chevron-down chevron-left chevron-right chevron-up home circle comment double-caret-left double-caret-right like like2 twitter epale-arrow-up text-bubble cloud stop caret-down caret-up caret-left caret-right file-text

EPALE - Eiropas Pieaugušo izglītības e-platforma

Ziņu sadaļa

Podpora IKT pre malé a stredné podniky

19/01/2017
Peter Linhardt
Valoda: SK

Problematika IKT podpory podnikania, najmä podnikana v rozsahu MSP (Malých a stredných podnikov) je skutočne nesmierne rozsiahla a nie je obsiahnuteľná dôkladne v rámci jednej prezentácie, či krátkeho príspevku. Môžeme si ju priblížiť vo forme podpory projektového manažmentu, resp. riadenia projektov, lebo výrobný cyklus mnohých malých podnikov má charakter projektového riadenia.  Dnes je slovo projekt skoro až sprofanované, veď už v zákaldných školách deti nerobia domáce úlohy, ale projekty, v krúžkoch nerobia sa nerobia experimenty, ale projekty. Napriek tomu je znalosť a kvalita nastupujúcich mladých absolventov stredných a vysokých škôl v oblasti teórie a praxe projektovej prípravy a realizacie projektov výrazne zaostávajúca za všadeprítomným fenoménom projektov.

V súčasnosti  je založenie a prevádzka MSP, obchodu, prevádzky bez podpory IKT nemysliteľná.  V IT priemysle sledujeme aj na Slovensku, aj globálne postupné vytriezvenie firiem vo vzťahu k obchodu a priemyslu z pochopenia a najmä identifikácie postavenia IKT nástrojov v plánovaní, riadení priemyselných výrobných činností, v podpore zdravotníctva a v správe spoločnosti. Pomaly sa udomácňuje  v IT priemysle uvedomenie si toho, že IKT má slúžiť podpore kľúčových čínností a aktivít EKO systému, pre ktorý sa vyvíja, kde sa implementuje a nie byť hlavným cieľom a kľúčovou aktivitou MSP. Na druhej strane je nutné si uvedomiť, že IKT sú nevyhnutné pre business, služby tak isto aj využitie nástrojov IKT pre podporu projektových činností. Je to spôsobené technologickou zmenou platformy komunikácie, tranzícia z papierovej komunikácie na komunikáciu digitálnu. Určujúcim faktorom pre zavádzanie IKT je kvalita integrácie komunikácie s inými systémami, s okolím, výmena dát, dynamika dátového spracovania a tvorby výstupov. Samozrejme zavádzaním IKT technológií dochádza aj k ovplyvneniu business a riadiacich procesov.

Posledných zopár rokov sa mení topológia užívateľského prostredia, najmä I/O – vstupnov výstupné zariadenia. Väčšina podnikov umožňuje využívanie koncpetu BYOD (Bring Your Own device) – využívanie súkromných smart zariadení, telefónov ako tabletov namiesto PC a notebookov. To na jednej strane znižuje u organizácií náklady na zaobstaranie týchto moderných viacúčelových technológií, vrátane školení a prevádzkových nákladov, na druhej strane sa zvyšujú nároky na bezpečnosť dát a systémov, ktoré v momente keď sú sprístupnené nekontrolovanými smart zariadeniami sú prakticky mimo kontroly.  Ďaľšia veľmi vážna transformácia IKT prostredia je nezadržateľný nástup cloudovej koncepcie, ktorá spôsobuje rapídne vymyznutie lokálnych serverových riešení ako po stránke infraštruktúry, platformy, tak tento proces zasahuje aj do tvorby a vývoja SW aplikácií. Dnes sa dá väčšina back-offisových riešení pre malé a stredné firmy, pre projektové riadenie zabezpečiť ako cloudová služba, či sa jedná o HR, mzdy, ekonomiku, skladové hospodárstvo alebo projektový mansžment. V podstate väčšina užívateľov vo všetkých sférach na Slovensku už používa e-mailové služby ako cloudovú službu niekoľko rokov. K tomo pristupuje nárast využívania Office 365 pre najpoužívanejšie kancelárskej aplikácie, clodový Smartsheet pomaly vytláča Excell pre svoju lepšiu funkcionalitu, multiplatformový prístup, lepšie riešené zdieľanie a kontrolu prístupu k dátam. Pre prípravu projektov, brainstorming, plánovanie sa okrem MS projektu začína využívať cloudový Mind Manager produkt, pre integráciu rôznych typov súborov a k nim viazaných informácií sa presadzuje Evernote, cloudové dátové úložiská ako Google disk, Tresor, Share Point vylačili z väčšiny orgnaizácií dátové servery a farmy. Zvyšujúci tlak na ochranu súkromia, bezpečnosť dáva väčšiu šancu cloudovým riešeniam, lebo malé infraštruktúrne riešenia sa prakticky nedaju tak ochrániť, aby vyhovovali súčasným bezpečnostným regulačným opatreniam štátu, najmä v oblsati ochrany osobných údajov, ak sú tieto ukladané v informačných systémoch.

