Komunikacja i organizacja w pracy zdalnej rządzi się swoimi prawami. Współdziałanie w zespole bez codziennego fizycznego kontaktu wymaga od jego członków dużej dawki samodyscypliny, systematyczności, ale również znajomości narzędzi online ułatwiających porozumiewanie się i planowanie działań. Obecnie w sieci możemy znaleźć wiele komunikatorów, plannerów i aplikacji, które ułatwią codzienną pracę i organizację każdego przedsięwzięcia. Sprawdzą się one zarówno wśród osób pracujących w sektorze biznesu, jak i w instytucjach kultury czy organizacjach pozarządowych. Poniżej chciałabym zaprezentować krótkie zestawienie narzędzi, z których korzystam na co dzień, współpracując z różnymi osobami i organizacjami.

Komunikatory – ustalanie spotkań

Wśród narzędzi do komunikacji od wielu lat bardzo ważną rolę odgrywa e-mail. Korzystają z niego praktycznie wszyscy, bez względu na wykonywany zawód czy sposób pracy. Pozwala przekazać instrukcje dotyczące wykonania konkretnego zadania, przeprowadzić rozeznanie cenowe produktów i usług bądź zaprezentować ofertę. Nie nadaje się jednak do prowadzenia dłuższych rozmów i twórczego działania, które wymaga szybkiej wymiany informacji i pomysłów wśród większej ilości osób. W tym celu zdecydowanie lepiej sprawdzają się komunikatory video takich jak np Google Hangouts czy Appear.in. W przypadku tego ostatniego darmowa wersja umożliwia dyskusję w niewielkim gronie do 4 osób. Pozwalają one na przeprowadzenie spotkania bez konieczności wychodzenia z domu lub biura oraz, co bardzo ważne, nie wymagają instalacji oprogramowania na urządzeniach. Możemy więc swobodnie połączyć się na umówione wcześniej spotkanie ze sprzętu, którym w danej chwili dysponujemy (laptopa, telefonu tabletu etc...). Ważny jest również fakt, że nie wymagają zakładania konta przez wszystkich uczestników rozmowy. Wystarczy, że jeden z członków zespołu rozpocznie spotkanie i zaprosi pozostałych, wysyłając im link lub wiadomość e-mail.

Jeśli z różnych względów mamy problem z ustaleniem terminów spotkania warto skorzystać z Doodle. To prosta aplikacja, która umożliwia szybkie stworzenie tabeli z proponowanymi terminami mityngów. Poszczególni uczestnicy wpisują swoje dane i zaznaczają którego dnia i w jakich godzinach będą dostępni. Kiedy wszyscy wypełnią tabelę, aplikacja pokaże najbardziej dogodny termin rozmowy.

Planowanie działań – zarządzanie czasem

Bez uporządkowanego i jasno sprecyzowanego planu działań praca zespołowa na odległość jest właściwie niemożliwa. Najprostszym sposobem do ustalania terminów, pamiętania o deadlinach jest korzystanie z kalendarza online, tablic lub narzędzi do robienia notatek z przypomnieniami. Intuicyjnym i jednym z najczęściej używanych w tym celu narzędziem jest Google Callendar. Pozwala on stworzyć listę zadań, ustalić terminy wydarzeń, deadline'ów i spotkań oraz ustawić do nich przypomnienia.

Jeśli potrzebujemy bardziej rozbudowanej wersji plannera, warto skorzystać np. z Trello. Aplikacja ta pozwala zarządzać całymi projektami. Działa jak wirtualna tablica magnetyczna – planując pracę, tworzymy sobie tablice poświęcone poszczególnym aspektom projektu, a następnie „przypinamy” na nich informacje dla innych użytkowników. Dzięki temu możemy sprawnie i w przejrzysty sposób rozdzielić zadania dla poszczególnych członków zespołu, a także kontrolować postępy prac. Trello sprawdzi się zarówno w środowisku start-upów, organizacji pozarządowych jak i w dużych firmach. Listę szybkich zadań do wykonania wraz z przypomnieniami o upływających terminach możemy również stworzyć za pomocą aplikacji Google Keep albo Todoist.

Praca w chmurze – dokumenty i grafiki

Wspólne tworzenie dokumentów, pism, prezentacji, czy plików z zestawieniami i zarządzanie nimi jest możliwe dzięki narzędziom takim jak Google Docs – to sieciowy odpowiednik popularnego pakietu MS Office. Jego istotną zaletą są aktualizacje w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do wprowadzanych zmian i modyfikacji.

Swoje pliki możemy też udostępniać i przechowywać na innych dyskach sieciowych tj. OneDrive, TopDox czy Dropbox. Korzystanie z chmury pozwala na sprawną edycję dokumentów bez konieczności wysyłania kilkudziesięciu maili z poprawkami.

Coraz popularniejsze stają się również aplikacje do tworzenia prostych grafik umożliwiające pracę zespołową nad projektami. Przykładem takiego narzędzia jest Canva. Dzięki niej różni członkowie zespołu mają możliwość edycji np. infografik, wizytówek, plakatów czy kontentu wizualnego przygotowanego do publikacji w mediach społecznościowych. Aplikacja posiada bogaty zasób szablonów, darmowych fontów, grafik i zdjęć do wykorzystania.

Przedstawione powyżej krótkie zestawienie to subiektywny wybór narzędzi, dzięki którym praca zdalna będzie prosta i uporządkowana. Oczywiście nie wyczerpuje ono tematu, gdyż każdego roku pojawiają się nowe rozwiązania i aplikacje, z których można korzystać. Dlatego też na koniec zapraszam do podzielenia się Waszymi doświadczeniami. Z czego korzystacie, co się sprawdza, a czego lepiej unikać?

Monika Schmeichel-Zarzeczna – historyk sztuki, animatorka kultury, bibliotekarka, grafik i kurator wystaw. Obecnie pracuje w Miejskiej Bibliotece Publicznej im. H. Łopacińskiego w Lublinie gdzie prowadzi warsztaty i spotkania dla różnych grup wiekowych. Członkini Ogólnopolskiej Sieci Bibliotekarzy LABiB. Ambasadorka EPALE.

Zobacz także:

Trener w chmurze, czyli o narzędziach usprawniających naszą pracę cz. 1

5 Korzyści płynących z wykorzystania memów internetowych w działaniach edukacyjnych

Seniorzy w sieci wspomnień – kursy komputerowe i inne biblioteczne działania wprowadzające seniorów w cyfrowy świat

Poza biblioteką... Akcje promujące czytelnictwo w przestrzeni miejskiej – dobre praktyki

“Radość uczenia się przez całe życie według metody Marii Montessori dla Seniorów” – rozmowa z Jolantą Janiec