Przejdź do treści
Blog
Blog

Darmowe narzędzia ułatwiające pracę zdalną

Komunikacja i organizacja w pracy zdalnej rządzi się swoimi prawami. Współdziałanie w zespole bez codziennego fizycznego kontaktu wymaga od jego członków dużej dawki samodyscypliny, systematyczności, ale również znajomości narzędzi online ułatwiających porozumiewanie się i planowanie działań. Obecnie w sieci możemy znaleźć wiele komunikatorów, plannerów i aplikacji, które ułatwią codzienną pracę i organizację każdego przedsięwzięcia. Sprawdzą się one zarówno wśród osób pracujących w sektorze biznesu, jak i w instytucjach kultury czy organizacjach pozarządowych. Poniżej chciałabym zaprezentować krótkie zestawienie narzędzi, z których korzystam na co dzień, współpracując z różnymi osobami i organizacjami.

Komunikacja i organizacja w pracy zdalnej rządzi się swoimi prawami. Współdziałanie w zespole bez codziennego fizycznego kontaktu wymaga od jego członków dużej dawki samodyscypliny, systematyczności, ale również znajomości narzędzi online ułatwiających porozumiewanie się i planowanie działań. Obecnie w sieci możemy znaleźć wiele komunikatorów, plannerów i aplikacji, które ułatwią codzienną pracę i organizację każdego przedsięwzięcia. Sprawdzą się one zarówno wśród osób pracujących w sektorze biznesu, jak i w instytucjach kultury czy organizacjach pozarządowych. Poniżej chciałabym zaprezentować krótkie zestawienie narzędzi, z których korzystam na co dzień, współpracując z różnymi osobami i organizacjami.

Komunikatory – ustalanie spotkań

Wśród narzędzi do komunikacji od wielu lat bardzo ważną rolę odgrywa e-mail. Korzystają z niego praktycznie wszyscy, bez względu na wykonywany zawód czy sposób pracy. Pozwala przekazać instrukcje dotyczące wykonania konkretnego zadania, przeprowadzić rozeznanie cenowe produktów i usług bądź zaprezentować ofertę. Nie nadaje się jednak do prowadzenia dłuższych rozmów i twórczego działania, które wymaga szybkiej wymiany informacji i pomysłów wśród większej ilości osób. W tym celu zdecydowanie lepiej sprawdzają się komunikatory video takich jak np Google Hangouts czy Appear.in. W przypadku tego ostatniego darmowa wersja umożliwia dyskusję w niewielkim gronie do 4 osób. Pozwalają one na przeprowadzenie spotkania bez konieczności wychodzenia z domu lub biura oraz, co bardzo ważne, nie wymagają instalacji oprogramowania na urządzeniach. Możemy więc swobodnie połączyć się na umówione wcześniej spotkanie ze sprzętu, którym w danej chwili dysponujemy (laptopa, telefonu tabletu etc...). Ważny jest również fakt, że nie wymagają zakładania konta przez wszystkich uczestników rozmowy. Wystarczy, że jeden z członków zespołu rozpocznie spotkanie i zaprosi pozostałych, wysyłając im link lub wiadomość e-mail.

Jeśli z różnych względów mamy problem z ustaleniem terminów spotkania warto skorzystać z Doodle. To prosta aplikacja, która umożliwia szybkie stworzenie tabeli z proponowanymi terminami mityngów. Poszczególni uczestnicy wpisują swoje dane i zaznaczają którego dnia i w jakich godzinach będą dostępni. Kiedy wszyscy wypełnią tabelę, aplikacja pokaże najbardziej dogodny termin rozmowy.

Planowanie działań – zarządzanie czasem

Bez uporządkowanego i jasno sprecyzowanego planu działań praca zespołowa na odległość jest właściwie niemożliwa. Najprostszym sposobem do ustalania terminów, pamiętania o deadlinach jest korzystanie z kalendarza online, tablic lub narzędzi do robienia notatek z przypomnieniami. Intuicyjnym i jednym z najczęściej używanych w tym celu narzędziem jest Google Callendar. Pozwala on stworzyć listę zadań, ustalić terminy wydarzeń, deadline'ów i spotkań oraz ustawić do nich przypomnienia.

Jeśli potrzebujemy bardziej rozbudowanej wersji plannera, warto skorzystać np. z Trello. Aplikacja ta pozwala zarządzać całymi projektami. Działa jak wirtualna tablica magnetyczna – planując pracę, tworzymy sobie tablice poświęcone poszczególnym aspektom projektu, a następnie „przypinamy” na nich informacje dla innych użytkowników. Dzięki temu możemy sprawnie i w przejrzysty sposób rozdzielić zadania dla poszczególnych członków zespołu, a także kontrolować postępy prac. Trello sprawdzi się zarówno w środowisku start-upów, organizacji pozarządowych jak i w dużych firmach. Listę szybkich zadań do wykonania wraz z przypomnieniami o upływających terminach możemy również stworzyć za pomocą aplikacji Google Keep albo Todoist.

