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Coach dans le cloud, ou sur les outils qui améliorent notre travail, partie 1

13/02/2018
door Piotr Peszko
Taal: FR
Document available also in: PL DE EN

La traduction de la version polonaise; NSS Pologne

Je suis fan d'amélioration. Quand je vois que quelque chose est inefficace, mon esprit me donne immédiatement des idées sur ce qui peut être fait pour abandonner une étape et en accélérer une autre. Bien sûr, cela ne fonctionne pas toujours, mais beaucoup d'actions apportent des résultats. Le résultat de la recherche d'efficacité est que je teste différents types d'applications, d'outils, de techniques et d'approches qui sont censés me faire travailler plus confortablement, et parce-que je passe beaucoup de temps à enseigner aux autres je veux aujourd’hui partager l’ensemble des outils qui perfectionnent le travail

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La magie de l'efficacité

Les mots efficacité et productivité ont déjà été modifiés en tous cas dans toutes les langues possibles, et leur valeur a donc été dévaluée. Nous les avons derrière la tête et parfois ils nous reviennent. Cependant, la question se pose : comment les comprendre dans le contexte des outils et du travail du formateur ?

La définition livresque de l'efficacité dit que c'est la capacité d'atteindre les résultats attendus, et en même temps, elle est associée à la conséquence des actions. L'efficacité est également renforcée par la quantité de ressources utilisées, ce qui peut être, par exemple, le temps.

J'ai préparé la liste ci-dessous en me basant sur ma propre expérience et je peux recommander tous ces outils en toute responsabilité. Ces applications sont testées, dans des versions de base disponibles gratuitement et faciles ou très faciles à utiliser. De plus, elles soutiennent presque tout le processus lié à la formation fermée, ouverte, la formation de groupes et d'individus, donc peu importe si vous travaillez individuellement, en tant qu'entraîneur, si vous formez des centaines de personnes en même temps, que vous vous entraîniez traditionnellement, mélangées ou en ligne, elles peuvent vous être utiles, pour  améliorer votre travail.

Des outils qui augmentent l'efficacité du travail du formateur

1. Planification de réunion – Doodle (site Web de planification)

Dans mon travail de formateur, j'organise souvent des réunions en ligne, des vidéo-conférences ou des webinaires. Avant la découverte de l'application Doodle, c'était un cauchemar de fixer une date à laquelle la plupart des membres du groupe d'entraînement pouvaient participer. Si cela convenait à une personne le mardi à 16h00, une autre était seulement disponible le mercredi à 9h00. Je finissais par m’arracher les cheveux, et finalement, au lieu d'une séance pour plusieurs personnes, j'ai fait des rencontres individuelles. À cause de cela, j'ai perdu mon temps et j'ai privé les stagiaires d'expériences liées à l'apprentissage en groupe.

Doodle m'aide, bien sûr, pas seulement en matière de formation en ligne. Parfois, il est également difficile de fixer une date pour une réunion physique, une conférence ou une séance de mentorat.

 

L'outil fonctionne à 100% sur Internet et ne nécessite aucun ajout. Il ne nécessite même pas d'inscription (pourtant ça vaut le coup). Lors de la première entrée, le site Web nous indique comment créer un doodle, comment ajouter des dates et proposer des heures de rendez-vous, et quel lien envoyer aux parties intéressées afin qu'elles puissent opter pour la date la plus appropriée.

Lorsque vous travaillez avec un doodle, il est essentiel de prendre une option en envoyant un lien pour transmettre cette information aux participants qui se sont cochés avec les conditions dans lesquelles ils peuvent participer à la réunion, et pas seulement celles où la réunion s'intègre parfaitement dans leur plan pour la semaine. Grâce à cela, nous trouverons plus rapidement une date qui conviendra à tout le monde. Probablement pas parfaite, mais assez bonne, et c'est ce qui nous intéresse.

La grande valeur ajoutée de Doodle est également que tous les participants peuvent avoir un aperçu des résultats de la consultation, et sont parfois disposés à changer certains de leurs plans pour s'adapter au choix le plus large.

J’apprécie beaucoup cet outil parce que je n'ai pas encore eu de problème avec lui. Il fonctionne simplement et est si simple qu'il ne nécessite pas de formation particulière à son utilisation.

Lien: http://doodle.com

2. Communication par e-mail - MailChimp

Quand quelqu'un utilise le mot MailChimp, la plupart des gens associent cela au marketing par courriel et l'envoi de bulletins d'information, ou dans des versions extrêmes, en spammer d'autres. Si vous avez aussi de telles associations, c'est très bien, car l'outil dans la plus grande simplification est utilisé juste pour envoyer des emails à la liste des personnes qui ont accepté, par exemple, qui ont indiqué sur le site qu'ils sont intéressés par votre formation.