Podľa Slovenského štatistického úradu, ale aj EU štatistík asi 90% percent zamestnanosti v rámci SR, Európy, globálne zabezpečujú malé a stredné podniky. Aj malé a stredné firmy, v priemysle, obchode, v službách potrebujú s ohľadom na legislatívu skoro identické podporné služby formou IKT pre komunikáciu, objednávanie, skladové systémy, expedíciu, logistiku, ERP, daňové priznania a i. ako veľké korporácie. Tieto firmy nemajú možnosť zabezpečiť infraštruktúru, HR, podporu pre IKT technológie v takej štruktúre a kvalite, ako sú vo veľkých podnikoch zabezpečené  IT aktivity klasickými spôsobmi, vlastným IKT odborom, vývojom. IT priemysel prináša pre všetky druhy veľkosti spoločností, podnikov, obchodných organzácií riešenie vo forme clodových technológií a cloudových služieb, ktoré ponúkajú SaaS, (Sowtware ako službu), Iaas, ( Infraštruktúru ako službu) alebo Platformu ako službu – PaaS. Okrem cenovej a bezpečnostnej dostupnosti cloudové služby sú dynamicky konfigurovateľsné, napríklad pre viacnásobné zvýšenie procesného výkonu clodovej služby na konci zdaňovacieho, resp. fakturačného obdobia a podobne.

             V rámci cloudových služieb je pre MSP dosupná celá škála IT nástrojov pre prípravu a podporu plánovania projektov a projektový manažment. V prvom rade je to Microsoft Project, ktorý sa sal v našich zemepisných šírkach de facto štandardom pre prípravu projektových plánov v kategórií MSP podnikov, rozpočet, stanovenie kritickej cesty, porovnávanie projektov. Pre organizácie, kde súčasne prebieha viac projektov je výhodné používanie MS Project servera, ktorý umožňuje už pri príprave projektov zohľadniť vyťaženie jednotlivých zdrojov, pracovníkov a konsolidovať v rámci organizácie niekoľko súbežne prebiehajúcich projektových aktivít. V cloude sú dostupné aj nástroje pre podporu tvorby projektovej dokumentácie, napr. podľa metodiky PRINCE 2, ktoré pre užívateľov vytvoria, vygenerujú šablóny, požadované predmetnou metodikou, príklady zápisov, rozhodnutí , reportov, čo prispieva k zníženiu pracnosti a k zjednoteniu pohľadu na jednotlivé projekty. Nové uplatnenie získavajú aj nástroje z dielne Mind Manager, ktoré umožňujú dobru vizualizáciu a súvzťažnosť komponentov pri plánovaní projektov a umožňujú aj zobrazenie naplánovaných výkonov a etáp v Ganttovom diagrame priamo v prostredí MindManager, alebo export dát do prostredia MS Projekt (Mind Manager má výbornú integráciu aj smerom k ďalším Microsoft produktom -  MS Word, MS Excell, ale aj do formátu HTML 5, čím sú pohodlne umožnené prístupy neobmedzeného počtu užívateľov na čítanie myšlienkových máp MindManagera v ľubovoľnom prehliadači, ktorý podporuje HTML5 formát. Podobne výhodné a dostupné cloudové služby ponúka aj Smartsheet, veľmi vhodný na prípravu a komunikáciu v súvislosti s prípravou rozpočtu na projekty, dostupný z PC, NTB, ale aj tabletov, smartfónov, umožňujúci jednoduché ale účinné nastavovanie prístupových práv jednotlivých užívateľov alebo skupín užívateľov k pracovným hárkom a sledujúci históriu zmien, realizovaných v jednotlivých políčkach tabuliek užívateľmi.

