został przeniesiony. Bardzo pozytywnie ocenili Padlet, natomiast cały czas przewijały się opinie, że online super ale nie zastąpi to atmosfery konferencji na żywo. Chociaż jedna z osób napisała, że przenieśliśmy klimat EAHIL do sieci, co uważała za niemożliwe do osiągnięcia. 

MS-Z: Na co jeszcze powinniśmy zwrócić uwagę organizując międzynarodową konferencję online?

PM: Organizując EAHIL online zdecydowaliśmy się nagrać wszystkie wystąpienia, tak aby uczestnicy mieli do nich dostęp do końca roku. Zrobiliśmy to głównie dlatego, że są różnice czasowe. Każdego roku mamy bowiem wielu uczestników np. z Kanady, Chin czy Australii. Dla nich było nierealne wzięcie udziału w całym wydarzeniu, często dołączali dopiero na późniejsze sesje. Mieliśmy też jedną autorkę z USA, która później napisała, że dla niej było to również całkiem nowe przeżycie, bo nigdy nie prowadziła warsztatów o drugiej w nocy. Więc o tym też warto pamiętać. Przy międzynarodowych konferencjach online musimy położyć nacisk na informowanie o jakiej strefie czasowej mówimy. Zdarzyły się nam np. osoby wchodzące na eventy godzinę za wcześnie lub dwie godziny za późno. Tutaj bardzo łatwo się pomylić. 

Podsumowując rozmowę z Pauliną chciałabym Wam pokazać jak wyglądała konferencja online w liczbach:

  • 250+ osób z całego świata,
  • 14 sesji, 27 wystąpień, 2 keynote speaker,
  • 1 panel dyskusyjny, sesja 3-minute madness,
  • 4 warsztaty, 2 kursy,
  • 2 wirtualne kolacje, 1 koncert, 1 konkurs,
  • 2 wirtualne wycieczki po Łodzi, 1 wykład o historii miasta,
  • sesja posterowa na 28 posteròw...
  • 7 meetingów grup tematycznych, wirtualne spotkanie rady merytorycznej stowarzyszenia EAHIL : European Association of Health Information and Libraries oraz walne zgromadzenie online na 111 osòb,
  • 9 sponsorów, w tym 6 z wirtualnymi budkami, 2 z warsztatami, 3 z wystąpieniami,
  • 1 witualna torba konferencyjna ;)

Myślę, że było to niesamowite wyzwanie. A jakie są wasze refleksje? Zapraszam do podzielenia się nimi w komentarzach.

  

Paulina Milewska - Bibliotekoznawczyni, animatorka, trenerka. Obecnie pracuje w Centrum Informacyjno-Bibliotecznym UM w Łodzi, na stanowisku spec. ds. marketingu (od 2016 r.). Prelegentka licznych konferencji naukowych i branżowych, trenerka prowadząca warsztaty doskonalące dla bibliotekarzy. Organizatorka konferencji, warsztatów i spotkań dla bibliotekarzy, w tym sześciu konferencji ogólnopolskich i jednej międzynarodowej. Nagrodzona dwukrotnie przez Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich za działalność na rzecz promocji bibliotek i zawodu bibliotekarza (w tym tytułem “Bibliotekarza Roku woj. łódzkiego”). Autorka licznych artykułów branżowych. Od 2010 roku pomysłodawczyni i koordynatorka ogólnopolskiej kampanii promocji czytelnictwa i bibliotek Odjazdowy Bibliotekarz, realizowanej w ponad 240 lokalizacjach w kraju. W latach 2014-2016 koordynator projektu „Biblioskan – kontrola obywatelska w łódzkich bibliotekach publicznych” realizowanego z Funduszy EOG. Od 2015 r. Członkini Zarządu Fundacji Normalne Miasto-Fenomen, odpowiedzialna za projekty z zakresu kultury. Od 2019 r. członkini EAHIL Council reprezentująca Polskę. Od 2020 r. członkini Stow. Labib. W 2020 r. otrzymała stypendium Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, w ramach którego realizuje projekt PRomocja w bibliotece.


