European Commission logo
Create an account
Blog
Blog

Six tips on how to coordinate online volunteering work

Advice in the area of coordination of voluntary activities

4 min read- like, share, comment!

First published in Polish by Nina Woderska


A challenging and not always easy task awaits anyone who undertakes to support and include volunteers in the structures of an NGO, institution or company. There is certainly a number of principles that a coordinator should be guided by. Character traits such as openness, positive attitude, willingness to share knowledge and the ability to manage human resources play a role here. In volunteering coordination and also in voluntary online services, it is important to:

  • Constantly stay in touch with volunteers. They should know they can turn to the volunteer coordinator if they face any challenges or difficulties. They can also do this if they have an idea and want to share it.
  • It is also important to delegate tasks appropriately and to promote the progress of volunteers to assist them in challenging situations and give constructive and supportive feedback.
  • Coordination also means supporting volunteers and accompanying them in their development. Training and the opportunity to evaluate their skills and competencies should be a constant element implemented by  volunteer coordinator.

Młodsza osoba podaje dłoń starszej osobie.

Photo by Rémi Walle on Unsplash

I would like to share with volunteering organisers/coordinators six tips on coordination and online tools:

  1. Let it go!

There is no single all-around tool to communicate online and coordinate a group of volunteers in an organisation unless someone with passion and vision uses it. Sometimes the most basic online tools are enough to make volunteers feel looked after and know what to do. I recommend tables and apps for synchronous working or coordinating the progress of projects, like free Google tools, including calendar and Trello.

  1. Use digital knowledge pills

The benefits of offering volunteers digital knowledge pills (knowledge pill, learning pill, skill pill), in my opinion, include:

  • Broadening volunteers' perspective;
  • volunteers' easy accessibility on mobile devices, i.e. their availability 'everywhere and any time', and on many devices (easy to reach/transmit info);
  • the ability to provide small bits of information - e.g. as a short video/audio file, animation, recorded webinar or training course;
  • giving the inspiration to reach for more detailed sources of knowledge (e.g. a law, book, participation in a training course or workshop).
  1. Rome was not built in a day. Focus on short- and long-term results alike

Remember to induce volunteers gradually. This also applies to online volunteering work. Consider which activities volunteers can engage in sooner and which they will be able to do later. Below you can find some suggestions for activities, part of which volunteers can:

  • create materials (e.g. subtitles), write articles, develop the organisation's website or individual tabs, prepare newsletter;
  • develop promotional content and social media posts;
  • support the organisation's evaluation measures;
  • support fundraising;
  • develop materials related to their passion, which provides ample opportunity to develop the organisation in new directions and give it a new quality.
  1. There is no need to reinvent open source!

It is worth using applications and teaching materials on volunteering that are available under a free licence or as free content. Many organisations and institutions share their knowledge and experience online. It is worth using their expertise. Let me give an example of the Dobra Sieć Foundation, which has made the results of a soft skills survey conducted among volunteers available free of charge through the Lever Basic tool[1].

  1. Go for flipped learning - there is no harm in asking. So ask questions and discuss!

It is worth discussing or brainstorming with volunteers as often as possible; collecting feedback from volunteers (also online - e.g. via anonymous questionnaires like Mentimeter[2] and Google Forms, is just as important as giving feedback.

  1. Online integration -  It's Genial(ly)!

A virtual escape room can be an engaging and innovative online tool[3]. It is also worth considering the use of the possibilities offered by the Genially[4]. The CREO Association has successfully used this tool for several years to offer volunteer training and integration events. It is an interactive presentation based on the concept of a virtual escape room.

 An escape room is a type of activity in which a team of participants takes on given roles and together search for clues, solve puzzles and perform challenging tasks. Participants in the game are usually locked in one or more rooms and have to get out of them at a given time. Escape rooms originated in Japan and the United States. This form of entertainment has also reached Poland, offering both children and adults the opportunity to solve puzzles on a wide variety of topics. It can be a great opportunity for a group of friends or colleagues to have a fun time together; for couples, it can be a venue for an unusual date, and for volunteers working at NGOs and other organisations, a way to integrate.

