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Facilitation - connue et inconnue

Pourquoi la facilitation est-elle maintenant si populaire? On peut dire que c'est juste une mode ... mais plus probablement c'est un besoin authentique. Nous recherchons des outils qui augmenteront l'engagement, la responsabilité commune et permettront aux groupes et aux équipes de travailler efficacement sur des problèmes complexes. C'est à ce moment que nous utilisons la facilitation. Un nombre important d'entreprises l'appliquent à des étapes critiques telles que la mise en œuvre de changements, le développement de solutions, la résolution de problèmes, la prise de décisions ou la création de stratégies.

La traduction de la version polonaise NSS Pologne. 

Pourquoi la facilitation est-elle maintenant si populaire? On peut dire que c'est juste une mode ... mais plus probablement c'est un besoin authentique.

Nous recherchons des outils qui augmenteront l'engagement, la responsabilité commune et permettront aux groupes et aux équipes de travailler efficacement sur des problèmes complexes. C'est à ce moment que nous utilisons la facilitation. Un nombre important d'entreprises l'appliquent à des étapes critiques telles que la mise en œuvre de changements, le développement de solutions, la résolution de problèmes, la prise de décisions ou la création de stratégies.

La facilitation devient reconnaissable en tant que service dont l’étendue est bien établie, avec des normes et des applications spécifiques. Nous parlons maintenant des exigences et des compétences spécifiques des facilitateurs. Ce dont nous avons besoin, c’est de bien comprendre ce qu’est la facilitation et ce qu’elle n’est pas. Paradoxalement, ce n'est pas facile. Pourtant nous facilitons si souvent. Le mot "facilitation" est utilisé dans différents contextes.

Qu'est-ce que la facilitation? Quand est-ce que cela vaut la peine de l'utiliser? Quelles sont ses limites? Quel rôle joue un facilitateur?

Ancien et nouvel outil en même temps

Dans les hypothèses de base, la facilitation a un tel impact sur le travail en groupe qu’elle permet d’obtenir les meilleurs résultats dans des délais optimaux et en utilisant au maximum le potentiel des participants. Il semble que les hypothèses concernant le travail ne sont pas nouvelles. La facilitation a été et est utilisée depuis de nombreuses années. Elle est également présente en Pologne depuis très longtemps. Cependant, elle a fonctionné avec laisser aller, sans qu’elle ait un nom spécifique, sans qu’il soit indiqué une manière particulière de travailler.

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Quand est-ce que des organisations en Pologne invitent un facilitateur à travailler?

On peut écrire longuement sur l'efficacité des réunions, ou plutôt  sur leur manque. Conflits d’intérêts, manque d’agenda, défense d’une cause, manque d’espace pour que chaque participant à la réunion puisse apporter sa contribution - ce n’est que la partie visible de l’iceberg.

Une prémisse commune pour bénéficier de la facilitation est la volonté ou le besoin d'une implication substantielle dans le processus de travail du dirigeant. Le facilitateur prend alors la responsabilité du processus de travail du groupe.  Grâce à l’invitation du facilitateur à coopérer, le dirigeant peut s’engager pleinement dans un travail de fond lors de la discussion avec les participants. L'avantage que les leaders découvrent est également la plus grande implication des membres de l'équipe - ils travaillent ensemble avec le superviseur et élaborent des solutions communes. Le partenariat lance des personnes, accroît leur implication et la responsabilité des effets qu'elles ont obtenus ensemble.

Les facilitateurs avec lesquels je parle soulignent qu’ils sont invités à coopérer lorsque des entreprises ou des équipes estiment que le défi intellectuel sur lequel elles travaillent exigera probablement une autre façon de travailler. Elles ont des connaissances substantielles suffisantes, en même temps elles n'ont pas la compétence pour concevoir et exécuter tout le processus. Un exemple serait de lancer une session de création basée sur les meilleures connaissances et outils dans le domaine de la pensée créative pour parvenir à la solution sur laquelle l’équipe en question travaille.

Parfois, le facilitateur apparaît au moment où le groupe estime que les méthodes de travail à sa disposition sont épuisées et qu’elles ont besoin d’une nouvelle approche, d’autres solutions ou d’une autre manière d’examiner le problème.

La taille et la complexité du groupe constituent la prémisse du travail avec les facilitateurs. Il y a des réunions qui se déroulent dans un groupe de plusieurs dizaines voire plusieurs centaines de personnes et le processus de travail lui-même doit être conçu et mis en œuvre avec une grande précision et avec diligence pour mettre en oeuvre l'échange d'expériences et organiser le flux de connaissances de toutes les personnes concernées.

