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Newsroom

ERASMUS a PORTO: U-Porto digital

27/11/2018
Tungumál: IT

L’idea di aderire ad un bando per l’Erasmus staff training l’avevo sempre guardata da lontano, diciamo che la studiavo “a distanza”. Ogni anno vedevo uscire il bando presso la mia università ma non coglievo bene l’opportunità offerta ed oltre a questo non ritenevo il mio livello di inglese sufficiente a farmi godere a pieno di una simile esperienza. Il bando 2018 però l’ho colto come una nuova opportunità, forse perché diretto al personale delle biblioteche e l’ho sentito vicino alle mie esigenze.

Nella mia istituzione, lavoro al Sistema bibliotecario dell’Università di Siena, mi occupo principalmente di antiplagio per le tesi laurea o dottorato e della gestione del nostro repository istituzionale della ricerca. Entrambe le attività in effetti hanno un forte carattere di internazionalizzazione, soprattutto per quanto riguarda la prima con la presenza di molti studenti stranieri nella nostra università. Oltre a questo le tematiche che quotidianamente mi trovo ad affrontare sono le stesse anche per gli altri atenei, soprattutto europei. Da questo punto di vista la stesura del progetto è stata piuttosto lineare: partivo dalla la scelta  di potermi confrontare con workflow differenti, comprendere come un'altra istituzione possa avere ragionato su quella tematica e quali soluzioni abbia trovato al riguardo, in termini di impegno e organizzazione del lavoro.

La scelta dell’ateneo cui proporre l’agreement è stata per me dettata sostanzialmente da due esigenze:

  • Un ateneo che come dimensioni e organizzazione non fosse troppo distante dal mio
  • Una struttura che avesse adottato software come i nostri, in particolare Turnitin e Moodle per l’antiplagio, e-prints per il repository.

La mia scelta, grazie anche ai consigli dei colleghi e del mio responsabile è caduta sull’Universidade di Porto, che mi ha offerto un programma formativo personalizzato sulle mie esigenze conoscitive. L’università ospitante mi ha offerto infatti un programma formativo ampio, con obiettivi molto precisi e stabiliti sulla base delle mie mansioni nell’istituzione cui appartengo. Tra gli obiettivi:

Conoscere U.PORTO come modello di governance IT;

Apprendere la metodologia di pianificazione strategica nell'IT;

Analisi del modello di governance applicato alle biblioteche accademiche;

Analisi e apprendimento della struttura e-learning UPdigital;

Conoscere il software anti-plagio in U.PORTO;

Analisi dei servizi forniti alla comunità scientifica;

Questo si è concretizzato in un programma di incontri con tutti i colleghi dell’ufficio che operativamente mi hanno illustrato il loro lavoro e la loro organizzazione cosa che mi ha permesso di comprendere il modo di operare dei diversi uffici. Forte di una struttura organizzativa simile a quella della mie università, con un nucleo centrale a coordinare le attività delle varie strutture ma con strutture comunque indipendenti, l’Università di Porto mi si è presentata come una realtà molto dinamica ed aperta al mondo.

Per quanto riguarda aspetti più strettamente tecnici a Porto esiste un sistema di gestione interno dei dati del personale, che tratta dati che vanno dalla rilevazione delle presenze di tutto il personale all’inserimento dei contributi accademici da parte del personale docente, chiamato Sigarra e ormai molti anni fa ideato e aggiornato da risorse interne. Il sistema ampiamente sperimentato mi è stato illustrato nella sua struttura con i vantaggi e, talvolta, i problemi legati all’interoperabilità richiesta oggi ai sistemi informatici.

Questa visione d’insieme mi ha consentito di mettere in luce differenze e difficoltà di vario tipo nel confronto con la nostra organizzazione e di condividere una comune riflessione sull’importanza della collaborazione tra le istituzioni anche dal punto di vista tecnico. Al pari della comunità scientifica, gli atenei sono chiamati a coordinarsi e confrontarsi costantemente, “nessun ateneo è un’isola”.

Per quello che riguarda l’antiplagio, da loro utilizzato in tutte le facoltà, L’Università di Porto lo utilizza coinvolgendo in modo più significativo i docenti sia nella personalizzazione degli spazi necessari sia nella creazione di un apposito sistema di valutazione, creato appunto con la collaborazione dei docenti.
Il sistema di valutazione messo a disposizione dal software al momento non viene utilizzato all’università di Siena, in quanto i docenti preferiscono un confronto diretto con gli studenti sui risultati dell’analisi.
In linea di massima i nostri docenti non mostrano particolare interesse verso tutta la parte del programma che consente la correzione in itinere non solo per  l’uso della citazione consapevole ma anche per le correzioni di altra natura sull’elaborato, opzione che invece Turnitin fornisce nel pacchetto abbonamento.

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Da questo punto di vista l’esperienza di Porto è stata per me molto significativa nel confermarmi nella percezione che un più ampio utilizzo del software da parte dei docenti potrebbe essere di vantaggio per tutti. Per questo motivo al mio ritorno in sede ho attuato alcune strategie di promozione degli strumenti costanti nel tempo. Dopo l’aggiornamento di tutti i materiali formativi, in modo da renderli agevoli nella consultazione, mi sono impegnata nella loro diffusione costante. Un semplice allegato alla mail, può essere più utile di un materiale depositato sulla pagina di consultazione e costantemente ignorato.

La solidità dell’esperienza conosciuta mi ha comunque rafforzato nella convinzione che l’aspetto di sensibilizzazione e formazione è fondamentale per utilizzare a pieno i software adottati e non solo nella fase inziale di adozione dei sistemi. Nella costante opera di consulenza risiede la messa a punto di un workflow migliore e l’uso più personalizzato ed efficace del software.

Il repository Istituzionale ha una struttura simile alla nostra e l’incontro con i colleghi che ne curano l’operatività mi ha permesso di condividere esperienze e idee relativamente non solo all’aspetto gestionale ma anche all’importante questione dell’Open acess e alle strategie di promozione dell’accesso aperto preso i ricercatori.

Vorrei in ultimo anche accennare alla “serendipity” dell’esperienza ed al fatto che ho avuto alcuni ottimi suggerimenti ed intuizioni anche in un ambito, quello comunicativo, a cui lavoro nella mia attività quotidiana, ma che non era oggetto di questa settimana di formazione.

Sono stata a Porto dal 10/06/2018 al 15/06/2018, escludendo i giorni di viaggio. Porto è una città a misura d’uomo, molto bella ed ospitale, ricca di storia. Nei mesi precedenti la partenza, oltre a prepararmi per migliorare la mia conoscenza dell’inglese, indispensabile strumento di comunicazione, ho pianificato in modo agile la mia sistemazione. La formazione offerta dall’università di Porto è stata per me molto significativa e professionalizzante, in quanto tarata sulle mie specifiche esigenze.

Di questo sono profondamente grata all’Università di Porto e a tutti i colleghi incontrati, ben consapevole di quanto in certi periodi dell’anno sia difficile sottrarre un’ora al proprio lavoro per dedicarsi alla formazione.

Per concludere è un’esperienza che mi sento di raccomandare anche e soprattutto a chi non ha mai fatto nulla di simile, per mettersi in gioco, confrontarsi con realtà lavorative diverse, trovare nuove idee e stimoli per il proprio lavoro. L’arricchimento professionale ed umano è davvero grande.

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di Fausta Cosci

Ufficio Servizi di Supporto alle Biblioteche

Università di Siena

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