Apart from having fun and integrating, the participants experience more effectively the process of learning. They practice communication, cooperation, decision-making, cause-effect thinking, and dealing with time pressure. Above all, they have an opportunity to become more involved in the topic of volunteering, understand it, take part in it and have a real impact on the course of events. So to recapitulate, it is worth paying attention to the possibilities offered by Genially.


dr Nina Woderskapedagogue by education, lecturer in postgraduate studies in psychogerontology at the University of Wrocław and the University of Health Sciences, an employee of the Centre for Senior Initiatives in Poznań and a coach at the CREO Association. She is an EPALE Ambassador.


Further reading:

How to establish relationships online?

(In)visible hand - support for seniors citizens during a quarantine

Workshops on old age behind prison bars


Bibliography:

[3] N. Woderska, Wirtualny pokój zagadek (w:) E-book „Seniorzy w twórczym działaniu online”, Stowarzyszenie Praktyków Dramy STOP-KLATKA, Warszawa 2020, https://stop-klatka.org.pl/e-book-seniorzy-w-tworczym-dzialaniu-online/

[4] Program Genially, https://genial.ly

Login (2)
Themes addressed

Comments

Myślę, że przed nami naprawdę duże wyzwanie. Teraz mamy wręcz nadmiar pomocy, ponieważ jest wielki zryw z naszej strony. Ma zbiórkę w bloku, w pracy, nawet w przedszkolu. To wymaga ogarnięcia logistycznego również wolontariuszy. To, co napisał Radek jest bardzo ważne, ponieważ teraz wiele osób może poczuć, że duże organizacje ich olewają, a one są po prostu piekielnie zajęte bieżącą logistyką. Ważne, żeby zrozumieć, że organizowanie procesu i wypełnianie tabelek w excelu jest tutaj niemniej ważne jak kursowanie z paczkami pod granicę. Miejmy świadomość, ze ta sytuacja potrwa jeszcze długo. Zacznie nam brakować "paliwa", pojawią się animozję podsycane przez trolli i wtedy ciężka praca u podstaw zacznie działać.

Login (0)

Jestem aktualnie w centrum wsparcia kryzysowego w związku z sytuacją na Ukrainie. Zarejestrowało się tu już ponad 1300 wolontariuszy. Wiele z nich przychodzi i dostaje informację o tym, że aktualnie nie ma potrzeby, żeby pomagali. Bo faktycznie - w ciągu dnia chętnych jest aż nadto. Gorzej wygląda sytuacja w nocy, ale tu nie każdy jest w stanie się zaangazować. Myślę, że potrzeby są ogromne, ale wpadliśmy w ten wir reagowania i tylko odpowiadamy na to, co jest potrzebne "tu i teraz", przez co wiele osób z zapałem do pomagania nie może się realnie zaangażować. Choć to wyjątkowa sytuacja - zastanawiam się, czy nie pojawia się to częściej, również w bardziej "codziennych" wolontariatach. Myślę, że warto zadawać sobie pytanie - co mogą zrobić te osoby, które chcą pomóc? - i korzystać z pomocy, którą nam ktoś oferuje. Pracuję nad tym tu, zachęcam do tego samego wszystkich, którzy organizują wolontariat przy innych okazjach. Taka pomoc jest potrzebna i warto dbać o to, żeby "nowicjusze wolontariatu" czuli, że faktycznie tak jest!