Monika Schmeichel-Zarzeczna – historyk sztuki, trenerka, bibliotekarka. Zawodowo związana z MBP w Lublinie. Zajmuje się prowadzeniem działań wykorzystujących nowe technologie w edukacji, pisaniem projektów oraz wspieraniem rozwoju osób z różnych grup wiekowych i społecznych. Trenerka w ogólnopolskich programach tj. „Lekcja:Enter”, „Bardzo Młoda Kultura”, „Biblioteka Online”, „Re- Animuj się!”. Członkini Stowarzyszenia LABiB, ambasadorka EPALE, stypendystka Ministra KiDN. Realizuje autorski projekt “Biblioteka Aplikacji”, którego celem jest wsparcie pracowników instytucji kultury w nauce korzystania z narzędzi cyfrowych potrzebnych do działań organizacyjnych, edukacyjnych lub animacyjnych.

   

Jesteś zainteresowany edukacją w bibliotekach? Szukasz inspiracji, sprawdzonych metodi niestandardowych form?

Tutaj zebraliśmy dla Ciebie wszystkie artykuły na ten temat dostępne na polskim EPALE! 

  

Zobacz także:

Trendy w bibliotece - jak odpowiadamy na zmieniającą się rzeczywistość?

Publikowanie w sieci - do czego służą i jak działają licencje Creative Commons? Cz.1

Jak tworzyć i publikować materiały, z których odbiorcy będą chcieli korzystać? - praktyczne zastosowanie licencji Creative Commons cz.2

Co wypada wiedzieć o prawie autorskim?

Pokolenie cyfrowe - jak świat zmienił młodych i jak oni zmienią świat

Biblioteki cyfrowe - sprawdzona wiedza na wyciągnięcie ręki

Darmowe narzędzia ułatwiające pracę zdalną


Źródła: 

1. Kokosińska M. “Międzynarodowa konferencja bibliotekarzy online – aktywnie i profesjonalnie. EAHIL Conference: Be Open, Act Together, Łódź – online16–18.11.202”, [w:] UM Magazyn, nr. 5/2020

Login (0)

Users have already commented on this article

Faça login ou Registe-se para publicar comentários.

Want to write a blog post ?

Don't hesitate to do so! Click the link below and start posting a new article!

Discussões mais recentes

Focos temáticos 2021 da EPALE. Vamos começar!

Convidamo-lo(a) a enriquecer o que definimos para que este seja um ano intenso, contando com os seus contributos e experiência! Vamos começar por participar nesta discussão online. A discussão terá lugar a 9 de março de 2021, terça-feira, entre as 10:00 e as 16:00 CET (9:00 / 15:00 Lisboa). A discussão escrita será precedida por uma transmissão ao vivo com uma introdução aos focos temáticos de 2021 e será apresentada por Gina Ebner e Aleksandra Kozyra, da Associação Europeia para a Educação de Adultos (EAEA), em representação do Conselho Editorial da EPALE.

Mais

Debate da EPALE: o futuro da educação de adultos

A 8 de julho de 2020 (quarta-feira), com início às 10 horas e encerramento às 16 horas (CEST), a EPALE irá promover um debate online sobre o futuro da educação de adultos. Vamos discutir sobre o futuro do setor da educação de adultos, os novos desafios e oportunidades. O debate será moderado pela especialista da EPALE Gina Ebner, secretária-geral da EAEA.

 

Mais

Comunidade EPALE: partilhe os seus exemplos de boas práticas e de projetos bem-sucedidos no âmbito da educação para a cidadania

No âmbito do foco temático na Educação para a Cidadania, queremos ouvi-lo(a) a si – membro da comunidade EPALE – sobre exemplos de boas práticas e de projetos bem-sucedidos no âmbito da Educação para a Cidadania para adultos.

Mais