Personnellement, j'utilise MailChimp à plusieurs fins. Tout d'abord, le marketing par courriel, mais ces activités sont assez loin des activités de coaching typiques que je ne veux pas mettre en avant maintenant. Deuxièmement, MailChimp m'aide à créer une liste de personnes intéressées par la formation en question. Lorsque je planifie une nouvelle formation, je suis capable d'utiliser cet outil pour créer un formulaire en ligne, dans lequel je joins une description des activités prévues et donne la possibilité de laisser un email si cela intéresse. De cette manière, je peux évaluer si la formation donnée présente un intérêt pour l'avenir et si elle vaut la peine d'être mise en œuvre. De plus, cette approche signifie que je ne spamme pas tous les destinataires de ma newsletter, mais je n'envoie des informations sur la formation à venir qu'à une liste de personnes intéressées.

Et nous passons ici au troisième scénario d'utilisation. C'est une communication avec un groupe qui prendra intérêt ou participera à la formation. Comme nous le savons tous, la formation est un processus qui commence au moment de la prise d'intérêt pour la formation et qui se termine par la prise de conscience que le changement de développement a eu lieu. Bien sûr, je pourrais utiliser autre chose à la place du programme de messagerie habituel MailChimp, mais cet outil me donne l'occasion de rédiger un e-mail, je bénéficie de la personnalisation automatique (par ex. En ajoutant le nom dans les endroits appropriés) et c’est envoyé à la liste complète des personnes. De telles merveilles peuvent également être faites dans Outlook, mais il y a quelque chose qu'un programme de messagerie standard ne peut pas faire. et si, par exemple, le destinataire a cliqué sur le lien que nous avons écrit. C'est la collecte de données de l’appareil sur lequel l'e-mail a été ouvert . Ces données sont extrêmement importantes  pour  la communication avec des personnes participant à un programme de formation plus long. En outre, elles donnent au formateur des informations de retour sur l'efficacité de la communication, et dans des cas nécessitant la possibilité d'automatiser les rappels.

Ce dernier numéro, à savoir l'automatisation des rappels, est très important pour moi. S'il vous plaît, imaginez un tel scénario. Nous vous envoyons un e-mail vous demandant de répondre à un questionnaire de compétences de pré-formation qui commence dans un mois. Au premier tour, le lien vers le quiz est cliqué par 20% des destinataires. Le reste lit seulement le contenu, ou ne veut pas s'impliquer. Heureusement, nous avons prédit une telle situation, et à tous ceux qui n'ont pas ouvert l'e-mail envoyé il y a des quiz rappels, et pour ceux qui n'ont pas cliqué sur le lien vous pouvez leur rappeler que le jeu-questionnaire fait partie de la formation. Tout cela peut être fait longtemps avant la formation, et plus tard utilisé sur divers groupes (listes) de participants de notre formation.

Si vous vous entraînez beaucoup et en plusieurs étapes, un tel outil peut vous faire gagner énormément de temps et d'énergie.

3. Dossiers de formation et de règlement des clients individuels - Evenea

J'ai appris à connaître cet outil en organisant une série de conférences sur les cours en ligne et l'apprentissage en ligne il y a quelques années. Evenea est une moissonneuse-batteuse pour organiser et gérer des événements.

Les participants des formations donnent l'opportunité de :

  • se familiariser avec les détails de l'événement (date, lieu, description) sur le site dédié,
  • le traitement des paiements,
  • réception de la confirmation sous la forme d'un ticket,
  • la mise en œuvre du code de remise,
  • réception d'une facture de TVA.

Du point de vue du formateur, il s'agit d'une moissonneuse-batteuse qui prend en charge l'autre aspect des ventes, à savoir la possibilité de définir un prix, une promotion et une méthode de facturation. Pour moi, c’est l'un des meilleurs outils disponibles dans 100% de la fonction pour une commission sur la vente de billets. L'automatisation des ventes, l'émission des factures, l'impression des tickets, la gestion des coupons de réduction sont très importants pour moi, et l'utilisation de cet outil est simple.

4. Contrôle du temps passé sur le projet - Toggl

La lutte pour la propre efficacité de ce programme a commencé. Toggl est une combinaison d'une application Web et d'une application téléphonique. L'outil vous permet de mesurer le temps que nous passons sur divers projets et tâches connexes au cours de la journée de travail.