Login (1)

Dzięki Radek za ten wpis! Wpis powstał na długo przed 24.03. i przyznam, że nie pisałam go w perspektywie wolontariatu pomocy humanitarnej. Mówiąc inaczej, nie złożyłam scenariusza, który się wydarzył. Dlatego Ci dziękuję i uważam, że lista  ta z pewnością nie jest zamknięta i jej kolejne punkty z pewnością dotyczyć powinny kwestii, które poruszasz. Dbanie o wolontariuszy, o ich początkową motywację i jej utrzymywanie jest niezwykle, niezwykle istotne. Sławek również dodał swoją propozycję "Twórz sieć kontaktów". Wolontaryjny zryw pomocowy, który obserwujemy i bierzemy w nim udział jest niesamowity. Nie zawsze łatwo go okiełznać, rozwiązania systemowe są niezwykle istotne. Z wielkim zainteresowaniem się przyglądam działaniom zarówno oddolnym, jak i organizacji, które od lat wpierają obszary zagrożone i pogrążone w wojnie. Zachęcam wszystkich do uzupełniania tej listy.

Login (0)

Napisałaś artykuł zdaje się tuż przed olbrzymią akcją spontanicznego wolontariatu, który ruszył na pomoc ukraińskim uchodźcom. 

Uczestnicząc w rozmowach, obserwując znajomych, którzy ruszają ratować Ukraińców dochodzę do wniosku, że kluczowe jest wsparcie takiego spontanicznego pospolitego ruszenia od strony informacyjnej. Jedzenia, pieniędzy, lokali czy benzyny nie zabraknie. Każdy wolontariusz jest gotów zrobić zakupy, kupić paliwo, podjechać na granicę podjąć tych, którzy nie mają gdzie się podziać. Jednak kluczowe stają się pytania - gdzie jechać, co jest potrzebne, jak się zachować, żeby nie okazało się, że dobra wola i wysiłek trafia w płot i może nawet przeszkadzać (np. tworząc niepotrzebny ruch samochodowy). Jak pomóc, ale mądrze i trafnie?

Dlatego wydaje mi się, że dodałbym do rzeczy, które wymieniłaś - buduj kanały informacyjne.   

Login (1)

Nino bardzo potrzebne są takie teksty, teraz kiedy staramy się włączyć się w pomoc dla uchodźców z Ukrainy. Przypomniało mi się, jak wiele lat temu szkoliłem koordynatorów wolontariatu PAH, a jak organizowaliśmy pomoc dla Kosowian.  To było kompleksowe działanie szkolenia i praca własna. Dopiero po kilku miesiącach mieliśmy świadomość, że przygotowaliśmy ich do prowadzenia samodzielnie zadań i budowania zespołu współpracujących wolontariuszy. Teraz taka edukacja musi być zdecydowanie krótsza. W najbliższych dniach będziemy potrzebowali coraz więcej wolontariuszy, a przede wszystkim koordynatorów. Każde z opisywanych narzędzi cyfrowych będzie służyło efektywnej edukacji. 

Warto twój artykuł promować i zachęcać do przeczytania.  Ja na pewno to zrobię.

 

 

Login (1)

w związku różnymi życiowymi zawirowaniami nasi (Federacji FOSa) wspaniali koordynatorzy wolontariatu zmieniają pracę i miejsce zamieszkania. Tak się zdarza (choć żal wielki), więc musimy przygotować nowe osoby rozwijające wolontariat w regionie. Twoje wskazówki, jak zadbać wolontariuszy online będą na pewno przydatne. Może się wreszcie nauczymy korzystać z tego programu do wirtualnego pokoju zagadek, dzięki wielkie za inspiracje. 

Login (1)

Login or Sign up to join the conversation.

Want another language?

This document is also available in other languages. Please select one below.
Switch Language

Want to write a blog post ?

Don't hesitate to do so! Click the link below and start posting a new article!

Latest Discussions

Want to talk about Trainee programmes bringing graduating students to Balkan countries such as Montenegro, Albania, Kosovo and North Macedonia, instead of migrating from them?

Erasmus + Balkan exchange projects?

Want to talk about Trainee programmes bringing graduating students to Balkan countries such as Montenegro, Albania, Kosovo and North Macedonia, instead of migrating from them?

More