Praca w chmurze – dokumenty i grafiki

Wspólne tworzenie dokumentów, pism, prezentacji, czy plików z zestawieniami i zarządzanie nimi jest możliwe dzięki narzędziom takim jak Google Docs – to sieciowy odpowiednik popularnego pakietu MS Office. Jego istotną zaletą są aktualizacje w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do wprowadzanych zmian i modyfikacji.

Swoje pliki możemy też udostępniać i przechowywać na innych dyskach sieciowych tj. OneDrive, TopDox czy Dropbox. Korzystanie z chmury pozwala na sprawną edycję dokumentów bez konieczności wysyłania kilkudziesięciu maili z poprawkami.

Coraz popularniejsze stają się również aplikacje do tworzenia prostych grafik umożliwiające pracę zespołową nad projektami. Przykładem takiego narzędzia jest Canva. Dzięki niej różni członkowie zespołu mają możliwość edycji np. infografik, wizytówek, plakatów czy kontentu wizualnego przygotowanego do publikacji w mediach społecznościowych. Aplikacja posiada bogaty zasób szablonów, darmowych fontów, grafik i zdjęć do wykorzystania.

Przedstawione powyżej krótkie zestawienie to subiektywny wybór narzędzi, dzięki którym praca zdalna będzie prosta i uporządkowana. Oczywiście nie wyczerpuje ono tematu, gdyż każdego roku pojawiają się nowe rozwiązania i aplikacje, z których można korzystać. Dlatego też na koniec zapraszam do podzielenia się Waszymi doświadczeniami. Z czego korzystacie, co się sprawdza, a czego lepiej unikać?

Monika Schmeichel-Zarzeczna – historyk sztuki, animatorka kultury, bibliotekarka, grafik i kurator wystaw. Obecnie pracuje w Miejskiej Bibliotece Publicznej im. H. Łopacińskiego w Lublinie gdzie prowadzi warsztaty i spotkania dla różnych grup wiekowych. Członkini Ogólnopolskiej Sieci Bibliotekarzy LABiB. Ambasadorka EPALE.

Zobacz także:

Trener w chmurze, czyli o narzędziach usprawniających naszą pracę cz. 1

5 Korzyści płynących z wykorzystania memów internetowych w działaniach edukacyjnych

Seniorzy w sieci wspomnień – kursy komputerowe i inne biblioteczne działania wprowadzające seniorów w cyfrowy świat

Poza biblioteką... Akcje promujące czytelnictwo w przestrzeni miejskiej – dobre praktyki

“Radość uczenia się przez całe życie według metody Marii Montessori dla Seniorów” – rozmowa z Jolantą Janiec

  

Interesują Cię nowe technologie w edukacji dorołych? Szukasz inspiracji i niestandardowych form?

Tutaj zebraliśmy dla Ciebie wszystkie artykuły na ten temat dostępne na polskim EPALE! 

  

Jesteś zainteresowany edukacją w bibliotekach? Szukasz inspiracji, sprawdzonych metod i niestandardowych form?

Tutaj zebraliśmy dla Ciebie wszystkie artykuły na ten temat dostępne na polskim EPALE! 

Login (0)

Users have already commented on this article

Chcesz zamieścić komentarz? Zaloguj się lub Zarejestruj się.

Want to write a blog post ?

Don't hesitate to do so! Click the link below and start posting a new article!

Najnowsze dyskusje

Dyskusja EPALE: Blended learning w edukacji dorosłych

W czwartek 26 listopada 2020 r., od godz. 10.00 do 16.00, EPALE będzie gospodarzem internetowej dyskusji na temat blended learning w edukacji dorosłych. Dyskusja będzie miała zupełnie nowy format, zaczynając od 30-minutowej transmisji na żywo, której towarzyszyć będzie rozmowa w formie komentarzy na platformie.

Więcej

Dyskusja EPALE: Integracja społeczna starzejącego się społeczeństwa i edukacja międzypokoleniowa

W środę 28 października, od godziny 10.00, EPALE będzie gospodarzem internetowej dyskusji na temat integracji społecznej starzejącego się społeczeństwa i edukacji międzypokoleniowej. Komentarze będą otwarte 19 października, aby uczestnicy mogli się przedstawić i zamieścić swoje uwagi z wyprzedzeniem. Dołącz do dyskusji!

Więcej

Dyskusja EPALE: Zapewnienie edukacji w zakresie podstawowych umiejętności

Podstawowe umiejętności są przekrojowe. Są one istotne nie tylko dla edukacji, ale także dla polityki zatrudnienia, zdrowotnej, społecznej i środowiskowej.  Dyskusja online odbędzie się na tej stronie w dniach 16-17 września w godzinach 10:00-16:00 CET i będzie moderowana przez koordynatorów tematycznych EPALE Gracielę Sbertoli (sekretarza generalnego EBSN) i Tamása Harangozó.

Więcej