Vous envisagez de déposer une demande de subvention? Stop! Préparez méticuleusement votre dossier en suivant ces conseils judicieux d'un évaluateur financier.

EPALE a déjà posté des messages sur la façon de préparer un dossier de demande de subvention de l'UE. Aujourd'hui, je vais aborder plus précisément les cinq aspects dont il faut tenir compte au moment de remplir le formulaire de demande.

Bien que ces suggestions puissent sembler évidentes, j'ai souvent remarqué que les postulants continuaient à ignorer les critères de base. Donc, si vous préparez votre prochain dossier ou si vous avez déjà rédigé quelques réponses, prenez un instant pour lire ce message. Selon le type de financement que vous envisagez de demander, j'espère que cette liste de contrôle vous fournira d'autres idées utiles qui peuvent vous aider à réfléchir aux réponses déjà préparées.

1. Répondez aux questions qui vous sont posées dans le formulaire de demande et non aux questions que vous aimeriez qu'on vous pose

Il semble parfois, en lisant les demandes, que les postulants essaient d'interpréter le sens caché des questions et donnent des réponses qu'ils estiment être celles auxquelles s'attendent vraiment les lecteurs. Cela peut vous égarer. En tant que lecteur de formulaires de demande, je recherche des réponses qui répondent aux questions de façon honnête et directe.

Si vous réalisez que vous vous écartez du sujet, vous pouvez vous accorder une pause de deux à trois semaines après une première lecture de la demande avant de la relire à nouveau plusieurs fois. Demander à une personne extérieure au projet de lire la version finale peut également être utile. Ce qu'il faut, c'est s'y préparer suffisamment tôt car l'expérience m'a appris que cela pouvait sensiblement améliorer la demande.

2. N'énumérez pas les mêmes faits plus d'une fois

Ressentez-vous le besoin de souligner un fait spécifique concernant votre organisation ou vous-même? Essayez de trouver la question qui se rapproche le mieux de ce fait important. Une erreur que j'ai remarquée à plusieurs reprises est que les postulants précisent qu'ils ont une grande expérience et que c'est l'une des raisons pour lesquelles ils sont qualifiés pour mener à bien l'activité prévue. Plutôt que de le préciser de façon répétée, je vous suggère de justifier votre qualification par des arguments concrets. Même si les compétences ou connaissances spécifiques sont cruciales pour le projet ou les échanges, je n'ai jamais trouvé cela particulièrement utile quand les postulants se répètent sans cesse. D'après mon expérience, cela n'apportera pas plus de clarté au point que vous voulez souligner si vous l'expliquez plusieurs fois. Je vous recommande plutôt d'utiliser cette énergie à présenter votre argumentation de façon plus claire et à l'endroit approprié.

3. N'exagérez pas et ne mentez pas

Ceci semble également évident, mais après avoir parcouru de nombreuses et différentes propositions, je peux dire que je suis capable de déceler quand un postulant exagère ou ment. Comment je le sais? Peut-être qu'à un certain moment le postulant se contredit, ou peut-être que je sais tout simplement reconnaître quand une affirmation explicite est un mensonge. Forcément, le fait de mentir engendrera de la suspicion. Vous devriez donc suivre mon conseil et simplement ne pas mentir dans votre demande.

N'oubliez pas que même très peu d'expérience peut parfois suffire. Pour ma part, j'aime savoir quelle expérience ou connaissance spécifique serait susceptible de contribuer à faire aboutir votre projet.

4. Réfléchissez au montant de la subvention que vous demandez

Demander un financement simplement parce que le formulaire de demande vous en offre la possibilité n'est probablement pas une bonne idée. D'après ce que j'ai constaté jusqu'à présent, les évaluateurs vérifieront soigneusement le plan de financement que vous soumettez par rapport aux coûts prévisionnels de votre activité. Ils vérifieront sans doute la raison que vous fournissez et si le montant de la subvention demandée est pertinent. Je vous conseille donc de réfléchir aux questions suivantes. Avec un peu de chance, ils vous éviteront une déception et vous aideront certainement à rédiger un meilleur plan de financement pour votre activité.

- Si quelqu'un examine mon dossier, serais-je capable de fournir des raisons solides justifiant la nécessité pour moi de recevoir une subvention d'un tel montant?

- Serais-je capable d'atteindre les objectifs décrits avec moins de moyens?

- Est-ce que je remplis vraiment toutes les conditions pour demander un complément de subvention spécifique?

Et surtout: Ai-je vraiment besoin de la subvention demandée ou serait-ce juste agréable de l'avoir?

5. Vérifiez l'orthographe

Ceci est un point très important. Pour autant que je sache, les fautes d'orthographe n'ont pas d'influence sur l'examen du dossier, mais elles n'en facilitent certainement pas la lecture. Je vous suggère de rédiger vos réponses en utilisant un logiciel qui vérifie l'orthographe et la grammaire du texte saisi. Vous pouvez même enregistrer différentes versions de vos réponses sur votre ordinateur. Suivez mon conseil: ne copiez pas le texte dans le formulaire de demande avant d'être entièrement satisfait de votre réponse (ou à la date limite).

Dans la plupart des cas, vous pouvez rédiger la demande dans votre langue maternelle même s'il ne s'agit pas de la langue que vous utiliserez pendant les échanges ou le projet. Avant de commencer à remplir votre formulaire de demande, recherchez le guide du programme approprié! Vous n'aurez peut-être pas besoin de rédiger la demande dans une langue étrangère.

Il n'y a aucune raison d'avoir peur de demander un financement européen. Ce que je vous recommande en premier lieu, c'est de vous y prendre très tôt! Pensez à demander l'avis de quelqu'un qui sait déjà comment procéder pour obtenir un financement européen. Même si vous partez de rien, si vous avez un plan d'activité sensé et une bonne raison, à mon avis vous disposez déjà des bons ingrédients pour rédiger une demande.

Et, surtout, tirez profit des différents services que la Commission offre aux postulants afin d'améliorer leurs dossiers et consultez leurs guides de demande. Vous pouvez aussi lire le message sur «les 10 meilleurs conseils sur les possibilités de financement de l'UE», dans lequel certains de ces services sont mentionnés.

(Veuillez noter que ce message ne reflète pas nécessairement la vision de la Commission européenne. Ces conseils ne remplacent pas la lecture complète des guides publiés par les agences de financement européen. Les informations officielles sur les demandes de financement de l'UE sont consultables ici.)