J'ai commencé à utiliser l'outil grâce à un client étranger qui était habitué à gérer le travail des clients. Après avoir terminé le projet, j'ai installé l'application sur mon téléphone, j’ai suivi par curiosité ce à quoi je passais mon temps sur l’appareil.

L'approche au tout début était très simple. Les conceptions de l'outil étaient de deux formes : temps facturé, temps  non facturé. De cette façon, après quelques semaines, j'ai réalisé combien le temps passé sur diverses activités apportait effectivement des effets sous la forme d’argent, et combien de temps était non rentable. Plus tard, ce dernier a grandi en plusieurs catégories différentes, mais grâce à Toggl  j’ai réalisé que je pouvais, même que je devrais, renoncer à un grand nombre d'activités ne pouvant être facturées, si je voulais être efficace dans ma vie.

Toggl dans la version de base fonctionne comme une minuterie. Vous cliquez sur l'icône du téléphone, l'application démarre, vous cliquez sur le bouton de lecture, vous sélectionnez le projet et le temps est décompté en arrière-plan. Lorsque vous avez terminé de travailler sur le projet - vous cliquez sur l'arrêt. Les rapports sont créés automatiquement et vous avez la chance de voir à quoi ressemble votre semaine de travail.

Parfois c'est effrayant, mais ça vaut le coup d'essayer.

5. Délivrance automatique des certificats - Accréditation

Le dernier outil que je veux décrire dans cette section concerne une action que je déteste. Personnellement, je déteste honnêtement délivrer des certificats de présence à la formation, la preuve que quelqu'un a été formé, des certificats d'achèvement et toutes les autres confirmations.

Je suis submergé de contrôle sur les données correctes, le courrier électronique, la numérotation, la mémorisation, le partage, etc.

Heureusement, j'ai trouvé un outil qui le fait pour moi. L'outil en début d'utilisation nécessite une familiarisation. Ce n'est pas aussi intuitif que cela parait l'être, mais après un certain temps, vous pouvez y travailler très efficacement. Nous devons commencer par créer un certificat, un diplôme ou un document, avec lequel nous communiquerons plus tard avec un groupe de participants dans lequel nous stockons des données telles que le nom, le prénom et l'adresse e-mail. La dernière étape consiste à sélectionner dans le groupe de personnes qui doivent recevoir le certificat et à cliquer sur le bouton Envoyer.

Quelques instants plus tard, toutes les personnes recevront un e-mail avec un lien vers la page dédiée, où vous pourrez voir le diplôme, le télécharger en format PDF, partager votre aperçu Facebook ou l'ajouter à LinkedIn.

Du point de vue du formateur, les fonctions intéressantes d’Accréditation sont : la possibilité de prévisualiser si le stagiaire a pris le certificat, posté sur LinkedIn, et s'il a téléchargé le PDF. Il est également possible d'attribuer des numéros uniques aux certificats, ainsi que de définir la date à laquelle le certificat donné est valide.

À mon avis, c'est un excellent outil de gestion des certifications, qui peut être un outil de promotion intéressant en même temps.

Pour résumer cette courte liste, je tiens à vous rappeler que la liste est subjective et que les outils répondent à mes besoins spécifiques et qu'ils ne feront probablement pas le bonheur de tous les formateurs. Oui je suggère de vérifier comment ils fonctionnent, parce que vous économiserez peut-être plus d'une douzaine d'heures par année.

 

Piotr Peszko - ingénieur chimiste, universitaire et employé d'entreprise, entrepreneur. Organisateur de la conférence EduCamp et fondateur des études de troisième cycle e-Learning à la FEZ. Auteur du blog www.blog.2edu.pl (lien  externe). Ambassadeur d'EPALE.

 

Voir aussi:

Combien de temps cela coûte-t-il pour créer un apprentissage en ligne ?

Quelques idées pour motiver les participants au cours en ligne

Coach dans le cloud, ou, sur les outils qui améliorent notre travail, partie 2

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1 - 2 van 2 weergegeven
  • afbeelding van Rafał Żak

    Dzięki za zestawienie. Od wczoraj staram się eksperymentować. Na pierwszy rzut pójdzie Toggl, szczerze mówiąc boję się wyników ;-)

  • afbeelding van Edyta Długoń

    Dziękuję bardzo za ten wpis (część 1 i 2)! Zaprezntowany przegląd narzędzi, ułatwiających pracę trenera (i nie tylko), stanowi "garść" przydatnych informacji. Sama korzystam z Doodle (rzeczywiście narzędzie bardzo proste w użyciu), z pewnością wypróbuję Scannable i Accredible. A co Pan sądzi o Copetit (w zastosowaniu jest podobne do Evenea), miał Pan okazję testować to narzędzie?