Avant que le processus ne commence

Le travail du facilitateur est divisé en plusieurs étapes. La plupart des gens sont surpris que le plus de travail et de temps soit consacré à la préparation du processus, à savoir la détermination des besoins et des attentes, la compréhension de l’organisation, de sa structure et de sa culture. Monika Gąsienica, coordinatrice de la branche polonaise de l’Association internationale des facilitateurs, souligne que, dans la pratique de la facilitation , les clients sont davantage impliqués dans le processus de préparation que dans le cas des formations. Avant la facilitation, en accord avec le client, cela commence par les objectifs, les résultats mesurables de la session et ensuite, au stade de la préparation du cours, le client doit connaître à l'avance "le quoi, le quand et le pourquoi" qui seront exposés pendant la réunion – et l’acceptation du parcours. Le rôle du client pendant la réunion est également convenu avec précision. Le facilitateur devrait également savoir ce qui se passera avec les résultats du travail du groupe et comment ils seront utilisés. En un mot, les clients peuvent et doivent compter sur une coopération étroite et être conscients de la nécessité de conclure des accords avec un facilitateur avant que le groupe ne commence à travailler.

L'étape centrale du processus consiste à organiser un atelier ou une série de réunions conformément au plan adopté. Le facilitateur présente chaque étape, pose des questions, maintient l'engagement, contrôle le temps et engage tout le monde à participer pleinement. Engager tout le monde, la question de l’indépendance et de la neutralité du facilitateur, sont les domaines clefs qui déterminent le succès du processus.

Quand est-ce que la facilitation ne remplira-t-elle pas son rôle?

La facilitation n'est pas un outil pour tout ce qui va mal. Nous serons bientôt confrontés à l’absence d’effets de son utilisation si le groupe n’a pas d’idées  claires sur l’utilisation des résultats de ses travaux. La culture organisationnelle sera souvent une limitation. Pour obtenir les effets de la facilitation, nous avons besoin d'un haut niveau d'engagement, de créativité et de responsabilité partagée. Si, jusqu'à présent, nous avons construit une culture qui ne permettait pas la proactivité, nous serons puni pour chaque erreur et nous éprouverions probablement des difficultés et une méfiance du groupe en utilisant des méthodes de facilitation. Une inadaptation des méthodes de travail au groupe avec lequel nous travaillons. Les employés ne seront pas convaincus de cette forme de travail. Parfois, nous avons tellement d'espoir dans l'outil lui-même qu'il nous semble que lors d'une session d'une journée avec la participation d'un facilitateur, nous créerons une solution innovante et que nous serons toujours d'accord sur un plan de mise en œuvre détaillé. Parfois, la limitation sera la composition inappropriée du groupe, le manque de représentants de tous les points de vue nécessaires et parfois le responsable du groupe ne peut pas décider s'il veut entendre les idées du groupe ou plutôt promouvoir la direction choisie par lui même. Une bonne préparation de la réunion, tout comme une discussion approfondie, prend du temps et un autre piège apparaît ici, car la facilitation (même si elle accélère et facilite de nombreuses choses) n'est pas un processus rapide.

IAF ou autrement dit normes

La prise de conscience de l'outil qu’est la facilitation est croissante et les changements se succèdent très rapidement. Il y a trois ans, j'ai préparé une entrevue avec Mirjami Sipponen-Damonte, un facilitateur international de l'Association internationale des facilitateurs qui a eu le sentiment que je touchais à un sujet très frais en Pologne. Maintenant, la facilitation est une chose connue. Elle est utilisée non seulement par le secteur privé mais aussi par les pouvoirs publics et locaux. Chaque année, de nombreuses conférences sont organisées, notamment la Semaine internationale de la facilitation. Il y a des cours sur le marché, des écoles qui forment des facilitateurs. Nous avons aussi une branche nationale  de l'Association internationale des facilitateurs (IAF) - opérant dans 62 pays à travers le monde pour construire un réseau de facilitateurs  pour promouvoir l'idée de la facilitation . C'est une institution indépendante qui ne fournit ni formation ni services aux clients. L'IAF a établi des normes de facilitation: le code de déontologie et le profil des compétences du facilitateur. En Pologne, des certificats de facilitateur professionnel certifiés IAF ont également été délivrés, dont la finalité consistait à obtenir le certificat international IAF auprès de 8 facilitateurs.

La facilitation crée des opportunités pour les membres d'une organisation ou d'une communauté pour participer effectivement à la recherche de solutions, à la prise de décisions ou à la construction de plans d'action, dans lesquels ils seront impliqués de manière responsable et convaincante. Un facilitateur compétent est en mesure de remédier aux faiblesses des réunions en les préparant et en les réalisant de manière à ce que tous les participants y contribuent de manière optimale. Soyons donc conscients des outils et de la norme de travail que nous devrions attendre d'un facilitateur pour que cet effet apparaisse réellement.

Monika Dawid-Sawicka - auteur de textes, analyses et études sur le marché du travail, la gestion des ressources humaines et le capital humain. Impliquée dans le secteur des ressources humaines depuis 15 ans. Formatrice certifiée de l'outil de diagnostic pour les styles de pensé et les activités FRIS. Coach ECPC spécialisée dans le monitorat des personnes qui changent de vie professionnelle. Ambassadrice d'EPALE.

Voir aussi:

Être comme Zorro - ou comment une organisation apprenante est construite

Réveillez-vous du sommeil. Ce que nous ne savons pas sur le tutorat

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