Jedným z kľúčových faktorov pri rozhodovaní a type "cloudovej aplikácie" pre podporu plánovnia projektov a projektové riadenie je komunikačné prostredie. Ak akceptujeme skutočnosť, že viac ako 95% komunikácie je dnes realizovaných nie v písomnej, ale v digitálnej forme a štandardný užívateľ má dnes väčšinou jednu elektronickú identitu, tak jeho mailbox je zaťažovaný spravidla 100+ mailami denne, po odrátaní tých najjednoduchších spamových zásielok. Pokiaľ aj projektová, výrobná a riadiaca komunikácia prebieha v takomto mailovom prostredí je častým javom nesprávne zaradenie, strata mailu a jeho informácií, resp, opozené vybavenie požiadavky. Jednou z výhod integrovaných cloudových nástrojov pre riadenie projektov, zadávanie a kontrolu úloh, monitoring stavu projektu je skutočnosť, že takéto prostredia v sebe zahrnujú aj komunikáciu projektového manažéra s riešiteľmi, alebo komunikáciu riešiteľov navzájom, komunikáciu s externými dodávateľmi. Komunikácia je spojená len  s relevantnou úlohou, alebo etapou riešenia a je prehľadnejsia ako v štandardnom mailovom prostredí a najmä nie je rušená inými správami a komunikáciou, ktorá nesúvisí priamo s riešeným projektom. To výrazne zvyšuje prehľadnosť, skracuje reakčný čas a podporuje sústredenie riešiteľov a ich komunikácie na riešený problém. Komplexné IKT nástroje a ich integrácia umožňujú prepojiť popisy aktivít s rozpočtami, komunikáciou, príslušnou dokumentáciou a čo je pre užívateľov kľúčové, sú spravidla navrhnuté tak, aby generovali pri používaní aj pracovný výkaz,  timesheet užívateľa na danej zakázka, projekte. To je extrémne dôležité pri riadení projektov, ktoré prebieha súčasne riadením operatívnym. V menších organizáciách je štruktúra spoločností stabilná, nemení sa podľa projektov a v takom prípade sa líniové riadenie pracovníkov mieša s projektovým riadením a to ešte s ohľadom na väčší počet projektov, v ktorých môže byť pracovník zainteresovaný. Také nástroje musia podporovať nielen ukladanie úloh, ale aj ich akceptáciu riešiteľom a komunikáciu riešiteľa s projektovým manažérom o úlohe, termínoch, plnení, problémoch a rizikách.

Typickým príkladom súčaného "cloudového riešenia" podpory zadávania, monitoringu a riadenia úloh  v tímovej práci je cloudové integrované riešenie eTask spoločnosti Informity, ktoré umožňuje import, preberanie projektového plánu z prostredia MS Projekt, alebo MindManager, zobrazenie prehľadného Ganttovho diagmu s dobrou vizualizáciou etáp, úloh v časovom priebehu plánovaného riešenia projektu, zvýraznenie milestonov, miľnikov a dôležitých termínov, napríklad pre reporting. V eTAsk prostredí potom prebieha zadávanie úloh, komunikácia projektového manažéra s riešiteľmi a medzi riešiteľmi navzájom, akceptácia úloh a výsledkov, v tomto prostredí sa ukladajú vstupné dokumenty, priebežné dokumenty o riešení čiastkových úloh, obrazová dokumentácia, reporty, zprávy s riadenou dostupnosťou. Prostredie je nakonfigurované pre potreby užívateľov z MSP v priebehu hodín a nevyžaduje od využívajúcej organizácie žiadne infraštrukturálne investície, HW alebo SW, len vstupno výstupné zariadenia s prehliadačom – tablety, notebooky lebo smartfóny. Budúcnosť projektového riadenia zrejme smeruje k tomuto typu pracovného prostredia pre manažérov, aj riešiteľov. Je to súčasť kľúčového rozhodnutia vedenia projektu, firmy – čo je  firmou preferované užívateľské prostredie pre riadenie práce, a projektov, čo bude tvoriť firemnú komunikačnú kultúru, či e-mail , alebo eTask, alebo iné, podobné komplexné IKT prostredie riadenia a správy projektu.

Peter LIndhardt

Share on Facebook Share on Twitter Epale SoundCloud Share on LinkedIn